Die Herausforderungen im öffentlichen Dienst, insbesondere im Bereich der IT, sind heutzutage enorm. Bei den public sector days 2023 Anfang September teilte die Hochschule Niederrhein all ihre Erfahrungen und Herausforderungen in Zeiten des digitalen Umbruchs mit den anderen Teilnehmenden aus den öffentlichen Verwaltungen. Die Suche nach qualifizierten IT-Nachwuchskräften, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und des E-Government Gesetzes (eGovG) sowie die Notwendigkeit einer effizienten und zuverlässigen IT-Infrastruktur standen im Mittelpunkt des Vortrags.
Herausforderungen und Lösungen
Die Hochschule Niederrhein, mit drei Standorten, zehn Fachbereichen, 12.000 Studierenden und 900 Mitarbeitenden, stand vor der Herausforderung, eine einheitliche, hochschulweite Lösung für ihr Dokumentenmanagement zu finden. Die Implementierung des Managed Services von d.velop erwies sich als Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderung. Durch die Übertragung bestimmter IT-Aufgaben und Prozesse an d.velop konnte die Hochschule ihre Ressourcen optimieren und sich auf ihre Kernkompetenzen im Arbeitsalltag konzentrieren.
Betriebsunterstützung bei der Hochschule Niederrhein
Die Entscheidung für den Full Service ermöglichte der Hochschule u.a. eine präventive Wartung, regelmäßige Systemchecks und einen effizienten Change-Request-Prozess. Dies wiederum führte zu einer verbesserten Sicherheit sowie Datenintegrität und ermöglichte es der IT-Abteilung, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt sich mit täglichen Betriebsaufgaben zu beschäftigen.
Vorteile und Implementierung externer IT-Ressourcen
Die Vorteile von Managed Services erstrecken sich über Kostenoptimierung, Zugang zu Fachwissen, Skalierbarkeit und Flexibilität. Die klare Definition der Kommunikationswege und Zuständigkeiten sowie die Implementierung eines effizienten Ticket-Systems und monatlicher Betriebsmeetings trugen zur Transparenz und Effizienz der Kommunikation bei.
Erfahrungen und Lektionen
Ein Jahr nach der Implementierung der d.velop managed services reflektiert die Hochschule Niederrhein die positiven Erfahrungen und das Gelernte: Die Serviceorientierung, die schnelle und transparente Kommunikation sowie die festen Ansprechpartner:innen haben die tägliche Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Auch die monatlichen Betriebsmeetings bieten eine Plattform zur Überprüfung sowie Optimierung der Prozesse und zur Klärung von Zuständigkeiten.
Fazit und Ausblick
Die Transformation der IT-Infrastruktur an der Hochschule Niederrhein durch die Managed Services von d.velop sollte ein Beispiel für andere Institutionen in der öffentlichen Verwaltung im Allgemeinen und bei den Hochschulen im Speziellen sein. Die klare Definition der Kommunikationswege, die Implementierung effizienter Prozesse und die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner können den Übergang zur Digitalisierung erheblich erleichtern.
Die Erfahrungen der Hochschule Niederrhein zeigen den möglichen Weg auch für andere Hochschulen oder Universitäten, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. In einem Zeitalter, in dem die Digitalisierung bereits fest im (beruflichen) Alltag verankert ist, bietet die Betriebsunterstützung im Rahmen der d.veop managed services eine praktikable Lösung zur Optimierung der Ressourcen, Verbesserung der Effizienz und Bewältigung der Herausforderungen der modernen IT-Landschaft.
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