WWF Deutschland optimiert den Eingangsrechnungsprozess mit Teams & SharePoint

Veröffentlicht 15.08.2022
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Michael Gandl

Michael Gandl Strategischer Einkäufer WWF Deutschland

Beitragsbild d.velop blog Interview

In der tropischen Biosphäre in Potsdam gewährt Michael Gandl, strategischer Einkäufer beim WWF Deutschland, einen Einblick in die Neugestaltung der IT-Landschaft mit besonderem Blick auf die Digitalisierung und Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Im Zuge der Neueinführung des ERP Systems Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) hat der WWF auch die bestehenden Systeme für Kollaboration und Dokumentenmanagement (DMS) infrage gestellt. Im Ergebnis hat der WWF entschieden, gemeinsam mit d.velop moderne DMS Cloudlösungen einzuführen, die auf Teams & SharePoint Online basieren und eng mit Dynamics 365 F&O zusammenarbeiten.

Erfahre in diesem Blogartikel mehr über die Anforderungen, Auswahl des Partners, Projektablauf und den schnellen Go-live bei einer der größten Naturschutzorganisationen.

Der WWF

Der WWF (World Wide Fund For Nature) ist eine der größten Naturschutzorganisationen mit einem weltweiten Netzwerk. In über 100 Ländern setzen sich 8000 Mitarbeiter aktiv für die Bewahrung der biologischen Vielfalt ein. Im Jahr 2021 wurden im gesamten Netzwerk über 500 Mio. Euro in konkrete Projekte investiert. In Deutschland sind rund 450 Mitarbeiter für weltweit 300 Projekte verantwortlich. Im Jahr werden Einnahmen und Spenden von rund 110 Mio. Euro registriert, die zu 85 % in Projekt-, Kampagnen- und Aufklärungsarbeit reinvestiert werden können. 5 % sind Verwaltungskosten und der Rest dient der Fördererbetreuung und -gewinnung.

Die gewünschte IT-Struktur des WWFs: Alles in einem Kosmos

d.velop blog: Was ist der Grund, wieso sich der WWF für die Modernisierung der IT-Systeme entschieden hat?

Michael Gandl: Eine moderne IT-Landschaft ausgestalten, mit dem Ziel, die Verwaltungskosten möglichst niedrig zu halten, damit wir viel Geld und viel Zeit für unsere Naturschutzarbeit haben – das ist unser Wunsch. Alte Legacy Systeme, On Premise Systeme und unklare Datenstrukturen gehörten hier nicht mehr hin und sollten durch eine moderne Cloud-Umgebung abgelöst werden.

Der Anspruch von uns war es, „alles aus einer Hand“ zu erhalten. Für die Organisation und die IT-Strategie galt es, alles in einem Kosmos zu vereinen: in der Microsoft 365 Umgebung. Im Fokus hierbei stand zuallererst unsere Buchhaltung. Die alten Systeme mit vielen verschiedenen Anwendungen sollten abgeschafft werden und die Mitarbeiter sollten alles auf modernen Microsoft-Benutzeroberflächen wiederfinden. Hier haben wir uns bewusst für das ERP Dynamics 365 F&O, sowie der Kollaborationsplattform Teams und SharePoint Online entschieden. Diese Tools bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten. Im Falle von Teams und SharePoint Online waren die Lösungen vor Projektbeginn bereits beim WWF im Einsatz. Somit war es für einen Großteil der Kollegen keine neue Umgebung.

Mithilfe der bekannten Systeme sollten Synergieeffekte entstehen, die nicht nur weniger Medienumbrüche bedeuten, sondern auch für unsere Kollegen eine einfache Handhabung ermöglichen. Jeder Mitarbeiter soll schnell und einfach Zugriff auf die Daten erhalten, egal wo der Mitarbeiter sich gerade befindet, deutschland- wie weltweit.

Für mich als strategischer Einkäufer war der Ansatz „alles aus einer Hand bekommen“, auch ein Pluspunkt. Das bedeutet für unsere internen Prozesse, dass nicht mehrere Vertragspartner ins Boot geholt werden müssen.

Das Interview mit Michael Gandl (WWF) im Video

Du möchtest das Interview mit dem WWF in voller Länge schauen? Kein Problem. Das Video ist nur einen Klick entfernt.

WWF Deutschland x d.velop: Die Wahl des richtigen Partners

d.velop blog: Welches Auswahlkriterium war euch besonders wichtig in der Suche nach dem richtigen Partner?

Michael Gandl: Die Entscheidung für die Microsoft 365-Umgebung mit Teams und SharePoint Online war getroffen, da diese bereits bei uns in der Organisation im Einsatz war und somit auch im Umgang bekannt war. Zuerst schauten wir uns die Standardmöglichkeiten von Microsoft selbst an, merkten aber relativ schnell, dass uns da noch einiges fehlte. Wir brauchten einen Partner, der unsere Wünsche und individuellen Herausforderungen abbilden kann.

Wir wollten erstens eine Lösung haben, die im Standardfall sehr viel bietet, uns aber auch in der Entwicklung noch viele Möglichkeiten bietet oder offenlässt. Wir wissen aber auch, dass unsere Projektlandschaft und wie wir arbeiten so divers ist, dass wir nicht alles im Standard abbilden können. Deshalb waren uns die weiteren Ausbaustufen sehr wichtig.

Zusätzlich haben wir, der WWF Deutschland, als Spendenorganisation eine große Verantwortung! Daher ist es für unsere Prozesse ausschlaggebend, eine größtmögliche Transparenz zu schaffen. Wir haben gegenüber unseren Mittelgebern die Pflicht, alles möglichst effizient und effektiv zu investieren, und das auch entsprechend nachweisen zu können. Dies galt als zusätzliche Anforderung bei der Wahl des richtigen Partners, ebenfalls zu beachten.

Zulässigkeit Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS

Ablauf des Projektes

d.velop blog: Was waren die ersten und wichtigen Schritte für den WWF in diesem Projekt?

Michael Gandl: Der erste Schritt für uns war es, die Buchhaltung und die damit verbundenen Prozesse zu digitalisieren. Das heißt, dass eingehenden Rechnungen digital verarbeitet, automatisch erfasst werden und eine digitale Ablage erfolgt. Das war ein erster wichtiger Baustein für unsere Buchhaltung, da diese viel Zeit in Anspruch nimmt. Das bedeutet für uns wiederum erhöhte Verwaltungskosten, die wir versuchen so gering wie möglich zu halten, um den Großteil in den Naturschutz zu investieren.

In dem Zuge wurde die ganze Basis in unserer Microsoft 365 Infrastruktur mit Teams und SharePoint geschaffen. Für unsere langjährigen Kollegen war hier kein langwieriges Onboarding nötig, da die Oberflächen einfach und intuitiv zu bedienen sind. Im ersten Schritt ist das definitiv gelungen, aber es liegen noch einige Schritte vor uns und es folgen jede Woche weitere Releases.

d.velop blog: Was kannst du zur Projektlaufzeit sagen? Und wie bewertest du das Ganze?

Michael Gandl: Ich würde sagen, für unsere Standardvorfälle konnten wir da relativ schnell durchstarten. Der längste Einrichtungsprozess war Microsoft Dynamics 365 F&O mit den steuerlichen Sphären, Mehrwertsteuergruppen, und bis die ganze Beschaffung eingerichtet war. Da ihr eine gute Konnektivität zu Dynamics geboten habt, war der Anschluss von d.velop invoices für Microsoft 365 an unsere Testumgebung relativ schnell – das war in ein paar Stunden geschehen. Das Bereitstellen für die User war innerhalb von zwei Tagen abgeschlossen. Somit konnten wir die ersten Tests laufen lassen und im weiteren Verlauf wurden Details im Workflow angepasst.

Aus meiner Sicht war das zeitlich alles in einem vertretbaren Aufwand. Teilweise waren die Aufwände auch deutlich darunter, als zu Anfang in den Vertragsverhandlungen abgeschätzt wurde. In so einem agilen Projekt kamen auch von unserer Seite „Sonderwünsche“, für welche wir gute Lösungen im Verlauf finden konnten.

Mir ist wichtig, dass man offen und transparent über alles spricht! Das ist ein Grundstein für eine langfristige Partnerschaft. Und wir haben sehr gute Erfahrungen mit d.velop gemacht und ich hoffe, dass wir noch einen sehr langen gemeinsamen Weg vor uns haben.

Michael Gandl, strategischer Einkäufer, WWF

Das Verhältnis zu d.velop hat sich während des Projekts zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit entwickelt. Gemeinsam wurden Ideen erarbeitet, die in weiteren Entwicklungsstufen mit aufgenommen wurden. Für uns war es wichtig einen Partner zu haben, der schnell und flexibel Sachen umsetzt und auch transparent über die finanziellen Aspekte spricht, denn ich bin „allergisch gegen versteckte Kosten“.

Der MVP (Minimum Viable Product) Gedanke

Wir als WWF haben bewusst nicht den Weg gewählt, dass wir drei Jahre etwas entwickeln, testen, implementieren und nach 3 Jahren eine komplett fertige Lösung für alle Bereiche hinstellen. Dafür war einfach weder die Zeit, noch die Ressourcen vorhanden.

Genau wie im Naturschutz wollten wir hier schnell agieren und nicht warten! Daher haben wir uns für einen MVP-Ansatz entschieden. Der Minimum Viable Product (MVP) Ansatz hat aus meiner Sicht Vor- und Nachteile: Einerseits ist man deutlich schneller. Andererseits muss man die Kollegen davon überzeugen, dass sie in der Anfangszeit mit einem noch nicht ganz fertigen Produkt umgehen müssen.

Infografik Minimum Viable Product Strategie
Der WWF Deutschland setzt auf die Minimum Viable Product Strategie

Der aktuelle Stand bietet den 450 Kollegen schon einen großen Mehrwert: Alle Belege sind digital verfügbar, die Ordnerstruktur ist direkt ersichtlich und die dazugehörigen Workflows können eingesehen werden. Früher musste man zwischen zwei bis drei Systemen wechseln und im Worst Case sogar die Papierrechnung aus dem Archiv anfordern. Mithilfe von d.velop invoices für Microsoft 365 wird die Rechnung aus einer Mail mit wenigen Klicks entsprechend in den Akten abgelegt und die Workflows geben es an den nächsten Bearbeiter weiter. Zu jedem Zeitpunkt kann der Status eingesehen werden.

Das bietet für die gesamte Organisation eine Transparenz, die viele administrative Prozesse ablöst. Unter dem MVP Gedanken ist der Prozess noch nicht final. Unseren Mitarbeitern wird die Arbeit bereits vereinfacht und Schritt für Schritt wird an den nächsten Steps bereits gepfeilt.

Die Potenziale sind noch nicht ausgeschöpft – next Steps

d.velop blog: Für den WWF ist der erste Schritt gemacht – aber wie geht es weiter?

Michael Gandl: Wir sehen natürlich, wie viel Potenzial die ganze Lösung eigentlich noch bietet. Und da müssen wir uns jetzt genau anschauen, welche Anforderungen setzen wir als Nächstes um und wo stecken wir unsere Ressourcen rein. Was natürlich jetzt auch ein Vorteil ist: Wir arbeiten schon mit der Lösung und können viel genauer sagen: Was brauchen wir denn jetzt wirklich?

Unser nächster Schritt wird es sein, die Bestell- und die Lieferantenakte einzuführen, mit nahtlosem Übergang in Dynamics 365 F&O. So finden unsere Mitarbeiter bald alles an einem Ort wieder.

Daran soll sich die Umsetzung des neuen Vertragsmanagements anschließen, denn unsere Projekte verursachen viele Daten. Dadurch sollen in Zukunft die damit einhergehenden Verträge und die Abstimmungsarbeit digitalisiert werden und somit noch mehr Transparenz geschafft werden.

Digitalisierungsstrategie WWF im Flussdiagramm
Roadmap Digitalisierungsstrategie WWF Deutschland und d.velop im Überblick

Fazit und Wunsch des WWFs Deutschland

Das Fazit unserer Anwender ist bis jetzt sehr gut! Durch regelmäßige Releases und Optimierungen der Prozesse wird die Zufriedenheit stetig erhöht. Das direkte und ungefilterte Feedback der User trägt zum Erfolg bei, da wir so direkt auf die Bedürfnisse eingehen können. Oft hilft es bereits, wenn wir einen Button umbenennen. Wir sehen es als große Chance, dass unsere Anwender gemeinsam die Lösung weiterentwickeln können.

Seit Projektbeginn haben wir mit der d.velop einen großen Meilenstein in kürzester Zeit gemeistert – es wartet aber noch ein langer Weg auf uns. Wunsch und Ziel ist es, dieses Projekt als „Blueprint“ zu sehen. Weitere WWF Büros weltweit sollen in Zukunft folgen.

Aber nicht nur die, sondern auch weitere NGOs, denen die Ressourcen und Möglichkeiten für ein derart großes Projekt fehlen. Wir wollen ihnen zeigen, wie das moderne Arbeiten innerhalb von NGOs möglich ist. Denn alle arbeiten an wichtigen Themen!