Digitale Kündigung: Kann ich eine Kündigung digital unterschreiben?

In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt stellt sich für viele Unternehmen und Arbeitnehmer die Frage: Darf ich eine Kündigung einfach digital unterschreiben und per E-Mail versenden? Die Antwort ist komplexer, als man denkt – denn obwohl digitale Signaturen in vielen Bereichen längst rechtlich anerkannt sind, gelten bei Kündigungen besondere gesetzliche Vorgaben. In diesem Artikel klären wir dir, wann eine Kündigung rechtlich wirksam ist, welche gesetzlichen Rahmenbedingungen in Deutschland gelten – und wie Du mit einer zertifizierten digitalen Signaturlösung im Personalwesen nicht nur Zeit und Papier sparen, sondern auch rechtlich auf der sicheren Seite bist.

Die digitale Kündigung bewegt das moderne Personalwesen

Die Arbeitswelt im Jahr 2025 ist digital, flexibel und datengetrieben – und das Personalwesen steht im Zentrum dieser Transformation. Inmitten von Remote Work, hybriden Arbeitsmodellen und automatisierten HR-Prozessen stellt sich eine zentrale Frage: Wie digital darf das Arbeitsverhältnis eigentlich sein – insbesondere, wenn es endet?

Die Diskussion um die digitale Kündigung ist dabei mehr als nur eine juristische Randnotiz. Sie berührt den Kern moderner HR-Strategien: Effizienz, Rechtssicherheit und Mitarbeitererlebnis. Während viele Personalprozesse – von der digitalen Zeiterfassung über das Onboarding bis hin zur elektronischen Signatur von Arbeitsverträgen – längst digitalisiert sind, bleibt die Kündigung ein Sonderfall. Nach deutschem Recht ist eine Kündigung nur mit handschriftlicher Unterschrift wirksam, selbst eine qualifizierte elektronische Signatur reicht aktuell nicht aus.

Doch gerade diese Einschränkung zeigt, wie stark sich das Personalwesen im Wandel befindet. Denn: Die digitale Signatur ist aus der modernen HR-Arbeit nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglicht es, eine Vielzahl von Dokumenten rechtssicher, schnell und papierlos zu unterzeichnen – etwa Arbeitsverträge, Zielvereinbarungen, Homeoffice-Regelungen oder Datenschutzunterweisungen. Unternehmen, die hier auf digitale Lösungen setzen, profitieren von schnelleren Prozessen, höherer Transparenz und einer besseren Employee Experience. Die digitale Kündigung mag heute noch nicht Realität sein – aber sie ist ein Symbol für den Wandel. Und dieser Wandel ist längst in vollem Gange. Wer jetzt in digitale Signaturlösungen investiert, legt den Grundstein für ein zukunftsfähiges, agiles und rechtssicheres Personalmanagement.

Wo wird die Kündigung von Arbeitsverhältnissen gesetzlich geregelt?

Die Kündigung von Arbeitnehmern wird in § 620 ff. BGB geregelt. Es wird zwischen Dienst-, Arbeits- und Verbraucherverträgen unterschieden.

Weitere Regelungen zur Kündigung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB):

• § 621 BGB: Kündigungsfristen bei Dienstverhältnissen
• § 622 BGB: Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen
• § 623 BGB: Schriftform der Kündigung
• § 624 BGB: Kündigungsfrist bei Verträgen über mehr als fünf Jahre
• § 625 BGB: Stillschweigende Verlängerung
• § 626 BGB: Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund
• § 627 BGB: Fristlose Kündigung bei Vertrauensstellung

Welche Voraussetzungen müssen für eine wirksame Kündigung von Arbeitsverhältnissen erfüllt sein?

Für eine wirksame Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland müssen mehrere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sein. Hier sind die wichtigsten Voraussetzungen für die Kündigung im Überblick:

Formelle Voraussetzungen

• Schriftform (§ 623 BGB): Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein. Kündigungen per E-Mail, Fax oder WhatsApp sind unwirksam.
• Zugang beim Arbeitnehmer: Die Kündigung gilt erst als zugegangen, wenn sie dem Arbeitnehmer tatsächlich übergeben oder in seinen Machtbereich gelangt ist (z. B. Briefkasten).
• Kündigungserklärung: Die Erklärung muss eindeutig sein – es muss klar erkennbar sein, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden soll.

Inhaltliche Voraussetzungen

• Kündigungsfrist (§ 622 BGB): Die gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist muss eingehalten werden.
• Kündigungsgrund (für Arbeitgeber):
  • Arbeitnehmer müssen keinen Grund angeben
  • Arbeitgeber benötigen bei Anwendung des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) einen sozial gerechtfertigten Kündigungsgrund:
    • verhaltensbedingt (z. B. Pflichtverletzungen)
    • personenbedingt (z. B. Krankheit)
    • betriebsbedingt (z. B. Stellenabbau)

Weitere rechtliche Anforderungen

• Betriebsratsanhörung (§ 102 BetrVG): In Betrieben mit Betriebsrat muss dieser vor Ausspruch der Kündigung angehört werden.
• Sonderkündigungsschutz: Für bestimmte Personengruppen (z. B. Schwangere, Schwerbehinderte, Betriebsratsmitglieder) gelten besondere Schutzvorschriften und ggf. Zustimmungspflichten.
• Keine Nichtigkeitsgründe: Die Kündigung darf nicht gegen gesetzliche Verbote oder die guten Sitten verstoßen (§§ 134, 138 BGB).
• Kündigungsschutzklage (§ 4 KSchG): Der Arbeitnehmer muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung Klage beim Arbeitsgericht einreichen, sonst gilt die Kündigung als wirksam – selbst wenn sie fehlerhaft war.

Bedeutung der Schriftform nach § 623 BGB

Die Einhaltung der Schriftform nach § 623 BGB ist zwingend erforderlich, damit die Kündigung wirksam ist. Bei Nichteinhaltung der Schriftform kann nach § 125 BGB die Kündigung im Zweifel nichtig sein.

Zentrale Funktionen der Schriftform nach § 126 BGB:

• Abschlussfunktion: Die eigenhändige Unterschrift ist der räumliche Abschluss eines Textes und bringt zum Ausdruck, dass die Willenserklärung abgeschlossen ist. Dadurch wird das Stadium der Vorverhandlungen und des bloßen Entwurfs von dem der rechtlichen Bindung abgegrenzt.
• Perpetuierungsfunktion: Das Schriftformerfordernis führt dazu, dass die Unterschrift und vor allem der Text fortdauernd und lesbar in einer Urkunde wiedergegeben werden und einer dauerhaften Überprüfung zugänglich sind. So bleibt die Information zur Erklärung dauerhaft zugänglich, und die Erklärung lässt sich zuverlässig dokumentieren.
• Identitätsfunktion: Durch die eigenhändige Namensunterschrift wird zum einen der Aussteller der Urkunde erkennbar. Die Unterschrift soll eine eindeutige Verbindung zum Unterzeichner schaffen, damit sich seine Identität zweifelsfrei feststellen lässt.
• Echtheitsfunktion: Die räumliche Verbindung der Unterschrift mit der Urkunde, die den Erklärungstext enthält, stellt einen Zusammenhang zwischen Dokument und Unterschrift her. Die Maßnahme stellt sicher, dass der Unterzeichner selbst für den Inhalt der Erklärung verantwortlich ist.

Kann die Kündigung nach § 623 BGB digital unterschrieben werden?

Nein, nach § 623 BGB bedürfen die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform nach § 126 BGB. Die elektronische Form nach § 126a BGB ist explizit ausgeschlossen. Durch den Ausschluss der elektronischen Form ist es nicht möglich, eine Kündigung mithilfe einer elektronischen Signatur zu unterschreiben. Eine Kündigung, die elektronisch unterschrieben wird, ist im Zweifel wegen Formmangels nichtig (§ 125 BGB).

Erklärung des Ausschlusses von digitalen Kündigungen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB):

1. Formvorschrift nach § 623 BGB: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform […].“
2. Schriftform § 126 I BGB: „Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“
3. Ersatz durch elektronische Form nach § 126 III BGB: „Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“
4. Ausschluss der elektronischen Form: § 623 BGB: „[…] die elektronische Form ist ausgeschlossen.“

Diese Personaldokumente kannst Du heute digital unterschreiben

Die Digitalisierung des Personalwesens schreitet 2025 mit großen Schritten voran – und mit ihr die rechtliche Anerkennung digitaler Signaturen. Zwar bleibt die Kündigung weiterhin an die Schriftform gebunden (§ 623 BGB), doch für viele andere HR-Dokumente gilt: Digitale Unterschriften sind nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich erwünscht. Dank des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) und der Anpassung des Nachweisgesetzes dürfen seit dem 1. Januar 2025 zahlreiche arbeitsrechtliche Dokumente in Textform abgeschlossen werden – also auch digital, ohne handschriftliche Unterschrift. Dazu zählen unter anderem:

Diese HR-Dokumente kannst Du digital unterschreiben:

• Arbeitsverträge (unbefristet / befristet)
• Arbeitszeugnisse
• Arbeitnehmerüberlassungsverträge
• Vertragsänderungen und Ergänzungsvereinbarungen
• Zielvereinbarungen
• Homeoffice- und Remote-Work-Regelungen
• Datenschutzunterweisungen
• Arbeitszeitnachweise
• Urlaubsanträge und -genehmigungen
• Schulungsnachweise und Weiterbildungsvereinbarungen
• Einwilligungen zur Datenverarbeitung
• Onboarding-Dokumente

Was ist d.velop sign?

d.velop sign ist die eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur der d.velop platform, mit der Organisationen Dokumente rechtssicher und digital unterschreiben können. d.velop sign ermöglicht es Nutzern, PDF- und XML-Dokumente eigenständig zu signieren oder Signaturabläufe mit mehreren Beteiligten zu initiieren. Alle eIDAS-Signaturarten, darunter die qualifizierte elektronische Signatur (QES), sind im Standard verfügbar.

Ausgewählte Funktionen von d.velop sign:

• E-Signatur made in Germany
• Betrieb auf ausschließlich europäischen und deutschen Rechenzentren der Open Telekom Cloud (OTC)
• eIDAS- und DSGVO-konform
• PDF- und XML-Dokumente unterschreiben
• Signaturumläufe mit mehreren internen und externen Personen starten
• Alle eIDAS-Signaturen verfügbar
• Qualifizierte elektronische Signatur im Standard
• Integrationen in führende Drittsysteme (z.B. d.velop documents, SAP, Microsoft 365)
• Keine Signaturkarten und Lesegeräte notwendig

Digitale Signatur – bei Kündigungen (noch) nicht, aber sonst ein echter Gamechanger

Auch wenn es auf den ersten Blick naheliegend erscheint: Eine Kündigung digital zu unterschreiben ist in Deutschland nach wie vor nicht zulässig – selbst nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Der Gesetzgeber schreibt in § 623 BGB ausdrücklich die handschriftliche Unterschrift vor, was digitale Kündigungen rechtlich unwirksam macht. Doch das bedeutet keineswegs das Aus für digitale Signaturen im Personalwesen.

Im Gegenteil: Viele andere HR-Dokumente dürfen längst digital signiert werden – von Arbeitsverträgen über Änderungsvereinbarungen bis hin zu Arbeitszeitnachweisen, Zielvereinbarungen oder Datenschutzunterweisungen. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde 2025 ein wichtiger Schritt gemacht: Arbeitsverträge und Nachweise wesentlicher Arbeitsbedingungen können nun vollständig digital abgeschlossen und übermittelt werden. Wer also auf moderne, effiziente und rechtssichere Prozesse setzen will, kommt an einer zertifizierten digitalen Signaturlösung nicht vorbei. Sie spart nicht nur Zeit und Papier, sondern sorgt auch für eine lückenlose Dokumentation – und ist damit ein echter Wettbewerbsvorteil in der digitalen Arbeitswelt.