Die agile Verwaltung ist vermutlich die einzige Möglichkeit, die Herausforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen und die Verwaltungsprozesse zu verschlanken, zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Aber was genau ist unter agiler Verwaltung zu verstehen und muss eine Verwaltung überhaupt agil sein? Diese Fragen beantworten wir im Blog und im Video Expertengespräch zum Thema agile Verwaltung.
Was bedeutet agile Verwaltung?
Die agile Verwaltung ist eine andere Art der Zusammenarbeit in Digitalisierungsprojekten hin zu einer werteorientierten Arbeit. Werte wie Transparenz, Mut, Vertrauen und auch Fehlerkultur rücken dabei in den Fokus.
Es bedeutet aber auch, dass in letzter Konsequenz sich die Rollen der Mitarbeitenden dadurch ein Stück weit verändern, da ein höheres Maß an Eigenverantwortung und Arbeitsorganisation erforderlich ist.
Definition Agile Verwaltung
Im öffentlichen Dienst steht agile Verwaltung für eine Methode, welche sich auf Flexibilität, schnelle Anpassung und Zusammenarbeit in Verwaltungsprozessen konzentriert. Sie verfolgt das Ziel, agile Prinzipien und Verwaltungspraktiken zu kombinieren, um so eine verbesserte Dienstleistung für Bürger:innen zu schaffen und eine höhere Effizienz im Verwaltungshandeln zu erreichen.
Darum scheitern Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung
Sowohl aus der Praxis als auch aus der Forschung heraus lassen sich stets die gleichen Gründe finden, warum Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung scheitern.
- Unklare Anforderungen können dazu führen, dass Projekte nicht effektiv geplant und umgesetzt werden
- Schlechte Kommunikation und mangelnde Koordination zu Verzögerungen und Fehlern führen können
- Personelle Ressourcen können dazu führen, dass Projekte nicht adäquat unterstützt werden
- Fehlendes Wissen oder mangelnde Expertise in einem bestimmten Bereich kann die Umsetzung beeinträchtigen
Um erfolgreich zu sein, müssen öffentliche Projekte sorgfältig geplant, kommuniziert und ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen gerecht werden und erfolgreich abgeschlossen werden können.
Agile Projekte in der öffentlichen Verwaltung
Was sind eigentlich die Treiber für Projekte in der öffentlichen Verwaltung und wie können agile Methoden dabei helfen, solche Projekte durchzuführen?
Treiber für agile Projekte in der öffentlichen Verwaltung
Die agile Verwaltung wird sowohl von einer Motivation getrieben, etwas für Bürger:innen oder die Mitarbeitenden der Organisation zu tun, als auch von gesetzlichen Vorgaben wie dem OZG und dem E-Government-Gesetz. Auf der einen Seite setzt sich der Gesetzgeber für eine moderne und transparente Verwaltung ein, auf der anderen Seite strebt die Verwaltung selbst danach, ihre Prozesse zu optimieren und den Bürger:innen einfache Zugänge zu bieten.
Warum sollten öffentliche Verwaltungen auf Projektarbeit setzen?
Bei Digitalisierungsprojekten gibt es viele Gruppen mit unterschiedlichen Interessen. Aus diesem Grund werden crossfunktionale Teams gebildet, um solche Projekte umzusetzen. Es ist daher immer sinnvoll, sowohl einen Fachbereich als auch die IT einzubinden. Das Interdisziplinäre ist bei der Agilität wichtig: Es ist wichtig, dass alle zusammenarbeiten, gut miteinander kommunizieren und transparent sind.
eAkte mit d.velop documents – Prozessdigitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Agile Methoden sind Werkzeuge, nicht das Ziel
Da es sich bei der agilen Verwaltung um Modelle und Methoden handelt, der Fokus aber stets auf Werte gelegt wird, kann ein unterschiedliches Vorgehensmodell von Verwaltung zu Verwaltung sinnvoll sein. Agilität kommt aus der Softwareentwicklung und wird auf unterschiedliche Bereiche übertragen. Verwaltungen sind in vielen Bereich ähnlich. Der Fokus liegt auf Team- und Projektarbeit, wo individuelle Vorgehensweisen wichtig sind. Durch Gespräche mit den Menschen können gezielt Methoden ausgewählt werden, anstatt sie einfach anzupassen.
Dabei muss jedes Team und jede Verwaltung individuell betrachtet werden und kann kein allgemeingültiges Schema aufzeigen. Es geht vor allem darum, das Vorgehen zu organisieren.
Welche Methoden oder Werkzeuge sind für das agile Arbeiten geeignet?
Ein guter Einstieg ist Kanban. Das Team steht im Mittelpunkt und es muss ein Umdenken in der Verwaltung stattfinden. Die Organisation muss im gesamten betrachtet werden, denn in Verwaltungen gibt es immer noch ein klares Hierarchiegefälle.
Es ist sehr wichtig, den Mitarbeitenden Vertrauen entgegenzubringen und ihnen den Raum zu geben, die „neue Rolle“ zu finden und diese aktiv zu leben. Das benötigt Zeit und Verständnis.
Video: Expertengespräch agile Verwaltung
Weitere und detaillierte Einblicke in das Thema agile Verwaltung gib es im Expertengespräch:
DMS als Mittelpunkt: Strategie-Beratung bei der Stadt Dülmen