In einer inspirierenden Session zeigten Ron Sliacky von Dienste für Menschen und Simon Vastmann von d.velop auf dem d.velop summit, wie digitale Checklisten in der Pflegebranche echte Effizienz-Booster sein können – mit enormem Mehrwert für Mitarbeitende und Bewohner:innen.
Vom Papierchaos zur digitalen Struktur
Was früher mit Excel-Tabellen, Notizzetteln oder gar dem Bauchgefühl gesteuert wurde, läuft heute strukturiert und nachvollziehbar digital: vom Onboarding neuer Mitarbeitenden bis zur Klientenaufnahme. Der Schlüssel dazu: digitale Checklisten, die auf die individuellen Prozesse von Einrichtungen angepasst und leicht erweitert werden können.
„Wir hatten früher verschiedenste Excel-Listen im Umlauf – auf Netzlaufwerken, auf Desktops. Jeder arbeitete mit einem anderen Stand“, so Ron Sliacky von Dienste für Menschen. Heute werden zentrale Checklisten gepflegt, Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und Aufgaben delegiert – inklusive automatischer Benachrichtigungen und Wiedervorlagen.
Kooperation mit Entwicklern auf Augenhöhe
Die digitale Lösung entstand in enger Zusammenarbeit zwischen Dienste für Menschen und d.velop. Durch gemeinsame Workshops, schnelles Prototyping und die Einbindung der Fachabteilungen konnte ein System entwickelt werden, das sofort einsatzbereit war – und dennoch flexibel bleibt.
Wir wollten etwas Visuelles, das unsere Mitarbeitenden direkt nutzen können. Die Zusammenarbeit mit d.velop hat das möglich gemacht – schnell, zielgerichtet und praxisnah.
Ron Sliacky
Zentrale Funktionen – einfach integriert
Die vorgestellten digitalen Checklisten bieten nicht nur eine strukturierte Aufgabenübersicht, sondern auch viele nützliche Features und Vorteile.
Effizienzsteigerung durch Digitalisierung
Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Checklisten führt zu erheblichen Effizienzgewinnen. Insbesondere in komplexen Abläufen wie der Bewohneraufnahme, bei denen viele einzelne Aufgaben koordiniert werden müssen. Zudem wird durch Statusanzeigen und Verantwortlichkeitszuweisungen eine klare Struktur geschaffen, die Fehler minimiert.
Nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme
Die digitale Checkliste ist nicht als isoliertes Tool konzipiert, sondern arbeitet nahtlos mit anderen Systemen zusammen, wie zum Beispiel der Bewohnerakte, externen Portalen oder Dokumentenvorlagen. Diese Integration ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und erleichtert die tägliche Arbeit der Fachkräfte.
Flexibilität und Anpassbarkeit als Schlüssel
Ein großer Vorteil der vorgestellten Lösung ist die einfache Erweiterbarkeit der Checklisten. Organisationen aus dem Gesundheits- und Sozialwesen stehen vor vielfältigen und sich ständig ändernden Anforderungen. Eine starre Checkliste wäre schnell unbrauchbar. Das Template-Konzept erlaubt es, Checklisten schnell an neue Prozesse oder Szenarien anzupassen, ohne dass komplexe IT-Eingriffe notwendig sind.
Aufgabenmanagement und Delegierung verbessern Zusammenarbeit
Die Möglichkeit, einzelne Aufgaben innerhalb der Checkliste an unterschiedliche Personen zu delegieren, schafft Klarheit über Zuständigkeiten und fördert die Zusammenarbeit. Die Aufgabenverteilung ist nachvollziehbar und wird mit Erinnerungsfunktionen unterstützt, was insbesondere bei Vertretungen oder komplexen Abläufen hilfreich ist.
Erinnerungs- und Zwischenspeicherfunktionen erhöhen die Nutzerfreundlichkeit:
Da viele Prozesse nicht an einem Tag abgeschlossen werden können, ist ein Zwischenspeicher unerlässlich. Zudem helfen Erinnerungen dabei, Fristen einzuhalten und keine Schritte zu vergessen. Diese Funktionalität trägt maßgeblich zur Akzeptanz bei den Anwendern:innen bei, da sie die tägliche Arbeit erleichtert und Stress reduziert.
Praktische Zusatzfunktionen steigern den Mehrwert
Kleine, aber wichtige Funktionen wie das Auslösen von Druckaufträgen direkt aus der Checkliste oder die Integration von Outlook für Fax- und E-Mail-Vorlagen zeigen, dass hier praxisnah gedacht wird. Solche Details sparen Arbeitszeit und sorgen für eine bessere Nutzererfahrung, was die digitale Transformation in der Verwaltung fördert.
Community-Ansatz als Motor für Innovation
Die Entwicklung der Checklisten erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und dem Entwicklerteam von d.velop. Dieser partizipative Ansatz ermöglicht es, spezifische Anforderungen schnell umzusetzen und die Lösung kontinuierlich zu verbessern. Die begleitende Community bietet darüber hinaus eine Plattform für den branchenübergreifenden Austausch, die den Innovationsprozess nachhaltig unterstützt.
Vielseitige Einsatzmöglichkeiten – weit über die Aufnahme hinaus
Was als Lösung für die Klientenaufnahme begann, wird nun auf weitere Anwendungsfälle ausgeweitet:
- Mitarbeiter-Onboarding: Damit kein To-do vergessen wird, vom IT-Zugang bis zur Sicherheitsunterweisung.
- Gebäudemanagement: Haustechniker können ihre Rundgänge digital begleiten und direkt vor Ort Aufgaben dokumentieren.
- Pflegeprozesse & Qualitätsmanagement: Die Checklisten lassen sich für nahezu alle Bereiche anpassen und erweitern.
Fazit: Kleine Schritte, großer Unterschied
„Es sind oft die vermeintlich kleinen Dinge – wie ein digitaler Haken oder ein automatisierter Ausdruck –, die im Alltag enorm entlasten“, resümiert Simon. Und Ron Sliacky ergänzt: „Es ist zwar ’nur‘ eine Checkliste, aber sie bringt Struktur, Nachvollziehbarkeit und Ruhe in unsere Prozesse.“
Das zeigt: Digitalisierung muss nicht immer groß und komplex sein. Wenn sie dort ansetzt, wo Mitarbeitende täglich arbeiten, kann sie mit kleinen Tools Großes bewirken.