Es ist ein grauer Karton, an den Rändern wellig, auf dessen Deckel unter Staub ein verblasster Name steht. Jahrzehnte lag er unbeachtet in einem Kellerregal. Darin: Spuren eines Kinderlebens, das in den 1950er/60er Jahren in der Heimerziehung nicht geschützt, sondern gebrochen wurde. Für viele Betroffene blieb die eigene Biografie lange ein Puzzle mit fehlenden Teilen und erst die späte Aufarbeitung machte sichtbar, wie systematisch Würde verletzt wurde und wie schmerzhaft das Schweigen der Akten war. Der Runde Tisch Heimerziehung dokumentierte dieses Unrecht und hielt fest, wie essenziell vollständige, zugängliche Unterlagen sind.
Ein Jahrzehnt später: Die Republik wandelt sich, neue pädagogische Ideen finden in den späten 1960er Jahren breite Aufmerksamkeit. In West‑Berlin entsteht ein Experiment, das als Fortschritt gilt, aber sich Jahrzehnte später als strukturell abgesicherter Missbrauch erweist. Der Fall Kentler zeigte, wie Modernisierungsrhetorik, gestützt von organisationalen Netzwerken, Grenzverletzungen legitimierte. Was davon bleibt, ruht in einem Kellerarchiv. In einem niedrigen Raum zwischen endlosen Regalen liegt hier eine schmale Akte. Beige Kartonage, Metallheftung. Die Seiten sind nach Jahren leicht verblasst, aber ordentlich abgeheftet. Sie enthalten alles, was man wissen müsste. Doch die Geschichte, die sie erzählen könnten, bleibt vorerst stumm. Warnungen verhallen, Hinweise werden relativiert oder als unbegründet abgetan. Erst viele Jahre später machen unabhängige Forschung und die systematische Auswertung dieser Unterlagen das Geflecht sichtbar und eröffnen Wege zu Aufarbeitung und später Gerechtigkeit für viele Betroffene.
Warum das heute zählt und warum § 9b SGB VIII mehr ist als Bürokratie
Die Konsequenz aus diesen Erfahrungen ist der neue § 9b: Er macht Akteinsicht und Langzeitarchivierung zur Pflicht, damit Betroffene auch Jahrzehnte später Antworten finden können und Verantwortung nachvollziehbar bleibt. Konkret: bestimmte Unterlagen müssen bis zu 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres aufbewahrt werden (faktisch also bis zu ~100 Jahre), und es besteht ein Anspruch auf Einsicht und fachlich fundierte Auskunft. Ziel ist Transparenz, Biografie-Aufarbeitung und Rechtssicherheit. Und das geleitet von den Lehren aus der Heimerziehung in den 1950er/60er Jahren und Fall Kentler. Denn diese langen zurückliegenden Fälle zeigen, dass diese Frist nicht willkürlich gewählt wurde.
Was bedeutet der § 9b SGB VIII für freie Träger? – kurz erklärt
Seit dem 1. Juli 2025 gilt § 9b SGB VIII. Er stärkt die Rechte Betroffener durch Akteneinsicht, Auskunft und die Langzeitaufbewahrung zentraler Jugendhilfeakten. Adressat der gesetzlichen Regelung sind zunächst die Träger der öffentlichen Jugendhilfe. Für freie Träger entsteht die Verpflichtung regelmäßig mittelbar, nämlich über Leistungs und Entgeltvereinbarungen.
In diesen Vereinbarungen muss sichergestellt werden, dass Erziehungs , Eingliederungs , Heim und Vormundschaftsakten sowie Verlaufs , Gefährdungs und Beschwerdedokumentationen 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres aufbewahrt und zugänglich bleiben. Für freie Träger bedeutet dies eine faktische Ausweitung ihrer Verantwortung über mehrere Jahrzehnte hinweg. Verbunden mit erheblich erhöhten technischen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen an Archivierung, Dokumentation und Einsichtsprozesse.
Vom Kellerregal zum digitalen revisionssicheren Archiv
Die Frage ist also nicht mehr, ob wir archivieren, sondern wie: verlässlich, sicher, langfristig lesbar. Papier altert, Systeme wechseln, Standards entwickeln sich. Was damals vertuscht wurde, lag in Kellern, wurde manipuliert oder war schlicht nicht auffindbar. Heute heißt Verantwortung: revisionssicher, zugänglich, nachvollziehbar und migrationsfähig.
Genau hier setzt ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) an. Es verhindert die Fehler der Vergangenheit:
- Unveränderbare Ablage statt manipulierbarer Akten
- Aufbewahrungsfristen bis zu 100 Jahre statt vergessener Kellerarchive
- Geregelte, datenschutzkonforme Einsichtsprozesse statt jahrelanger Suche
- Digitale Langzeitarchivierung statt verrottender Papierbestände
- Migrationsfähiges Archiv statt Abhängigkeit von Einzelsystemen
Mit d.velop documents lassen sich Akten revisionssicher ablegen, Aufbewahrungs- und Löschfristen regelbasiert steuern, Berechtigungen fein granular abbilden und Einsichtsanfragen nachvollziehbar dokumentieren. Heute und in 70 oder 100 Jahren. So wird aus dem schweigenden Karton ein sprechendes, geschütztes Gedächtnis der Jugendhilfe: auffindbar, auswertbar, verantwortbar.
Software Demo zu d.velop documents 💻
Buche mit wenigen Klicks deine individuelle Software-Demo zum d.velop Dokumentenmanagement-System. Erlebe d.velop documents live und stelle direkt deine Fragen an unsere Experten:innen.
Die verlängerte Aufbewahrung steht bewusst im Spannungsverhältnis zum Datenschutzrecht und zum „Recht auf Vergessenwerden“. § 9b schafft hier eine Abwägung zugunsten der Aufarbeitung, verlangt im Gegenzug jedoch besonders hohe Schutzstandards bei Zugriff, Protokollierung und Datensicherheit. Zugleich stärkt § 9b die Rechte der Betroffenen auf Akteneinsicht, Auskunft und langfristige Aufbewahrung. Voraussetzung für jede Akteneinsicht ist hier ein berechtigtes Interesse, dessen Prüfung fachlich sensibel, nachvollziehbar und rechtssicher erfolgen muss. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit digitaler Dokumentenmanagement- und Prozesslösungen, die nicht nur archivieren, sondern Einsichts- und Auskunftsprozesse strukturiert steuern, dokumentieren und über Jahrzehnte hinweg nachvollziehbar halten.
Das Jugendamt trägt die Gesamtverantwortung und stellt über Vereinbarungen sicher, dass auch die Dokumentationen freier Träger vollständig, geschützt und langfristig zugänglich bleiben. Die konkrete Ausgestaltung künftiger Leistungs- und Entgeltvereinbarungen ist zwar noch offen, die damit verbundenen technischen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen zeichnen sich jedoch bereits heute ab und betreffen ganz konkret bestehende Dokumentationen, IT-Systeme und Prozesse. Wer diese Anforderungen erfüllen will, muss Technik daher nicht nur rechtskonform, sondern auch langfristig und migrationsfähig denken.
Technologie entwickelt sich rasant. Das erleben wir aktuell selbst. Und niemand weiß, welche IT-Systeme in zehn Jahren im Einsatz sein werden, geschweige denn in siebzig oder hundert. Deshalb darf die Zukunft von Akten nicht an ein einzelnes System gebunden sein. Wichtig ist, dass Dokumente, ihre Metadaten und fachliche Zusammenhänge vollständig und strukturiert aus dem System herausgelöst werden können. Genau das ermöglicht d.velop documents: Über die offene Exportschnittstelle „d.velop documents repo exportAPI“ lassen sich Dokumente samt Metadaten standardisiert ausgeben. So wird Migrationsfähigkeit zur Voraussetzung dafür, dass Akten über Jahrzehnte lesbar und auswertbar bleiben, selbst wenn sich die technische Landschaft vollständig verändert hat.
Prävention und Intervention als Bausteine für spätere Aufarbeitung
Der § 9b steht nicht isoliert, sondern ist Teil eines Gesetzespakets, das institutionelle Aufarbeitung und wirksame Schutzkonzepte in der Kinder‑ und Jugendhilfe stärkt. Damit diese Ziele in der Praxis wirklich greifen, braucht es mehr als langfristige Aktenarchivierung: Vorfälle müssen rechtzeitig gemeldet, verantwortungsvoll bearbeitet und auskunftsfähig dokumentiert sein, denn Akteneinsicht gelingt später nur dort, wo Unterlagen, Entscheidungen und Zusammenhänge verlässlich auffindbar sind.
Genauso wichtig ist jedoch die andere Seite: gute Prävention, die Risiken früh sichtbar macht und im besten Fall verhindert, dass ein Gewaltvorfall überhaupt entsteht. Schutzkonzepte, Meldewege und klare Zuständigkeiten werden durch die Vereinbarungen mit den Jugendämtern verbindlicher und verlangen nach strukturierten, nachvollziehbaren Prozessen.
Eine digitale Präventions- und Interventionslösung schließt genau diese Lücke. Mit dem d.velop Präventions- und Interventionsbundle lassen sich Hinweise intern wie extern digital und bei Bedarf anonym melden. Fälle können zeitnah und strukturiert in einem digitalen Prozess im Krisenteam bearbeitet werden. Alle begleitenden Dokumente werden revisionssicher archiviert und die Fälle organisationsübergreifend in einem Interventionscockpit ausgewertet. In Verbindung mit der § 9b-konformen Fallaktenablage entsteht aus einzelnen Ereignissen ein kohärentes, belastbares Bild für Aufarbeitung, für Qualitätssicherung und für präventives Lernen.
Unsere Lösung hierfür, das „d.velop Präventions- und Interventionsbundle“, wird in folgendem Webinar in Aktion gezeigt: Effektives Management von Gewaltvorfällen mit dem d.velop Präventions- und Interventionsbundle
Der Kern des § 9b SGB VIII: Technik, Organisation und Verantwortung zusammenbringen
Der § 9b ist somit kein isoliertes IT-Projekt, sondern ein organisatorischer Auftrag mit weitreichender Wirkung: Wir bewahren Akten, damit Menschen ihre Geschichte zurückbekommen. Was heute als technische Pflicht wirkt, entscheidet morgen darüber, ob Aufarbeitung gelingt. Prävention, Intervention und § 9b konforme Archivierung gehören deshalb idealerweise zusammen: Nur wenn Hinweise strukturiert bearbeitet, Entscheidungen sauber dokumentiert und Unterlagen langfristig gesichert werden, kann eine Akte auch Jahrzehnte später Antworten geben.
Wie sich diese Weichenstellungen von heute bis ins Jahr 2066 auswirken können, zeigt ein Blick in die Zukunft…
2066: Eine Akte, die Antworten gibt
2026.
Es ist ein regnerischer Nachmittag. Im Büro eines Jugendhilfeträgers liegt kein Papier mehr. Die Arbeit läuft vollständig digital. Eine pädagogische Fachkraft erhält über den anonymen Meldekanal der Einrichtung einen Hinweis: Eine Jugendliche konnte über das barrierearme Formular anonym eine Grenzverletzung melden, und dass, obwohl sie sich durch die betreffende Fachkraft bedroht fühlt.
Der Hinweis erscheint nicht als E-Mail, sondern als strukturierter Prozessschritt in der Interventionslösung von d.velop documents. Das Krisenteam wird automatisch eingebunden, dokumentiert jeden Schritt und schließt den Fall nach sorgfältiger Prüfung fälschlicherweise als unbegründeten Verdacht ab. Doch es bleibt nicht bei dieser ersten Meldung. In den folgenden Jahren gehen weitere Hinweise zu derselben beschuldigten Person ein. Jeder einzelne wird aber nachvollziehbar revisionssicher archiviert.
2038.
Ein Softwarewechsel steht an. Doch die technische Landschaft hat sich mit den Jahren verändert. Klassische Serverräume gibt es nicht mehr. Die Infrastruktur läuft inzwischen in souveränen, europäischen Cloud-Umgebungen, die speziell für öffentliche Träger zertifiziert sind.
Was früher Migrationsstress bedeutete, ist heute Routine. Über die d.velop repo export API werden alle Dokumente mitsamt ihren Metadaten und Ereignisprotokollen exportiert. Beim Import kontrolliert das neue System automatisch, ob alle archivrelevanten Informationen vollständig und korrekt vorliegen.
2066.
Ein heller, stiller Raum. Eine Frau Mitte fünfzig sitzt in einer Beratungsstelle. Sie zittert leicht. Sie hat erst vor wenigen Monaten erfahren, dass sie als Jugendliche eine Akte hatte. Vor ihr liegt aber keine Papier-Akte, stattdessen trägt sie eine leichte, unauffällige Datenbrille, die nicht nur ihre beginnende Sehschwäche ausgleicht, sondern ihr auch die Unterlagen ins Sichtfeld einblendet. Die Brille reagiert auf minimale Blickbewegungen, sodass sie ohne Berührung weiterblättern kann. Keine Ablenkungen. Nur die Akte aus dem Jahr 2026.
Auf ihren Antrag erhielt sie Einsicht und nun sieht sie zum ersten Mal, was damals dokumentiert wurde: Die erste Meldung, die als unbegründeter Verdacht geschlossen wurde, die zweite, die dritte, die über Jahre hinweg eingegangenen Hinweise, jede einzelne sauber abgelegt, unverändert, nachvollziehbar. Die Akte zeigt klar: Wer war beteiligt und welche Maßnahmen wurden eingeleitet oder auch nicht?
Die Frau liest langsam, mit Pausen. Tränen, Stille. Aber auch: Gewissheit. Ihre Geschichte ist belegt und Verantwortung wird sichtbar. Genau darin liegt der Wert dieser Akte: Sie macht das, was lange bestritten wurde, nun endlich unbestreitbar.
Ihre digitale Akte schweigt nicht.
Weil 2026 jemand die Grundlagen dafür gelegt hat.
Hol dir deine Checkliste – mit den neuen Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente nach ABC
In der alphabetisch sortierten Checkliste kann die Länge der Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Unterlagen, Dokumente, Aufzeichnungen etc. nachgesehen werden.
Diese Aufstellung ist jedoch nicht vollumfänglich. Sie nennt zwar die wesentlichen Dokumentarten, allein aus der Bezeichnung des Schriftguts kann aber nicht immer auf seine Aufbewahrung geschlossen werden. Im individuellen Fall spielt die Funktion des Schriftstücks im Betrieb eine entscheidende Rolle.