Mal angenommen, dein Unternehmen verlöre täglich Stunden durch manuelle Freigabeprozesse, unklare Zuständigkeiten und fehlende Transparenz. Dieses Szenario ist in vielen Organisationen Realität. Laut der BPM-Studie 2024 von BearingPoint und BPM&O halten 80 % der mehr als 600 befragten Unternehmen das Prozessmanagement für einen entscheidenden Erfolgsfaktor, wobei der Anteil derjenigen, die es für sehr wichtig erachten, seit 2021 von 35 % auf 42 % gestiegen ist.
Einheitliche Sprache für die Prozessmodellierung
Ein zentrales Werkzeug zur Visualisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen ist die BPMN (Business Process Model and Notation), die eine einheitliche Sprache für die Prozessmodellierung bietet. Moderne Prozessmanagement-Software integriert BPMN-Tools, ermöglicht die Verwaltung von Benutzerrollen, unterstützt Genehmigungsprozesse, bietet Funktionen zur Prozessdokumentation und -integration sowie Benachrichtigungen, alles in einer Plattform.
In diesem Blogartikel erfährst du mehr über die essenziellen Bausteine einer effektiven Prozessmanagement-Software und wie diese deinem Unternehmen helfen können, Prozesse effizienter zu gestalten und den Herausforderungen der digitalen Transformation zu begegnen.
Grundlagen: BPMN-Elemente und ihre Bedeutung
Ob ein Urlaubsantrag genehmigt, eine Bestellung freigegeben oder ein Kunde benachrichtigt wird: Hinter all dem steckt ein klar strukturierter Prozessablauf. Damit dieser für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt und sich effizient in eine Workflow Engine oder ein Workflow Management System integrieren lässt, braucht es einen Standard: BPMN. Das ist eine grafische Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen, die durch ihre klare Symbolik und breite Unterstützung in Prozessdesign- und Prozessmodellierung-Software wie z. B. BPMN-Tools den Einstieg ins strukturierte Prozessmanagement erleichtert. Mithilfe klar definierter Symbole – den sogenannten BPMN-Elementen – lassen sich auch komplexe Prozessabläufe detailliert und konsistent in einem Prozessmodell abbilden.
Flow Objects: Aktivitäten, Events und Gateways
Im Zentrum stehen Flow Objects wie Aktivitäten, Events (z. B. eine Benachrichtigung) und Gateways (Entscheidungspunkte im Prozessmodell). Sie werden durch verbindende Objekte wie Sequenzflüsse oder Nachrichtenflüsse miteinander verknüpft. Ergänzt wird das Diagramm durch Artefakte wie Datenobjekte, Gruppierungen oder erklärende Annotationen, die zusätzliche Informationen liefern. Das können zum Beispiel diese Fragen sein:
- Welche Benutzerrolle übernimmt eine bestimmte Aufgabe?
- Oder: Wann muss ein Schritt freigegeben werden?
Unverzichtbarer Baustein für jede Prozessmanagement-Strategie
Mit BPMN lassen sich Prozesse nicht nur grafisch abbilden, sondern auch einheitlich kommunizieren, dokumentieren und in moderne Softwarelösungen für die Prozessintegration überführen. Ein unverzichtbarer Baustein für jede zukunftsfähige Prozessmanagement-Strategie.
Bausteine einer Prozessmanagement-Software im Detail
1. Prozessmodellierung und Skripting Engine: Bauplan digitaler Workflows
Der erste Schritt jeder digitalen Prozessoptimierung ist ein klar strukturiertes Prozessmodell, visuell erstellt mithilfe von BPMN-Elementen über intuitive BPMN-Tools. Per Drag & Drop lassen sich Aufgaben, Gateways und Ereignisse zu einem logischen Prozessablauf zusammensetzen. Für erweiterte Automatisierung und komplexe Logik steht eine Scripting Engine zur Verfügung: Sie ermöglicht z. B. die Validierung von Eingaben, mathematische Berechnungen oder den Aufruf externer Dienste wie APIs. Damit wird aus einem einfachen Modell ein echter digitaler Workflow.
2. Formulardesign und Benutzerinteraktion: Schnittstelle zum Menschen
Formulare sind der zentrale Touchpoint zwischen Mensch und Workflow. Eine gute Software zur Prozessmodellierung erlaubt die einfache Gestaltung und Integration von Formularen in BPMN-Modelle, individuell anpassbar für unterschiedliche Benutzerrollen. Dank dynamischer Logik können Formulare je nach Kontext Felder ein- oder ausblenden, Pflichtfelder setzen oder Inhalte vorausfüllen. Das Ergebnis: Benutzerinteraktionen, die sich nahtlos in den Prozess einfügen und den Workflow nicht bremsen.
So funktioniert es im d.velop process studio:
3. Geschäftsregeln und Automatisierung: Intelligenz im Prozess
Geschäftsregeln bilden die Grundlage für automatisierte Entscheidungen innerhalb eines Workflow-Management-Systems. Ob Kreditfreigabe, Preisberechnung oder Risikoprüfung, Regeln können zentral definiert, verwaltet und mit BPMN-Gateways verknüpft werden. Der Vorteil: Die Geschäftslogik ist vom Prozessdesign getrennt, bleibt wartbar und flexibel anpassbar. So wird Automatisierung zur strategischen Steuerungskraft in Ihren Prozessen.
So funktioniert es im d.velop process studio:
4. Prozessmonitoring und Reporting: Transparenz in Echtzeit
Ein digitaler Prozess ist nur so gut wie seine Überwachung. Prozessmonitoring bietet eine Live-Ansicht aller aktiven Instanzen, während Dashboards wichtige KPIs wie Durchlaufzeiten, Engpässe oder Fehlerquoten sichtbar machen. Ergänzend sorgen Audit-Trails und Protokolle für vollständige Nachvollziehbarkeit. Das ist essenziell für Compliance und Optimierung. In Kombination mit einer leistungsstarken Workflow Engine wird das System zum Steuerungscockpit.
5. Benutzer- und Rechteverwaltung: Sicherheit trifft Struktur
Jeder Prozess erfordert klare Zuständigkeiten. Eine ausgereifte Benutzerverwaltung erlaubt rollenbasiertes Zugriffsmanagement und die gezielte Steuerung von Genehmigungsprozessen und Freigaben. Dabei wird nicht nur der Zugriff auf einzelne Prozessschritte geregelt, sondern auch dokumentiert, wer wann was freigegeben oder bearbeitet hat. So erfüllt das System höchste Anforderungen an Sicherheit und Compliance.
So funktioniert es im d.velop process studio
6. Integration und Schnittstellen: Prozesse vernetzen statt isolieren
Keine Prozessmanagement-Software ist eine Insel. Über Standardschnittstellen und APIs lassen sich ERP-, CRM- oder DMS-Systeme direkt anbinden, für einen durchgängigen Datenfluss ohne Medienbrüche. Die Integration externer Dienste ermöglicht zudem Prozessschritte wie automatisierte Dokumentenerstellung, Datenabgleich oder externe Prüfprozesse. Damit wird die Software zur zentralen Integrationsplattform im Unternehmen.
Vergleich zu anderen Modellierungssprachen & deren Einsatz
BPMN ist die flexibelste und zugleich am weitesten verbreitete Modellierungssprache für moderne Geschäftsprozesse, vor allem, wenn Automatisierung, Verständlichkeit und Tool-Integration gefragt sind. Andere Sprachen erfüllen spezifische Zwecke, sind aber in der Praxis oft ergänzend zu BPMN zu sehen. Hier ein Überblick:
Praxisbeispiel: Umsetzung mit dem d.velop process studio
Das d.velop process studio ist eine moderne Prozessmanagement-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und zu automatisieren. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können Fachabteilungen eigenständig Prozesse modellieren, ohne tiefgehende IT-Kenntnisse zu benötigen.
Die Workflow-Software basiert auf dem BPMN 2.0-Standard und bietet eine Vielzahl von Funktionen:
- Formulardesigner: Ermöglicht die einfache Erstellung individueller Formulare per Drag & Drop, die direkt in Workflows integriert werden können.
- Template Library: Bietet vorgefertigte Prozessvorlagen, die den Einstieg erleichtern und Best Practices fördern.
- Scripting Engine: Erlaubt die Integration von Drittsystemen und die Individualisierung von Abläufen mittels JavaScript.
- REST-API und Konnektoren: Sorgen für eine nahtlose Anbindung an bestehende Systeme wie Microsoft Teams, Salesforce oder Microsoft Dynamics 365.
Im Alltag profitieren Unternehmen von einer zentralen Plattform für ihr Workflow Management, die Transparenz schafft, Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit fördert. Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden manuelle Tätigkeiten reduziert, Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert. Das d.velop process studio ist somit ein leistungsstarkes Werkzeug, um den Digital Workplace zu optimieren und Geschäftsprozesse nachhaltig zu verbessern.
Mit dem d.velop process studio geben wir Fachbereichen die Werkzeuge an die Hand, um eigenständig digitale Workflows zu gestalten, ganz ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Die Kombination aus BPMN-Standard, intuitiver Oberfläche und tiefgehender Systemintegration macht Prozessoptimierung so einfach und wirkungsvoll wie nie zuvor.“
Katharina Marx
Business Development Managerin für Hyperautomation
d.velop
BPMN-Tools: Tempo, Transparenz und Skalierbarkeit
Die wichtigsten Bausteine einer modernen Prozessmanagement-Software, von BPMN-basierter Modellierung über Formulardesign bis hin zu Monitoring und Integration, greifen wie Zahnräder ineinander. Nur ein ganzheitlicher Ansatz, der Workflow Software, Benutzerrollen und Automatisierung intelligent verbindet, schafft dauerhaft effiziente und nachvollziehbare Geschäftsprozesse. Unternehmen, die auf BPMN-Elemente und integrierte Workflow Management Systeme setzen, optimieren nicht nur ihre Abläufe, sondern gewinnen an Tempo, Transparenz und Skalierbarkeit im digitalen Wandel.
FAQ BPMN-Elemente
BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen als Prozessmodell. Mit ihrer Hilfe lassen sich Prozessabläufe durch BPMN-Elemente visuell modellieren, analysieren, dokumentieren, validieren und optimieren. Dabei unterstützen sie Prozessmanagement- und Prozessdesign-Software, Prozessmodellierungstools und Dashboard-gestützte Workflow-Management-Systeme. Mithilfe von BPMN-Tools und Workflow-Engine-Software können Workflows automatisiert, Benutzerrollen verwaltet und Genehmigungsprozesse freigegeben werden. Ebenso werden Prozessdokumentationen revisionssicher protokolliert und durch Funktionen wie Benachrichtigung, Aufgabenverwaltung, Prozessüberwachung und Berichtswesen gesteuert.
BPMN Tools sind Prozessmodellierungs- und Prozessdesign-Softwares, mit denen sich BPMN-Elemente nach der BPMN-Notation nutzen lassen. Sie dienen dazu, strukturierte Prozessmodelle zu erstellen, die Workflows automatisieren, steuern, ausführen und überwachen. BPMN Tools unterstützen Funktionen wie Prozessfreigabe, Genehmigungsprozesse, Benutzerrollen, Audit-Trails, Prozesshistorie, Revisionssicherheit und Prozessvalidierung und lassen sich als Teil eines Workflow-Management-Systems oder einer Workflow-Engine-Software in bestehende Systeme integrieren, um Prozesse zu protokollieren, freizugeben, und zu dokumentieren.
Die BPMN-Notation umfasst mehr als 100 standardisierte Symbole (BPMN-Elemente), mit denen sich komplexe Prozessabläufe in einem Prozessmodell detailliert darstellen lassen. Dazu gehören etwa Aufgaben, Gateways, Ereignisse, Nachrichtenflüsse oder Benutzerrollen. Moderne BPMN Tools und Prozessmodellierungssoftware ermöglichen damit die Gestaltung, Automatisierung, Freigabe und Überwachung von Workflows in einem Workflow-Management-System inklusive Audit-Trail, Benachrichtigungen und Genehmigungsprozessen.
Ein BPMN-Diagramm wird mithilfe einer Prozessmodellierungs- oder Prozessdesign-Software erstellt, die BPMN-Elemente und BPMN-Notation unterstützt, um den gewünschten Prozessablauf visuell darzustellen. Dazu gehören beispielsweise Benutzerrollen, Genehmigungsprozess und Benachrichtigungen. Anschließend kann das Diagramm in ein Workflow-Management-System oder eine Workflow-Engine-Software integriert werden, um den Prozess zu verwalten, freizugeben, zu genehmigen und für die Prozessdokumentation nutzbar zu machen.