„Digitale Werkstatt“, „Digitalisierung Werkstatt“ oder „Werkstattbetriebe digitalisieren“ – Suchbegriffe, die in Google häufig gesucht werden, aber für Interessierte meist nicht zur gewünschten Trefferliste führen. Dies liegt vor allem an der Interpretationsspanne zum Thema Digitalisierung, als auch an der Vielfalt unterschiedlichster Werkstattbetriebe und deren Konzepte. Daher besitzt jede Branche ihre eigenen technologischen Entwicklungen: von neuen Diagnoseverfahren und Gerätschaften in der Autowerkstatt bis hin zu selbstdiagnostizierende Kraftfahrzeuge. Dennoch haben diese Fortschritte eins gemeinsam. Dahinter steckt trotz allem eine reale Person aus Fleisch und Blut, die für die Ausführung notwendig ist. Unser Blogartikel zeigt, wie sich die Digitalisierung zwischen Menschen und Technik vereinbaren lässt.
Grund 1: Schluss mit überladenen Prozessen
Egal, ob viele oder wenige Kunden – Verwaltungstätigkeiten fallen immer an. Und oftmals werden diese begleitet von unbeliebten, manuellen Aktivitäten:
Beispiel 1:
Ein Kunde rollt mit seinem Fahrzeug auf den Hof. Bei der Anmeldung wird klar, dass es sich hierbei um einen Neukunden handelt. Somit wird eine Datenschutzerklärung benötigt. Entweder wird diese über das ERP-System gedruckt oder es ist eine Vorlage auf dem Rechner im Filesystem gespeichert. Dieses Dokument wird ausgedruckt, dem Kunden vorgelegt und unterzeichnet. Anschließend wird das Dokument erneut eingescannt, händisch ein Dateiname eingetragen und zu einer Kundenakte manuell, möglichst wieder auffindbar, hinzugefügt.
Beispiel 2:
Ein langjähriger Bestandskunde ruft an. Er wünscht die erneute Zusendung seiner Rechnung für einen Reparaturauftrag, die ihm bereits vor 3 Monaten postalisch zugesandt wurde. Allerdings konnte bisher noch kein Zahlungseingang verbucht werden, was eine Zahlungserinnerung inklusive Mahngebühren zur Folge hatte. Der Kunde behauptet hingegen, er habe nie eine Rechnung erhalten. Nun ist das Unternehmen in der Beweispflicht, dem Kunden den Versand der Rechnung zu bestätigen. Im schlimmsten Fall muss nach einer Rechnung erst gesucht, dann kopiert und abschließend erneut versendet werden. Somit wächst vor allem der zeitliche Aufwand, da solche Tätigkeiten meist kein Einzelfall bleiben.
Diese zwei Beispiele verdeutlichen, wie das Tagesgeschäft durch zusätzliche Arbeitsschritte belastet wird, obwohl sich viele dieser Tätigkeiten durch Digitalisierung verschlanken ließen. Dabei geht es nicht darum, die bestehenden Prozesse im Unternehmen grundlegend zu verändern, sondern herauszufinden, wo die Pain Points sind und diese zu beseitigen.
Grund 2: Unzählige (Insel-)Lösungen – Adieu
Digitalisierung ist notwendig – unabhängig von der Branche, ist es bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts unerlässlich spezifische Tools im Unternehmen einzuführen. Angefangen von der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, über Warenbestellungen bis hin zur Buchhaltung.
Zu den gängigsten Lösungen gehören:
- E-Mailpostfächer
- ERP-Systeme
- Dealer-Management Systeme
- Buchhaltungssoftwares
Hinzukommen weitere Anwendungen für Online-Terminbuchungen und Händlerportale oder gar unzählige Aktenordner, die ebenfalls über eine Vielzahl an Dokumenten und Informationen verfügen.
Schnell wird deutlich: Unterschiedliche Aktivitäten benötigen bedarfsgerechte (systemische) Anwendungen. Informationen und Dokumente lagern in ebendiesen Systemen, auf dem Filesystem oder in Aktenordnern und werden nirgends gebündelt zusammengefasst. Könnte hier wohl die digitale Werkstatt eine Lösung darstellen?
Grund 3: Stärkere Kundenbindung dank digitaler Werkstatt
Die Konkurrenz schläft nicht – der Wettbewerbsdruck ist, besonders im Umfeld von Kfz-Werkstätten und Autohändlern, immens. Eine Onlinepräsenz sowie eine einladende Ansprache und flexible Kommunikation steht für die meisten Kunden im Vordergrund, denn das Angebot an Unternehmen ist riesig.
Daher ist es für die meisten Unternehmen unerlässlich, sich mit Kundenbindungsthemen zu beschäftigen und auch den Service rund um den Kunden weiter zu digitalisieren. Somit stellt der dritte Grund einen wesentlichen Bestandteil für ein erfolgreiches Unternehmen dar, welches durch die digitale Werkstatt unterstützt wird.
Unser Verständnis der digitalen Werkstatt
In den vergangenen Jahren haben wir zunehmend Anfragen zur Digitalisierung aus dem Kfz-Segment erhalten. Durch gemeinsame Gespräche, umgesetzte Projekte und den daraus resultierenden Erfahrungen haben wir spezielle Branchenlösungen für die einzelnen Teilbereiche (siehe Abbildung) geschaffen. Jedes dieser Teilsegmente hat eigene Prozesse und Herausforderungen, die wiederum eigene bedarfsgerechte Lösungen benötigen.
Das grundlegende Konzept fassen wir unter der Definition digitale Werkstatt zusammen.
Von der Autohaus-Software bis hin zur Digitalisierung des Werkstattteilehandels – In unseren nutzerorientierten Paketen geht es u.a. um:
- Zentrale Verwaltung unternehmensweiter Dokumentation nach geltenden gesetzlichen Anforderungen
- Anbindung an führende Systeme wie ein ERP, Dealer Management System, oder an die Finanzbuchhaltung
- Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Digitale Prüf- und oder Freigabeworkflows
- Digitale Signaturen
Auf die Frage, warum wir uns als d.velop zunehmend auf kleinere (Handwerks-)Betriebe konzentrieren können, gibt es eine simple Antwort. Die Weiterentwicklung der technologischen Plattform Cloud ermöglicht es uns, auch kleinen Unternehmen den Zugang zu Digitalisierung zu ermöglichen. Nicht, dass dies vorher technisch nicht möglich gewesen wäre. Allerdings überstiegen die Kosten für Softwarelizenzen, Hardware, Wartungen, ganz zu schweigen von den zu berechnenden Dienstleistungen für die Einführung von IT-Systemen, oftmals den Rahmen des Machbaren.
Digitale Werkstatt: Nutzen und Umsetzung
Durch den Einsatz unserer cloudbasierten Lösungen benötigt man lediglich ein internetfähiges Endgerät, ganz gleich ob PC, Laptop, Handy oder Tablet. Da die Software lediglich gemietet und nicht gekauft wird, sind wir als Hersteller für die Instanthaltung und Wartung, sowie für den Support zuständig. Ein weiterer großer Vorteil der Cloud besteht darin, dass sich weitere Fachlichkeiten unkompliziert hinzubuchen lassen. Vergleichbar ist dies mit einer weiteren App, welche auf dem privaten Mobilgerät heruntergeladen werden kann. Nach dem Öffnen, des auf Ihrem Gerät installierten Stores, kann die gewünschte Anwendung heruntergeladen und anschließend binnen weniger Minuten genutzt werden.
Unabhängig von den Vorteilen der jeweiligen Fachanwendung lassen sich weitere übergeordnete Nutzen, neben dem Einsatz cloudbasierter Lösungen, wie folgt zusammenfassten:
- Unterstützung und Verbesserung betrieblicher Prozesse
- Einsparung von Sach-, Raum- und Lagerkosten
- Senken des Fehlerpotentials durch automatisierte Abläufe und systemische Prüfungen
- Vereinfachen der unternehmensübergreifenden Kommunikation
- Verbessern der innerbetrieblichen Kollaboration, beispielsweise mithilfe geführter Workflows
Digitale Rechnungsverarbeitung in der Cloud für den Automobilhandel