Kommunikation auf Augenhöhe: Operative Mitarbeiter:innen zeitgemäß einbinden

Veröffentlicht 01.12.2023

Maike Lampe Online Marketing Managerin d.velop

Beitragsbild Blogartikel operative Mitarbeiter

In der heutigen Arbeitswelt sind operative Mitarbeiter:innen das Rückgrat vieler Unternehmen. Sie arbeiten oft im Hintergrund, erledigen wichtige Aufgaben und tragen entscheidend zum reibungslosen Ablauf bei. Doch sie zu erreichen und effektiv mit ihnen zu kommunizieren, kann eine Herausforderung sein. So sind Unternehmensstimmen wie „Ich erreiche meine gewerbliche Belegschaft nicht und kann sie zu relevanten Themen nicht abholen.“ oder „Welche Kanäle nutze ich am besten, um alle Mitarbeiter:innen gleichermaßen mit Informationen zu versorgen?“ täglich Brot im Arbeitsalltag. Welche Gründe es gibt, warum Unternehmen ihre operativen Mitarbeiter:innen oftmals nicht erreichen, wie eine Kommunikation auf Augenhöhe aussehen kann und welche Kommunikationskanäle für einen reibungslosen Informationsaustausch passend sind, erfährst du in diesem Beitrag.

Die verborgenen Helden – Wer sind operative Mitarbeiter:innen?

Generell sind operative Angestellte in vielen Unternehmen an vorderster Front tätig – sei es in der Produktion, im Lager oder direkt im Kundenkontakt wie in Einzelhandelsfilialen, im Gesundheitssektor oder im Außendienst. Im Gegensatz zu ihren Bürokolleg:innen, die oft als kaufmännische Arbeitnehmer:innen bekannt sind, werden operative Mitarbeiter:innen häufig als „Frontline-Worker“ oder „Frontline-Arbeiter“ angesprochen. Auch Bezeichnungen wie „Blue Collar-Worker“, Nondesk-Worker, Deskless-Worker oder gewerbliche Angestellte sind geläufig. Weltweit machen diese Mitarbeitergruppen etwa 80 Prozent der Arbeitnehmer:innen aus (Emergence, 2020).

Obwohl verschiedene Bezeichnungen existieren, teilen operative Mitarbeiter:innen eine wesentliche Gemeinsamkeit: Sie arbeiten nicht an einem festen Schreibtisch – daher wird oft auch der Begriff „Non-Desk-Worker“ verwendet. Im Gegensatz zu ihren Bürokolleg:innen, die ständig mit neuen digitalen Tools ausgestattet werden, verfügt diese Gruppe in der Regel nicht einmal über eine eigene dienstliche E-Mail-Adresse.

In welchen Branchen treffe ich auf operative Mitarbeiter:innen?

Gewerbliche Mitarbeiter:innen sind in einer Vielzahl von Wirtschaftszweigen zu finden und verteilen sich über diverse Branchen. Sie arbeiten beispielsweise in der Automobil- oder Automobilzulieferindustrie, in Unternehmen der Lebensmittelproduktion, im Logistiksektor, der Reinigung, der technischen Wartung oder im Außendienst. Überdies gehören Kassierer:innen, Verkäufer:innen und Lagermitarbeiter:innen im Einzelhandel sowie Gesundheitsfachkräfte wie Pflegepersonal, Ärzt:innen und andere zu dieser Gruppe.

Nehmen wir als Beispiel die Kommunikation in der Produktion: Verschiedene Schichtpläne und Arbeitszeitenmodelle gestalten es schwierig, alle operativen Mitarbeiter:innen in einer Vor-Ort-Besprechung – geschweige denn digital ohne PC-Arbeitsplatz – mit unternehmensrelevanten Informationen gerecht zu versorgen. Zudem sind interne Prozesse wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder die monatliche Zustellung von Gehaltsabrechnungen jedes Mal aufs Neue mit Mehraufwand verbunden.

Infografik Anteil operative Mitarbeiter nach Branchen

3 Gründe, warum Unternehmen Deskless-Worker nur schwer erreichen

Grund 1: Deskless-Workern wird zu wenig Wertschätzung entgegengebracht

Die Arbeit im Feld oder in operativen Bereichen wird unternehmensintern häufig übersehen oder als weniger wichtig angesehen im Vergleich zu den Tätigkeiten, die am Schreibtisch erledigt werden. Diese Diskrepanz in der Wahrnehmung führt oft dazu, dass die Bedürfnisse und Herausforderungen der gewerblichen Mitarbeiter:innen nicht angemessen berücksichtigt werden. Die fehlende Anerkennung ihrer harten Arbeit kann zu Unzufriedenheit, geringerer Motivation und einem Gefühl der Entfremdung führen, was letztlich die Leistung und das Engagement dieser Gruppe beeinträchtigt. Es ist entscheidend, dass Unternehmen die wichtige Rolle und den Wert der Deskless-Worker erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um ihre Wertschätzung zu fördern und eine inklusive Unternehmenskultur zu schaffen.

Grund 2: Führungskräfte haben Wissensvorsprung

In vielen Fällen fehlt in der Informationsübermittlung an Non-Desk-Worker das Hintergrundgrundwissen, um eine Anweisung oder Unternehmensentscheidung in Gänze zu verstehen. Führungskräfte sind viel mehr im Change-Prozess involviert und kennen Zusammenhänge, die über einen langen Zeitraum bereits diskutiert wurden. Es sollten also klare Informationen mit nötigem Hintergrundwissen aufbereitet werden, um ein umfassendes Verständnis herzustellen. Visuelle Botschaften oder Kurzvideos helfen bei der Wissensvermittlung.

Grund 3: Informationen sind nicht für alle zugänglich

Werden bereits digitale Tools eingesetzt, um operative Mitarbeiter:innen zu erreichen? Wer sich immer noch auf veraltete Kommunikationsmittel wie das Schwarze Brett oder die Hauspost verlässt, um Instrumente für die interne Kommunikation auszuwählen, dürfte an dieser Stelle wohl Stirnrunzeln auslösen. Aber auch Unternehmen mit Zugang zum Intranet schaffen es oft nicht, den gewerblichen Mitarbeiter:innen die Teilhabe am Geschehen zu erleichtern. Die traurige Wahrheit: Meist sind nur wenige bis keine Endgeräte vor Ort zugänglich oder der Zugriff auf Informationen vom privaten Smartphone oft erschwert. Obwohl über zwei Drittel der Weltbevölkerung ein Handy besitzt und mobil erreichbar ist (Digital 2022 Global Overview Report).

So gelingt eine bessere Kommunikation mit operativen Mitarbeiter:innen

Der Schlüssel für eine erfolgreiche Kommunikation ist, alle Mitarbeiter:innen von Anfang an beim Change-Prozess mitzunehmen. Denn Mitarbeiter:innen, die unmittelbar in den Prozess involviert sind, können oft am besten einschätzen, wo Probleme auftreten und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Außerdem bringen Führungskräfte ihren Mitarbeiter:innen eine hohe Wertschätzung entgegen, wenn diese Vorschläge und Feedback einbringen können. Die Berücksichtigung von Feedback unterstützt dabei automatisch die Motivation und das Engagement der Belegschaft, sich aktiv am Unternehmensgeschehen zu beteiligen. Unternehmen sollten sich bei der Gestaltung und Umsetzung ihrer Kommunikation an folgenden drei Punkten orientieren:

1. Klare und gezielte Kommunikation

Die Kommunikation muss klar, präzise und gezielt sein, um operative Mitarbeiter:innen zu erreichen. Unternehmenskommunikator:innen sollten „eine Sprache sprechen“, die für alle verständlich ist, und sicherstellen, dass die Informationen relevant und anwendbar sind. Detailinformationen sollten auf das Wesentliche reduziert und auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten werden.

2. Einbeziehung der Mitarbeiter:innen

Gewerbliche Mitarbeiter:innen fühlen sich oft weniger eingebunden oder gehört. Durch die Einbeziehung in Entscheidungsprozesse oder das Sammeln von Feedback fühlen sie sich wertgeschätzt und motiviert. Feedbackkanäle und persönliche Gespräche, in denen sie Ideen und Bedenken äußern können, sowie die Anerkennung ihrer Leistungen tragen dazu bei, ihre Bindung an das Unternehmen zu stärken.

3. Nutzung technologischer Lösungen

Mobile Lösungen wie mobile Apps oder Tools zur Mitarbeiterkommunikation erleichtern die Erreichbarkeit und den Informationsaustausch mit operativen Mitarbeiter:innen. Sie ermöglichen Echtzeitkommunikation, den Zugriff auf wichtige Informationen und fördern die Zusammenarbeit, auch wenn die Belegschaft an verschiedenen Standorten arbeitet. Eine Mitarbeiter-App schafft etwa einen Kanal, der in beide Richtungen funktioniert: Zum einen die Top-Down-Kommunikation vom Management an die Mitarbeiter:innen und zum anderen die Bottom-Up-Kommunikation. So ermutigen Unternehmen ihre Deskless-Worker sich aktiv ins Unternehmensgeschehen einzubringen und Impulse für neue Prozesse zu geben.

Exkurs: Digitale Instrumente der internen Kommunikation

Wir alle wissen, dass es nicht „den einen Weg“ gibt, um alle Kolleg:innen gleichermaßen zu erreichen. Dennoch gibt es heutzutage neben den analogen Kanälen wie das Schwarze Brett, gedruckte Poster, Briefe, Mitarbeitermagazine, zielführende digitale interne Kommunikationsinstrumente. E-Mails, Unternehmenswiki, digitale Informationsboards oder auch Videokonferenzen sind weitestgehend nützlich, allerdings heutzutage auch schon überholt. Dementsprechend sind Kommunikationstools wie eine Mitarbeiter-App hilfreich, um insbesondere operative Mitarbeiter:innen über mobile Endgeräte wie das private Smartphone zu erreichen und sich mit ihnen auszutauschen. Eine Firmen-App bietet allen Kolleg:innen eine positive Employee Experience, erleichtert durch den Austausch über das Smartphone den Arbeitsalltag und trägt zu einer offenen Feedbackkultur bei. Social News fördern das Zugehörigkeitsgefühl und regen zum Mitdiskutieren an.

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Digitale interne Kommunikationstools fördern den Austausch mit operativen Mitarbeiter:innen

Die Kommunikation mit operativen Mitarbeiter:innen ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Unternehmens. Klare Kommunikation, Einbeziehung der Belegschaft und innovative Technologien sind entscheidende Elemente, um diese Mitarbeitergruppe zu erreichen und zu motivieren. Unternehmen sollten kontinuierlich an der Verbesserung ihrer Kommunikationsstrategien arbeiten, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und die Produktivität zu steigern. Indem operative Mitarbeiter:innen gehört, unterstützt und informiert werden, wird ihre Leistungsfähigkeit gesteigert und das Unternehmen kann sein volles Potenzial entfalten.

Neben einer gut durchdachten Kommunikationsstrategie spielen moderne mobile Tools, wie Mitarbeiter-Apps, eine entscheidende Rolle. Diese sollten benutzerfreundlich und effizient gestaltet sein, sodass die Mitarbeiter:innen sofort erkennen, welchen Mehrwert sie durch die Nutzung dieser Tools erhalten können.