Ein effizientes Personalmanagement ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens. Eine der sehr zeitaufwendigen und unbeliebten Aufgabe in der HR-Abteilung ist die Erstellung von Arbeitszeugnissen. Aufgrund des rechtlichen Anspruchs fallen Zwischen- und Endzeugnisse kontinuierlich übers Jahr verteilt an, erfordern das Know-how der Zeugnissprache und den Input von Führungskräften, was nicht selten eine gefühlte Ewigkeit auf sich warten lässt. Ein Schmerz für Personaler:innen und Führungskräfte, wie auch für Mitarbeitende, die eine halbe Ewigkeit auf ihr Zeugnis warten müssen. Abhilfe schaffen hier digitale, automatisierte Prozesse, wie sie ein zeitgemäßer Zeugnisgenerator bereitstellt.
Die Herausforderungen der Zeugniserstellung
Die Erstellung von Arbeitszeugnissen erfordert eine gründliche Analyse der Leistungen eines Mitarbeitenden und eine präzise Formulierung, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. HR-Experten:innen müssen sicherstellen, dass die Zeugnisse nicht nur informativ, sondern auch wohlwollend und rechtlich einwandfrei sind. Zusätzlich liegen die wesentlichen Informationen in der Personalabteilung gar nicht vor.
- Welche individuellen Tätigkeiten wurden durchgeführt?
- Wie soll die Leistung und das Verhalten beurteilt werden?
- Sollen bestimmte Eigenschaften hervorgerufen werden?
All diese Fragen können nur Mitarbeitende und/oder deren Führungskräfte beantworten. Dieser Prozess, bei dem mehrere Personen involviert werden, erfordert einen hohen Koordinations- und nicht zuletzt Zeitaufwand, besonders wenn die HR-Abteilung mit einer Vielzahl von Zeugnisanfragen konfrontiert ist.
Was ist ein Zeugnisgenerator?
Ein Zeugnisgenerator ist eine innovative Softwarelösung, die den gesamten Prozess der Zeugniserstellung digitalisiert und automatisiert.
Vorteile eines Zeugnisgenerators
HR-Abteilungen können von zahlreichen Vorteilen eines solchen Zeugnisgenerators profitieren, um Zeit, Ressourcen und Stress zu sparen.
- Zeitersparnis: Der offensichtlichste Vorteil eines Zeugnisgenerators ist die erhebliche Zeitersparnis. Die Software automatisiert den Schreibprozess und generiert innerhalb von Sekunden präzise formulierte Zeugnisse. Durch digitale Prozesse wird der Koordinationsaufwand der Prozessbeteiligten und damit der notwendigen Abfrage von zeugnisrelevanten Daten minimiert. Durch systemseitige Workflows werden Prozessbeteiligte wie Führungskräfte unkompliziert eingebunden und automatisch an die Beurteilung der Mitarbeitenden erinnert. Dies ermöglicht es Personaler:innen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Stunden mit dem Nachfassen und Schreiben von Zeugnissen zu verbringen.
- Standardisierte Formulierungen: Ein Zeugnisgenerator stellt sicher, dass die erstellten Zeugnisse konsistent und standardisiert sind. Dies ist besonders wichtig, um Diskriminierung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter fair bewertet werden. Die Software verwendet vordefinierte und juristisch überprüfte Formulierungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine einheitliche Darstellung gewährleisten.
- Rechtssicherheit: Arbeitszeugnisse müssen bestimmten rechtlichen Standards entsprechen, um rechtssicher zu sein. Ein Zeugnisgenerator ist darauf programmiert, diese Standards automatisch einzuhalten. Dies reduziert das Risiko von rechtlichen Auseinandersetzungen und stellt sicher, dass die erstellten Zeugnisse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Individuelle Anpassung: Trotz der Automatisierung ermöglicht ein Zeugnisgenerator auch die individuelle Anpassung von Zeugnissen. Personaler:innen können spezifische Informationen über die Leistungen und Fähigkeiten eines Mitarbeiters hinzufügen, um sicherzustellen, dass das Zeugnis genau auf die jeweilige Person zugeschnitten ist.
Fazit: Ein Zeugnisgenerator ist ein Schritt in die digitale Personalabteilung
Die Implementierung eines Zeugnisgenerators in der HR-Abteilung ist ein Schritt in Richtung effizienteres und digitalisiertes Personalmanagement. Durch die Automatisierung der Zeugniserstellung spart das Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit, sondern gewährleistet auch die Einhaltung rechtlicher Standards und die Konsistenz in den Bewertungen der Mitarbeitenden. Ein Zeugnisgenerator ist somit eine Investition in die Effizienz und Qualität der Personalverwaltung.
verlingo Zeugnisgenerator
Mit dem verlingo Zeugnisgenerator ist die Erstellung rechtssicherer Arbeitszeugnisse schnell und einfach. Durch zahlreiche Workflows involvierst du unkompliziert Führungskräfte und Mitarbeitende und erstellst mit nur wenigen Klicks individuelle Arbeitszeugnisse. Hunderte Unternehmen, vom Start-up über KMU hin zum Konzern setzen bei der Erstellung ihrer Arbeitszeugnisse auf den verlingo Zeugnisgenerator.