Die richtige statt mehr KI: 5 Learnings für Unternehmen aus der d.velop AI Week

Künstliche Intelligenz ist in vielen Unternehmen angekommen – das ist keine neue Erkenntnis mehr. Die Möglichkeiten sind groß und die Erwartungen ebenso. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis: Nicht jede Initiative führt automatisch zu besseren Ergebnissen.

Eine aktuelle McKinsey-Studie¹ zeigt, dass Unternehmen, die mit KI messbaren Mehrwert erzielen, diese deutlich häufiger in ihre Kernprozesse integrieren. Der entscheidende Unterschied liegt damit selten in der Technologie selbst, sondern in der Art, wie sie eingesetzt wird.

Genau hier setzte die AI Week von d.velop vom 20. – 24. April, an. Eine Woche, fünf Webinare, 170 Minuten KI-Wissen und ein klares Ziel: KI dorthin bringen, wo sie echten Mehrwert schafft, und sie sinnvoll in Geschäftsprozesse integrieren. Mit Erfolg: Über 700 Anmeldungen signalisieren, wie interessant und relevant das Thema aktuell in der Praxis ist. Ein Blick auf die Teilnehmenden unterstreicht diese Relevanz zusätzlich. KI ist längst in unterschiedlichsten Organisationen angekommen – vom Public Sector bis zur Privatwirtschaft. Die Teilnehmenden verteilten sich auf 47 % Public Sector, 34 % Privatwirtschaft, 10 % Healthcare, Welfare & Foundations, 4 % Finance & Services sowie 5 % Partner.

In der AI Week haben 10 Experten:innen gezeigt, was mit Künstlicher Intelligenz in d.velop-Lösungen bereits möglich ist und worauf es wirklich ankommt.

Was bleibt aus dieser Woche und was bedeutet das für deine Prozesse?

In diesem Recap haben wir die 5 wichtigsten Learnings für dich zusammengefasst. Freue dich auf Einblicke aus den Sessions, ausgewählte Zitate und greifbare Praxisbeispiele.

Learning 1: KI bringt nur dann Mehrwert, wenn sie sinnvoll eingesetzt wird

Den Auftakt der AI Week bildete ein Expertenaustausch zwischen Nico Bäumer (CTO, d.velop AG) und Prof. Dr. Benedikt Berger (Juniorprofessor für Digitale Transformation und Gesellschaft, Universität Münster). Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Unternehmen den Einsatz von KI jenseits des Hypes gestalten können – zwischen Aufbruch, Überforderung und der Suche nach echter Produktivität.

Dabei wurde schnell klar, dass die Technologie selbst längst nicht mehr der limitierende Faktor ist. Viele Unternehmen haben heute Zugang zu leistungsfähigen Sprachmodellen und ersten Anwendungen. Der entscheidende Unterschied entsteht an anderer Stelle. Nämlich dort, wo KI gezielt in bestehende Arbeitsabläufe integriert wird.

Gerade beim Thema KI-Agenten zeigt sich diese Verschiebung besonders deutlich. Während klassische Anwendungen punktuell, etwa in der Texterstellung, unterstützen, greifen agentische Systeme direkt in Prozesse ein. Sie stoßen Abläufe an, strukturieren Informationen und übernehmen eigenständig Aufgaben. Zum Beispiel durch automatische Klassifikation eingehender Dokumente, strukturierte Datenextraktion oder die Übergabe an nachgelagerte Prozesse. Damit wird KI nicht mehr neben dem Prozess eingesetzt, sondern innerhalb des Prozesses wirksam.

Für Unternehmen bedeutet das einen klaren Perspektivwechsel. Es reicht nicht aus, einzelne Tools einzuführen oder isolierte Use Cases zu testen. Der Mehrwert entsteht dort, wo KI gezielt in reale Arbeitsabläufe eingebettet wird, mit klaren Zielen, definierten Verantwortlichkeiten und einem direkten Nutzen im Prozess.

Zum Abschluss des Austauschs wurde daraus eine direkte Empfehlung für Unternehmen abgeleitet:

• Entscheidend ist also nicht die Menge an Technologie – sondern ihre Anwendung im konkreten Prozess.

Learning 2: Mehr KI ist nicht besser – gezielte KI ist es

Verträge sind die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Im zweiten Webinar der AI Week stand die Praxis im Mittelpunkt: Wie lassen sich Vertragsprozesse im Alltag effizienter gestalten? Markus Bütterhoff (Team Lead Microsoft 365 Development & Senior Product Manager, d.velop AG) und Teresa Hilbring (Project Consultant Microsoft Solutions, d.velop AG) zeigten anhand typischer Abläufe im Vertragsmanagement, wo heute noch Zeit verloren geht und wie Automatisierung und KI genau hier ansetzen.

Deutlich wurde, dass der größte Hebel in den vielen kleinen, wiederkehrenden Aufgaben liegt. Vertragsinformationen werden manuell übertragen, Dokumente geprüft, Fristen überwacht oder Akten angelegt. Genau diese Routinetätigkeiten binden Zeit und sind gleichzeitig anfällig für Fehler.

Moderne Lösungen wie d.velop contracts for Microsoft 365 setzen genau hier an. Informationen werden automatisch aus Dokumenten ausgelesen, Verträge strukturiert erfasst und Prüfungen durch hinterlegte Regeln unterstützt. Prozesse laufen dadurch nicht nur schneller, sondern auch konsistenter ab.

Der entscheidende Punkt: KI wirkt dabei meist im Hintergrund. Im Vordergrund stehen klar definierte Abläufe, die durch Automatisierung schlanker und effizienter werden.

So entsteht ein spürbarer Effekt im Arbeitsalltag:

• weniger manuelle Schritte
• keine Medienbrüche
• geringere Fehleranfälligkeit
• kürzere Durchlaufzeiten

Gleichzeitig verändert sich die Rolle der Mitarbeitenden. Statt sich mit repetitiven Aufgaben zu beschäftigen, liegt der Fokus stärker auf Prüfung, Bewertung und Steuerung.

• Der Mehrwert von KI zeigt sich damit nicht in spektakulären Einzelanwendungen, sondern in der konsequenten Automatisierung wiederkehrender Prozessschritte. Effizienz entsteht dort, wo KI punktuell manuelle Arbeit reduziert.

Learning 3: KI entfaltet ihren Wert erst im Zusammenspiel mit Prozessen

Im dritten Webinar der AI Week zeigten Dr. Bernd Hentschel (Team Lead Artificial Intelligence & Senior Product Manager, d.velop AG) und Max Terschluse (UX Designer Artificial Intelligence, d.velop AG), wie generative KI und Prozessdigitalisierung sinnvoll zusammenwirken und so zum echten Gamechanger werden. Der Fokus lag dabei bewusst nicht nur auf der Technologie selbst, sondern auf der Frage, wie sie praktisch in bestehende Abläufe integriert werden kann.

Large Language Models können sehr schnell große Mengen an Text erfassen und gleichzeitig Anweisungen in natürlicher Sprache verstehen.

Dr. Bernd Hentschel
Team Lead Artificial Intelligence & Senior Product Manager
d.velop AG

Schnell wurde klar, dass diese Fähigkeiten der generativen KI allein nicht ausreichen. Der eigentliche Mehrwert entsteht erst dann, wenn sie als Bausteine gezielt in klar definierte Prozesse eingebettet werden.

Im gezeigten Praxisbeispiel wurde genau das deutlich. Eine eingehende Kundenanfrage (Support-Ticket) wird automatisch analysiert, relevante Informationen extrahiert und mit bestehenden Daten abgeglichen. Auf dieser Basis werden Aufgaben priorisiert, Lösungen vorgeschlagen und sogar Antwortentwürfe generiert, alles eingebettet in einen durchgängigen Workflow.

Wie dies in der d.velop Lösung aussieht, zeigt der folgende Ausschnitt aus dem Webinar:

Damit verändert sich die Rolle von KI grundlegend. Sie unterstützt nicht mehr nur punktuell, sondern wird zu einem festen Bestandteil der Prozesslogik. Besonders deutlich wird das im Zusammenspiel der einzelnen Bausteine. Während klassische Systeme Prozesse steuern und strukturieren, übernimmt KI die flexible Interpretation und Verarbeitung unstrukturierter Informationen.

Für Unternehmen ergibt sich daraus eine klare Konsequenz. Es geht nicht darum, möglichst viele KI-Funktionen einzusetzen, sondern darum, sie gezielt mit bestehenden Prozessen zu verzahnen.

• Erst klare Workflows in Kombination mit KI führen zu echter Produktivität.

Learning 4: Schlechte Prozesse sind das eigentliche Problem

Bewerbende legen zunehmend Wert auf transparente Onboarding-Prozesse, doch viele Unternehmen verschenken hier Potenzial. Rund die Hälfte der Personen achtet beim Jobwechsel auf das Onboarding².

Im vierten Webinar der AI Week zeigten Katharina Marx (Product Marketing Managerin, d.velop AG) und Sascha Schreiber (Senior Presales Manager, d.velop AG), warum Onboarding in vielen Unternehmen nicht an fehlendem Willen scheitert, sondern an strukturellen Problemen im Alltag.

Der Einstieg machte direkt deutlich, worum es geht. Ein Szenario, das viele kennen: Der erste Arbeitstag beginnt, doch Laptop, Zugänge oder Ansprechpartner fehlen. Genau hier entscheidet sich oft schon, wie neue Mitarbeitende das Unternehmen wahrnehmen.

Hier entscheidet sich oft schon grundlegend, ob bereits gekündigt wird oder ob man bei diesem Unternehmen bleiben möchte.

Katharina Marx
Product Marketing Managerin
d.velop AG

Schnell wurde klar, dass Onboarding kein Randprozess ist, sondern ein entscheidender Faktor für Mitarbeiterbindung und Produktivität. Gleichzeitig stehen Unternehmen vor einem strukturellen Zielkonflikt. Sie erwarten schnelle Produktivität, während gutes Onboarding Zeit, Orientierung und Begleitung braucht.

Genau hier setzt KI an. Im Webinar wurde gezeigt, wie KI Onboarding-Prozesse unterstützt, gezielt entlastet und alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten, indem:

• Aufgaben automatisch angestoßen,
• Informationen strukturiert bereitgestellt,
• Dokumente geprüft und Daten extrahiert,
• und Prozesse systematisch gesteuert werden.

Ein Beispiel aus dem Webinar:
Neue Mitarbeitende geben ihre Daten über ein Formular ein, Dokumente werden automatisch verarbeitet und im System abgelegt. Parallel werden Folgeaufgaben angestoßen, etwa für IT oder HR. Der gesamte Prozess bleibt jederzeit transparent und nachvollziehbar.

So entsteht ein durchgängiger Prozess – von der Datenerfassung über die Vertragserstellung bis hin zum ersten Arbeitstag. Onboarding wird so nicht mehr individuell organisiert, sondern als strukturierter Prozess gedacht.

Das Ergebnis:

• weniger manuelle Abstimmung
• weniger Fehler
• mehr Transparenz
• ein deutlich besserer Start für neue Mitarbeitende

• Schon kleine Lücken im Onboarding entscheiden über Frust oder Bindung und KI kann genau hier ansetzen. Die Technologie übernimmt dabei die Organisation, damit Menschen sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Learning 5: Zu viele Prozesse sind unnötig komplex und ineffizient

Im fünften Webinar der AI Week wurde ein oft unterschätzter Aspekt deutlich: Die Herausforderung liegt nicht darin, eine passende KI-Lösung zu finden – sondern die richtigen Technologien sinnvoll miteinander zu kombinieren.

Denn die Realität in Unternehmen sieht anders aus als oft gedacht. Prozesse bestehen selten aus einem einzelnen Anwendungsfall, sondern aus vielen ineinandergreifenden Schritten: Dokumente erfassen, Informationen extrahieren, Daten validieren, Entscheidungen treffen und Ergebnisse weiterverarbeiten.

Genau hier stößt der Ansatz „eine KI für alles“ schnell an seine Grenzen. Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Stärken und damit auch unterschiedliche Technologien.

Im Webinar haben Holger Hensgen-Overkamp (Partner Manager Technology Partnerships, d.velop AG) und Kai Schwenkler (Team Lead Inbound & Senior Product Manager, d.velop AG) deshalb einen anderen Ansatz vorgestellt. Mit dem d.velop AI Competence Network entsteht ein Ökosystem aus spezialisierten KI-Lösungen, die je nach Anwendungsfall flexibel kombiniert werden können. Im Zentrum steht dabei eine klare Idee. Nicht jede Aufgabe braucht die gleiche KI – aber jede Aufgabe die passende. Statt isolierter Tools entsteht so eine Plattform, auf der verschiedene KI-Services zusammenwirken und sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lassen.

Welche Vorteile dieses Netzwerk bietet und wie Unternehmen davon profitieren, zeigt der folgende Ausschnitt aus dem Webinar:

Es geht nicht mehr darum, sich für eine Technologie zu entscheiden, sondern darum, die richtige Kombination für den eigenen Prozess zu finden. Unternehmen müssen keine einzelnen KI-Lösungen aufwendig integrieren, sondern können je nach Anwendungsfall auf bestehende Bausteine zurückgreifen.

• KI entfaltet ihr volles Potenzial dort, wo die richtigen Technologien zusammenspielen. Dann hilft sie, Komplexität zu reduzieren und Teams zu entlasten.

Was die Teilnehmenden besonders beschäftigt hat

Auch das Feedback aus den Webinaren zeigt klar, welche Themen Unternehmen aktuell besonders bewegen. Im Fokus standen vor allem die Einordnung von KI-Agenten und ihre Abgrenzung zu klassischen Assistenten sowie Anwendungsbeispiele im Unternehmenskontext, insbesondere entlang typischer Prozesse wie Vertragsmanagement, Onboarding oder Dokumentenverarbeitung.

Auch das Feedback aus den Webinaren zeigt klar, welche Themen Unternehmen aktuell besonders bewegen. Im Fokus standen vor allem die Einordnung von KI-Agenten und ihre Abgrenzung zu klassischen Assistenten sowie Anwendungsbeispiele im Unternehmenskontext, insbesondere entlang typischer Prozesse wie Vertragsmanagement, Onboarding oder Dokumentenverarbeitung.

Gleichzeitig wurde deutlich, dass viele Organisationen vor ähnlichen Herausforderungen stehen: von der Vorbereitung der Daten und technischen Infrastruktur über Fragen der Governance bis hin zur Integration von KI in bestehende Systeme und Arbeitsabläufe. Besonders gefragt waren praxisnahe Einblicke – etwa in Form von Live-Demos, Use Cases und nachvollziehbaren Prozessbeispielen.

Ein wiederkehrender Gedanke zog sich dabei durch viele Rückmeldungen: Unternehmen sollten jetzt beginnen, eigene Erfahrungen mit KI zu sammeln, Mitarbeitenden Zeit und Ressourcen für den Umgang mit der Technologie geben und gleichzeitig akzeptieren, dass nicht jeder Ansatz sofort erfolgreich sein muss. Genau dieser Punkt wurde auch im Expertenaustausch hervorgehoben. Der Schlüssel liegt darin, Mitarbeitenden die nötigen Freiräume zu geben, um neue Technologien auszuprobieren und ihren Nutzen im eigenen Arbeitskontext zu verstehen.

Fazit: Der Unterschied liegt in der Umsetzung

Die AI Week hat gezeigt, dass der Unterschied zwischen KI-Hype und echtem Mehrwert nicht in den Möglichkeiten der Technologie liegt, sondern in ihrer Umsetzung im Alltag. Unternehmen, die erfolgreich mit KI arbeiten, setzen sie dort ein, wo Prozesse klar definiert sind, wo manuelle Arbeit reduziert werden kann und wo Effizienzgewinne entstehen.

Die fünf Learnings lassen sich dabei auf einen gemeinsamen Nenner bringen: KI entfaltet ihren Nutzen nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel mit Prozessen, Menschen und den richtigen Technologien. Wer heute startet oder bestehende Ansätze weiterentwickeln möchte, sollte daher nicht nach der „einen“ Lösung suchen, sondern die eigenen Abläufe verstehen, gezielt verbessern und KI genau dort einsetzen, wo sie den größten Hebel hat.

Wer sich die gesamte Webinar-Reihe noch einmal ansehen möchte, gelangt hier zu den Aufzeichnungen.