Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Ordnungsämter ihre Bußgeldverfahren vollständig in der elektronischen Bußgeldakte führen. Papierakten gehören damit der Vergangenheit an. Wer nicht vorbereitet ist, riskiert Verzögerungen, höhere Kosten und Unsicherheiten in der Zusammenarbeit mit Gerichten. Die Rechtslage verpflichtet Behörden zur vollständigen elektronischen Bußgeldaktenführung, inklusive digitalem Speichern, Verwalten und strukturierter Übermittlung der Akten an die zuständigen Gerichte. Gleichzeitig sind auch Gerichte und Staatsanwaltschaften verpflichtet, eigene elektronische Akten zu führen und die digitale Übernahme der Bußgeldakten sicherzustellen. Dafür müssen sie die notwendigen Schnittstellen für den elektronischen Rechtsverkehr bereitstellen. Die Umstellung betrifft also das gesamte digitale Zusammenspiel im Bußgeldverfahren. Alle beteiligten Stellen müssen rechtzeitig vorbereitet sein, um den Stichtag einzuhalten. Wie das gelingt, erfährst du in diesem Blogartikel.
Gesetzliche Grundlage: Was § 110a OWiG konkret vorschreibt
Die Grundlage für die neue elektronische Bußgeldakte liefert der § 110a OWiG. Die Vorschrift definiert die Anforderungen an die elektronische Aktenführung in Bußgeldverfahren, den Standard für die Übermittlung von Dokumenten an Gerichte sowie die Nachweis- und Dokumentationspflichten für Ordnungsämter. Ziel und Zweck der Regelung sind klar: Die elektronische Bußgeldakte soll, wenn sie digital geführt wird, die Verwaltung effizienter, sicherer und nachvollziehbarer machen. Behörden müssen Dokumente elektronisch speichern, prüfen, abrufen und übermitteln, damit sie den Anforderungen von Datenschutz, IT-Sicherheit und Prozessoptimierung gerecht werden.
Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung
Alle Bußgeldakten müssen künftig vollständig digital geführt werden. Die Verpflichtung zur elektronischen Bußgeldaktenführung umfasst dabei:
- Erfassung aller Dokumente, Daten und Nachweise in einem standardisierten System
- Strukturierte Ablage nach Vorgaben der BBußAktFV und BußaktÜbV
- Sichere Übermittlung der Akten an Gerichte über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo)
- Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte, inklusive wer wann Zugriff auf welche Akten hatte
Die Verordnung für die elektronische Aktenführung (OWiG) schreibt darüber hinaus vor, dass jede elektronische Bußgeldakt e so geführt wird, dass ein späteres Prüfen, Einsehen und Nachvollziehen der gesamten Verfahrenshistorie jederzeit möglich ist.
Anforderungen an Form, Struktur und Übermittlungsstandard
Die Bußgeldakte muss nach § 110a OWiG formal korrekt aufgebaut sein. Das bedeutet:
- Einheitliche Struktur und Klassifizierung der Dokumente
- Standardisierte Datenfelder, die automatisch erkannt und übermittelt werden
- Integration in den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) für die sichere Übertragung an Gerichte
- Dokumentation von Zugriffsrechten und Änderungen zur Sicherstellung der Rechtssicherheit
Damit ist die elektronische Bußgeldakte nicht nur ein digitales Abbild der bisherigen Papierakte, sondern ein vollständiges, revisionssicheres System, das alle Prozessschritte transparent macht.
Stichtag 1. Januar 2026: Darum ist dieses Datum entscheidend
Ab dem 1. Januar 2026 wird die elektronische Aktenführung in Bußgeldverfahren verbindlich. Ordnungsämter, die bis dahin nicht auf die Digital-Bußgeldakte umgestellt haben, riskieren:
- Verzögerungen bei der Bearbeitung von Bußgeldverfahren
- Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Gerichten
- Verstöße gegen die gesetzliche Verordnung elektronische Aktenführung OWiG
Konsequenzen für Ordnungsämter
Die Einführung der elektronischen Bußgeldakte erfordert einen klaren Plan. Dieser impliziert insbesondere die folgenden Voraussetzungen und Entscheidungen, die ein Gelingen des Projekts begünstigen:
- Frühzeitige Analyse bestehender Prozesse
- Auswahl einer geeigneten E-Bußgeldakte oder Systemlösung
- Schulung der Mitarbeitenden und Testläufe mit Pilotverfahren
- Integration der strukturierten Datenübertragung in den laufenden Betrieb
Gerichte und Staatsanwaltschaften haben zwar eine Übergangsoption von bis zu 12 Monaten, Ordnungsämter jedoch nicht. Wer den Stichtag verpasst, steht vor rechtlichen und organisatorischen Problemen.
Experten-Interview: Handlungsempfehlungen § 110a OWiG
Als Head of Public Sector Solutions bei d.velop und Experte für digitale Verwaltungsprozesse im öffentlichen Sektor erreichen mich viele Fragen bezüglich der elektronischen Bußgeldakte. An dieser Stelle beantworte ich drei ausgewählte Fragen einmal etwas ausführlicher:
Frage: Welche Schritte sollten Ordnungsämter bis zum 1. Januar 2026 konkret unternehmen, um die Einführung der elektronischen Bußgeldakte nach § 110a OWiG rechtzeitig und reibungslos umzusetzen?
„Die Einführung der elektronischen Bußgeldakte nach § 110a OWiG bis zum 1. Januar 2026 erfordert von Ordnungsämtern eine klare Strategie. Zunächst sollten sie ein Projektteam aufstellen, bestehende Prozesse analysieren und eine geeignete E-Akte-Lösung implementieren, die den rechtlichen Vorgaben entspricht. Dazu gehören die Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr, die Anpassung interner Workflows sowie die Schulung der Mitarbeitenden. Eine Testphase mit Pilotverfahren hilft, Abläufe zu optimieren und rechtzeitig auf mögliche Probleme zu reagieren.“
Frage: Welche technischen und organisatorischen Herausforderungen begegnen den Ordnungsämtern bei der digitalen Aktenführung und der strukturierten Datenübertragung, und wie lassen sich diese effizient lösen?
„Technische und organisatorische Herausforderungen sind vielfältig: Die Integration unterschiedlicher Fachverfahren, die Sicherstellung von Datenschutz und IT-Sicherheit sowie die Vermeidung von Medienbrüchen zählen zu den größten Hürden. Effiziente Lösungen liegen in der Nutzung standardisierter Schnittstellen (z. B. XÖV), verschlüsselter Übertragungswege und automatisierter Scanprozesse. Ebenso wichtig ist die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden durch Schulungen und klare Kommunikation.“
Frage: Welche Vorteile bringt die frühzeitige Einführung der elektronischen Bußgeldakte für Ordnungsämter und Mitarbeitende, und warum lohnt sich die Investition schon jetzt?
„Die Vorteile einer frühzeitigen Einführung sind überzeugend: Ordnungsämter profitieren von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten für Papier und Versand sowie einer besseren Zusammenarbeit mit Gerichten und anderen Behörden. Für Mitarbeitende bedeutet die digitale Aktenführung weniger Routinearbeit und einen modernen Arbeitsplatz. Wer jetzt investiert, sichert nicht nur die fristgerechte Umsetzung, sondern schafft langfristig eine zukunftsfähige und rechtssichere Verwaltung.“
Frage: Neben der Einführung der elektronischen Bußgeldakte spielt der elektronische Rechtsverkehr eine zentrale Rolle. Welche Schritte sollten Ordnungsämter unternehmen, um die Kommunikation mit Gerichten vollständig digital und standardisiert sicherzustellen?
„Ordnungsämter sollten ihre Systeme frühzeitig an den elektronischen Rechtsverkehr anbinden – etwa über beBPo oder EGVP –, standardisierte Formate wie PDF/A und xJustiz-konforme XML-Daten nutzen und diese Prozesse direkt ins Fachverfahren integrieren. Klare Zuständigkeiten, Schulungen und regelmäßige Qualitätsprüfungen sichern eine reibungslose, sichere Kommunikation mit den Gerichten.“
Frage: Wie können Ordnungsämter durch den Einsatz des elektronischen Rechtsverkehrs nicht nur die Prozesse der Bußgeldakte digitalisieren, sondern auch die Effizienz und Nachvollziehbarkeit ihrer gesamten Verwaltung verbessern?
„Der elektronische Rechtsverkehr verbessert nicht nur die Bußgeldakte, sondern die gesamte Verwaltung: Durch automatisierte Datenübertragung, medienbruchfreie Prozesse und zentrale Poststellen werden Abläufe schneller, transparenter und revisionssicher. So sinken Fehlerquoten, Fristen werden zuverlässig eingehalten und die Zusammenarbeit mit Gerichten und anderen Behörden wird deutlich effizienter.“
Chancen der elektronischen Bußgeldakte
Die Einführung der elektronischen Bußgeldakte eröffnet Ordnungsämtern eine Vielzahl von Möglichkeiten, Prozesse effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten. Mit der digitalen Aktenführung lassen sich Arbeitsabläufe deutlich straffen, Bearbeitungszeiten verkürzen und Routineaufgaben automatisieren. Fehlerquellen, die durch manuelle Erfassung, Papierdokumente oder unstrukturierte Daten entstehen, werden minimiert, während die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge deutlich steigt.
Sicherer Zugriff auf Bußgeldakten im Büro, Homeoffice und mobil
Ordnungsämter profitieren zudem von einem jederzeit sicheren Zugriff auf die Bußgeldakten, sowohl im Büro, im Homeoffice als auch mobil unterwegs. Durch die medienbruchfreie Verwaltung und standardisierte Übermittlung an Gerichte oder andere Behörden lassen sich Prozesse beschleunigen und revisionssicher dokumentieren. Gleichzeitig reduzieren sich Kosten für Papier, Ablage und Versand, wodurch Ressourcen eingespart und die Umwelt geschont werden. Die Vorteile der elektronischen Bußgeldakte lassen sich daher in folgenden Punkten zusammenfassen:
- Effizientere Workflows und verkürzte Bearbeitungszeiten: Automatisierte Abläufe sorgen für eine schnellere Bearbeitung von Bußgeldverfahren.
- Fehlerreduktion durch standardisierte Übermittlung und strukturierte Daten: Einheitliche Datenformate verhindern Übertragungsfehler.
- Bessere Nachvollziehbarkeit durch medienbruchfreie Aktenführung: Jede Aktion wird nachvollziehbar dokumentiert, Prüfungen werden erleichtert.
- Sicherer Zugriff auf Akten jederzeit, auch mobil oder aus dem Homeoffice: Flexibler Zugriff ohne Einschränkungen erhöht die Produktivität.
- Geringere Kosten für Papier, Ablage und Versand: Digitale Dokumente sparen Material, Zeit und Ressourcen.
Unsere Lösung: § 110a OWiG gesetzeskonform umsetzen
Eine erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Bußgeldakte setzt auf moderne Softwarelösungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Unsere Software für den elektronischen Rechtsverkehr und die Kommunikation mit der Justiz ist eine solche gesetzeskonforme Lösung:
- Digitale Bußgeldakte: Dokumente werden elektronisch erfasst, klassifiziert und strukturiert abgelegt, sodass die Aktenführung vollständig medienbruchfrei erfolgt.
- Sichere Übermittlung: Versand direkt an Gerichte über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) gemäß § 110a OWiG und BehAktÜbV.
- Nachvollziehbarkeit & Empfangsbestätigung: Mit eEB ist garantiert, dass Dokumente korrekt übermittelt werden und jederzeit der Empfang nachgewiesen werden kann.
- Strukturierte Datenübertragung: Pflichtangaben werden automatisch erkannt, validiert und in standardisierten Formaten übermittelt.
- Sicherheit & Compliance: Verschlüsselte, medienbruchfreie Prozesse; Zugriff nur für berechtigte Nutzer:innen; alle Vorgaben der DSGVO, ISO 27001 und der Verordnung elektronische Aktenführung OWiG werden eingehalten.
- Integration in Verwaltungsprozesse: Die digitale Bußgeldakte lässt sich nahtlos in bestehende DMS- und Verwaltungsabläufe einbinden, wodurch Doppelarbeit und manuelle Schnittstellen entfallen.
- Echtzeitbearbeitung & Statusabfrage: Dokumente und Aktenstände können jederzeit eingesehen, geladen oder übertragen werden, wodurch Mitarbeitende jederzeit den aktuellen Stand von Verfahren abrufen können.
- Effizienz: Reduzierung von Papier, Prozesszeiten und Fehlerquellen; optimale Vorbereitung auf den Stichtag 01.01.2026 für Ordnungsämter.
Mit einer digitalen Bußgeldakte, die die elektronische Aktenführung in Bußgeldverfahren ermöglicht, sichern Behörden ihre Prozesse ab, reduzieren Routinearbeit und schaffen ein modernes, sicheres und transparentes System für alle Beteiligten. Die Kombination aus rechtssicherer Übermittlung, standardisierter Datenstruktur und Echtzeitzugriff macht die Einführung effizient und zukunftssicher.
Digitaler Rechtsverkehr beim Landkreis Emsland: Nahtlose und rechtskonforme Justizkommunikation
Erfahren Sie, wie der Landkreis Emsland auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems eine medienbruchfreie und rechtskonforme Kommunikation mit Justizbehörden umsetzt.
- Elektronischer Rechtsverkehr
- Kommunikation über beBPo
- Rechtsamtsakte
Januar 2026: die Chance für moderne Bußgeldverfahren
Die elektronische Aktenführung in Bußgeldverfahren ist ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend. Zwar erlaubt das Einführungsgesetz der Justiz eine Opt-Out-Option, um den Start um bis zu 12 Monate zu verschieben, doch diese Ausnahme betrifft nur Gerichte und Staatsanwaltschaften, nicht die Bußgeldbehörden. Für Ordnungsämter bleibt die Pflicht bestehen. Wer frühzeitig auf die e-Aktenführung setzt, profitiert von:
- Effizienten und transparenten Prozessen
- Medienneutralem Zugriff auf Dokumente
- Revisionssicherer Speicherung und Übermittlung
- Verbesserter Zusammenarbeit mit Gerichten und Behörden
Die Pflicht zur elektronischen Bußgeldakte bietet somit nicht nur eine rechtliche Absicherung, sondern auch die Chance, Bußgeldverfahren effizienter und zukunftsfähig zu gestalten. Frühzeitige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer reibungslosen Einführung, moderner Verwaltung und nachhaltigen Prozessoptimierung.
FAQ
Das Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) regelt die Ahndung von Ordnungswidrigkeiten und legt fest, wie Bußgeldverfahren organisiert und durchgeführt werden. Es bestimmt, wie Behörden Dokumente erfassen, dokumentieren, laden und an das zuständige Gericht übertragen müssen, insbesondere im Rahmen der elektronischen Bußgeldaktenführung. Die Vorschriften der BBußAktFV und BußaktÜbV konkretisieren dabei die Anforderungen an Struktur, Standard und Nachweisführung der Akten.
Das OWiG ist kein klassisches Strafgesetz, sondern ein Spezialgesetz für Bußgeldverfahren, die weniger schwerwiegend sind als Straftaten. Dennoch regelt es verbindlich, wie Verfahren geführt, Dokumente gespeichert und sicher an Gerichte übertragen werden, wobei die elektronische Bußgeldaktenführung nach BBußAktFV und BußaktÜbV die Prozesse standardisiert. Ziel ist die rechtskonforme Dokumentation aller Schritte und Nachweise, ohne dass es sich um strafrechtliche Sanktionen handelt.
Ja, das OWiG ist nach wie vor gültig und bildet die Grundlage für die elektronische Bußgeldaktenführung in Deutschland. Behörden müssen die Vorschriften der BußaktÜbV und BBußAktFV beachten, um Dokumente korrekt zu laden, zu übertragen und revisionssicher zu dokumentieren. Das Gesetz stellt sicher, dass Bußgeldverfahren rechtssicher ablaufen und alle Schritte nachvollziehbar für Gerichte und Verwaltung bleiben.
Die Bußgeldaktenverfahrensverordnung (BBußAktFV) regelt die formalen Abläufe bei der Bearbeitung von Bußgeldverfahren. Sie definiert u. a. Anforderungen an Dokumentation, Fristen und die sichere Verwaltung von Akten.
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BußAktÜbV) legt fest, wie Behörden Bußgeldakten digital und rechtskonform austauschen müssen. Ziel ist die standardisierte, sichere Übermittlung von Dokumenten zwischen Behörden und Gerichten.
d.velop documents ermöglicht die medienbruchfreie Überführung von Dokumenten aus Fachverfahren in elektronische Akten, deren revisionssichere Archivierung und die sichere Übermittlung über Kanäle wie beBPo, EGVP, Governikus und andere. Dadurch werden Prozesse effizienter, rechtskonform und Fristen zuverlässig eingehalten.