Warum die Ablösung von Legacy-Systemen heute unerlässlich ist
Die IT ist heute weit mehr als eine unterstützende Funktion. Sie ist das Herz jedes modernen Unternehmens. Die IT-Abteilung fördert Innovationen, steigert die Effizienz und entscheidet über die Wettbewerbsfähigkeit.
Doch viele Unternehmen stehen hier vor einer großen Herausforderung: Sie müssen digitale Innovationen schnell umsetzen, wie cloudbasierte Plattformen, datengetriebene Services und KI-gestützte Prozesse. Andererseits hängen zentrale Geschäftsprozesse noch immer an gewachsenen, teils jahrzehntealten Legacy-Systemen, die längst an ihre Grenzen stoßen.
Was sind Legacy-Systeme?
Das Fraunhofer-Institut sowie Gartner definieren Legacy-Systeme wie folgt: Unternehmen haben viele Systeme im Einsatz, die über einen längeren Zeitraum gewachsen und genutzt, betrieben und gewartet wurden und werden. Diese Systeme werden in der Regel als „Legacy-Systeme” oder „Legacy-Software” bezeichnet. Im Deutschen hat dieser Begriff oft negative Konnotationen: „Altlasten“ oder „alte Systeme“. Im Englischen hat der Begriff „Legacy-Systeme“ eine durchweg positive Bedeutung: „Legacy“ oder „Erbe“ sind Begriffe, die oft etwas von hohem Wert beschreiben. Dies lässt sich gut auf Systeme im Unternehmen übertragen, da es oft die Legacy-Systeme sind, die den Kern eines Unternehmens bilden, den Erfolg sichern und einen hohen Wert generieren.
Diese Systeme sind oft robust, aber schwerfällig. Sie sichern das Tagesgeschäft, blockieren jedoch häufig den nächsten Entwicklungsschritt. Neue Funktionen lassen sich nur mit großem Aufwand integrieren, Daten liegen verstreut in Silos, und IT-Teams verbringen mehr Zeit mit Wartung als mit Innovation.
Genau hier beginnt die strategische Herausforderung der IT-Modernisierung: Wie lassen sich bestehende Systeme, Prozesse und Datenstrukturen so weiterentwickeln, dass sie zukunftsfähig, agil, skalierbar und wirtschaftlich tragfähig bleiben, ohne das operative Rückgrat des Unternehmens zu gefährden?
Aktuelle Zahlen verdeutlichen den Handlungsdruck. Eine Studie von 2025 zur „IT-Modernisierung zwischen Legacy, Cloud und KI“ zeigt: 62 % der Unternehmen sagen, wichtige Teile ihrer IT und Anwendungen erfüllten nicht mehr die aktuellen und zukünftigen Anforderungen. Es ist alarmierend, dass etwa ein Drittel der Unternehmen die Risiken und den Zustand ihrer Systeme nicht genau einschätzen kann. Das liegt oft an fehlender Dokumentation oder an verlorenem Know-how durch Mitarbeiterabgänge.
Steigende Betriebskosten und Sicherheitsrisiken erhöhen den Druck
Steigende Betriebskosten, wachsende Sicherheitsrisiken und neue Regulierungen erhöhen den Modernisierungsdruck auf Legacy-Systeme massiv. Ein Großteil der IT-Budgets ist in Wartung und Aufrechterhaltung von Legacy-Systemen gebunden. Dadurch fehlen Budgets für zukünftige Innovationen.
Die European Union Agency for Cybersecurity weist Unternehmen ausdrücklich darauf hin, dass veraltete Systeme in Sachen Cybersecurity eine hohe Anzahl an Sicherheitslücken bedeuten. Unternehmen begeben sich somit in ein hohes Risiko mit Legacy-Systemen. Legacy-Systeme abzulösen, ist für Unternehmen, die wettbewerbsfähig und erfolgreich bleiben wollen, keine Option, sondern Voraussetzung für Sicherheit, Agilität und Zukunftsfähigkeit.
Typische Herausforderungen auf dem Weg aus der Legacy-Falle
Die Modernisierung alter Systeme bedarf einer strategischen Planung. Legacy-Systeme sind meist tief mit Geschäftsprozessen verflochten und riskant zu verändern. Viele Unternehmen fürchten daher Datenverluste, Betriebsstörungen oder hohe Migrationskosten.
Eine strukturierte Bestandsaufnahme, eine klare Zielarchitektur sowie ein schrittweises Vorgehen gehören daher zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren.
Auch der Faktor Mensch spielt eine zentrale Rolle: Change-Management, gezielte Mitarbeiterschulungen und eine offene, kontinuierliche Kommunikation gehören zu den entscheidenden Hebeln, um Akzeptanz zu schaffen und neue Systeme im Arbeitsalltag nachhaltig zu verankern.
In der Studie von Gartner „How to Modernise Your Application to Use Cloud-Native Architecture“ ist die Empfehlung, Modernisierungsvorhaben in Phasen zu unterteilen, technische und fachliche Risiken frühzeitig zu evaluieren und mithilfe von Parallelbetrieb sowie Testumgebungen die Umstellung stabil und risikoarm zu gestalten.
Strategische Roadmap zur Digitalisierung
Ziel einer Legacy-System-Ablösung ist es, moderne, flexible und skalierbare IT-Infrastrukturen, wie die d.velop platform zu schaffen. Eine Modernisierung von Legacy-Systemen ist zwar ein hoher Aufwand und Invest, allerdings erhalten Unternehmen dadurch auch Vorteile:
- Effizienzsteigerung und geringere Wartungskosten
- Verbesserte Compliance- und Sicherheitsstandards
- Schnellere Reaktionszeiten und moderne User Experience
- Zukunftsfähigkeit durch Integration von Cloud, Microservices und KI
Die Modernisierung von Legacy-Systemen ist heute ein zentraler Treiber für digitale Transformationen von Unternehmen. Dies kann aber nur zum Erfolg werden, wenn das Projekt ganzheitlich gedacht wird. Eine Kombination aus Invest in neue Technologie, Kulturwandel und nachhaltige IT-Infrastruktur.
Migration auf die d.velop platform
Damit Modernisierung nicht zu einem Risiko wird, verfolgt d.velop einen erprobten, strukturierten Migrationsprozess.
Legacy-Modernisierung ist kein Risiko, wenn man sie strukturiert angeht, sondern eine Chance, Komplexität abzubauen und echte Zukunftsfähigkeit zu schaffen.
Nils Schlüter
Team Lead Cloud Customizing and Migration
d.velop AG
Der Migrationsprozess gliedert sich in folgende Schritte:
1. Migrationsanalyse & Zielbild: In dieser Phase erfolgt eine gründliche Analyse der aktuellen Systeme sowie die Prüfung der Machbarkeit des Projekts in Bezug auf technische Voraussetzungen beim Kunden sowie sicherheitsbezogene Aspekte. Das Zielbild des Projekts wird zusammen mit dem Kunden festgelegt.
2. Migrationskonzept: In der zweiten Phase wird ein Migrationskonzept und eine detaillierte Ressourcenplanung durchgeführt. Hier werden Themen geklärt:
- Wie sollen Akten, Kategorien und Berechtigungen aussehen?
- Welche Integrationen (z. B. SAP, Salesforce, Outlook) werden eingebunden?
- Wie gestaltet sich der Projektzeitplan?
- Wann erfolgt die Testmigration?
Zur Erstellung des Konzepts werden auch die beteiligten Anforderungen der Fachabteilungen mit aufgenommen.
3. Testmigration & Validierung: Zuerst wird eine Testmigration mit einer vollständigen Testumgebung (vorher definierten Strukturen, Testdaten, automatisierten Abläufen und Funktionen) aufgebaut. Diese Testumgebung wird durch den Kunden technisch und fachlich geprüft. Der Kunde kann Feedback und Korrekturen geben. Nur wenn hier eine Freigabe vom Kunden gegeben wird, kommt es zum nächsten Schritt: Die Produktivmigration.
4. Produktivmigration & Go-Live: In dieser Phase wird die Testmigration geklont und für die Produktivmigration ausgerollt. Alle zuvor bestimmten Daten werden in das Live-System migriert. Eine abschließende Vollständigkeitsprüfung stellt sicher, dass kein Dokument fehlt. Für die Mitarbeitenden finden frühzeitig Schulungen statt, um die Anwender:innen bestmöglich abzuholen.
5. Betrieb, Support & Weiterentwicklung: Nach der Produktivsetzung geht es in den operativen Betrieb über. Der d.velop Support unterstützt bei Fragen und Herausforderungen. Gemeinsam mit der d.velop Ansprechperson kann an der Weiterentwicklung & Ausbau der Systeme passend zu den Anforderungen der Unternehmen gearbeitet werden.
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Ein Praxisbeispiel: Wie der Dürr-Konzern Dokumentenmanagement über Systemgrenzen hinweg löst
Wie sich diese Theorie in der Praxis umsetzen lässt, zeigt der Dürr-Konzern. Der Dürr-Konzern ist ein weltweit führender Maschinen- und Anlagenbauer mit besonderer Kompetenz in den Technologiefeldern Automatisierung, Digitalisierung und Energieeffizienz. Seine Produkte, Systeme und Services ermöglichen hocheffiziente und nachhaltige Fertigungsprozesse – vor allem in der Automobilindustrie, bei Produzenten von Möbeln und Holzhäusern sowie bei der Montage von Medizin- und Elektroprodukten und in der Batteriefertigung. Der Dürr-Konzern hat derzeit rund 18.000 Beschäftigte sowie 130 Standorte in 32 Ländern. Seit dem Verkauf der Umwelttechniksparte Ende Oktober 2025 ist das Geschäft in drei Divisions gebündelt:
- Automotive: Lackiertechnik, Endmontage-, Prüf- und Befülltechnik
- Industrial Automation: Montage- und Prüfsysteme für Automobilkomponenten, Medizinprodukte und Konsumgüter sowie Auswuchtlösungen und Beschichtungsanlagen für Batterieelektroden
- Woodworking: Maschinen und Anlagen für die holzbearbeitende Industrie
Der Dürr-Konzern hatte die Anforderung, eine zentrale Dokumentenmanagement-Plattform im Konzern zu etablieren. Es fehlte eine zentrale Dokumentenbasis, eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten und auch die Automatisierung oder moderne Arbeitsweise über Prozesse hinweg. Somit formte sich auch das Zielbild für den Dürr-Konzern und die gestellten Anforderungen für d.velop.
Zusätzlich sollte das bestehende On-Premises-System d.3 der Homag angebunden und im Zuge der Modernisierung vollständig in die Cloud gehoben werden.
„Wir wollen eine zentrale Plattform, die strukturiert Dokumente ablegt oder Dokumente strukturieren kann in unterschiedlichen Aktenformen. Und ganz wichtig: Diese Plattform wird bespeist durch unsere unterschiedlichen Schnittstellen, die wir haben“, so Julia Petschi, Projektleiterin beim Dürr-Konzern.
Die strategische Entscheidung zur integrierten Plattform in der Cloud
Der Dürr-Konzern traf die strategische Entscheidung, das On-Premises-System abzulösen und künftig konsequent auf Cloud-basierte Lösungen zu setzen. Es sollte aber nicht nur der Ist-Stand in die Cloud migriert werden, sondern es fand eine Bestands-Analyse statt: Was haben wir? Was brauchen wir noch? Und was können wir optimieren? Zusätzlich wurden die Anforderungen der Fachabteilungen eingeholt. Daraus entstand ein vollumfängliches Bild mit Kunden-Projekt-Dokumenten, Lieferanten-Dokumenten und Maschinen-Dokumenten, die in verschiedenen Aktenstrukturen abgelegt werden sollten. Dies bietet den Vorteil, dass Dokumente jederzeit verfügbar und eindeutig auffindbar sind, unabhängig vom zugreifenden System oder dem Arbeitsbereich der Nutzerinnen und Nutzer. Im Zuge der Migration wurde zusätzlich ein Mapping vorgenommen, um alte Kategorisierungen in neue Strukturen zu matchen. Durch diesen Ansatz wurden die Dokumente nicht einfach „nur“ übertragen, sondern wirklich in den neuen Strukturen migriert und auffindbar gemacht.
💻 Wie der Dürr-Konzern Dokumentenmanagement über Systemgrenzen hinweg löst
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Integration als Schlüssel zum Erfolg
Die Akzeptanz der Mitarbeitenden war hoch, nicht zuletzt durch die tiefe Integration in bestehende Systeme:
- Salesforce-Integration: Dokumente werden direkt im CRM abgelegt, Metadaten automatisch übertragen.
- Outlook-Add-in: E-Mails und Anhänge können per Drag & Drop in die passende Akte gezogen werden.
- SAP-Integration: Belege werden automatisiert kategorisiert und archiviert.
- REST-API: Für Spezialfälle, z. B. Zolldokumente, können eigene Integrationen umgesetzt werden.
Das Ergebnis: Einheitliche Prozesse, mehr Transparenz, geringere Suchzeiten und höhere Compliance.
Die Legacy-Ablösung ist ein lohnender, strategischer Schritt
Die Modernisierung von Alt-Systemen ist kein technischer Selbstzweck. Sie ist die strategische Zukunftssicherung für Unternehmen für mehr Effizienz, Compliance, Innovationsfähigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit.
Der Dürr-Konzern zeigt, dass sich der Aufwand lohnt: Mit klarer Vision, strukturiertem Vorgehen und einer Plattform lassen sich dokumentenzentrierte Prozesse in einem internationalen Konzern transformieren.