Datensilos abbauen: Wie Plattformlösungen im Dokumentenmanagement Wettbewerb sichern

Das Angebot liegt im CRM. Die dazugehörige Rechnung im ERP. Der Serviceeinsatz dokumentiert sich im Field-Service-Tool, und der Vertrag dazu liegt als PDF auf irgendeinem Netzlaufwerk, dessen Pfad niemand mehr so richtig auf dem Schirm hat. Viele Unternehmen kennen genau diese Konstellation. Mitarbeitende, die einen vollständigen Überblick über einen Kunden oder eine Anlage brauchen, klicken, suchen, kopieren und springen zwischen verschiedenen Systemen hin und her. Das kostet Zeit. Es kostet Nerven und am Ende auch Geld.

Was früher als organisch gewachsene Systemlandschaft einfach akzeptiert wurde, gerät heute unter Druck. Ohne konsolidierte Daten funktioniert weder moderne Automatisierung noch der produktive Einsatz von KI. Eine im November 2025 veröffentlichte Studie von SAP und Oxford Economics, für die 1.600 Führungskräfte in acht Ländern befragt wurden, macht das deutlich: 68 Prozent der Unternehmen nennen Datensilos als eine der größten Hürden für erfolgreiche KI-Initiativen. Davor rangieren nur unvollständige Daten (75 Prozent) und mangelnde Datenqualität (69 Prozent).

Im deutschen Mittelstand zeichnet sich ein ähnliches Bild ab: 76 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen kämpfen mit unzureichender Datenqualität und Datensilos. Auch die DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026 bestätigt, dass technische Hürden wie Datensilos und fehlende Infrastruktur eng mit dem Digitalisierungsgrad eines Unternehmens zusammenhängen. Datensilos abzubauen ist damit längst keine reine IT-Aufgabe mehr. Es ist eine strategische Voraussetzung dafür, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben.

Entstanden sind Datensilos fast immer ungewollt. Vier Ursachen sehen wir in Gesprächen mit Kunden besonders häufig:

• Historisch gewachsene IT-Landschaften und Legacy Systeme: Jede Fachabteilung hat über die Jahre ihr eigenes System eingeführt. Vom CRM über das ERP bis zu branchenspezifischen Fachanwendungen.
• Fusionen, Zukäufe und Internationalisierung: Unterschiedliche Standorte oder Gesellschaften bringen ihre eigenen Systeme und Datenbanken mit.
• Fehlende Integrationsstrategie: Neue Tools werden eingeführt, ohne dass sauber definiert ist, wo welche Dokumente und Daten liegen sollen.
• Kein übergreifendes Abteilungsdenken: Die verschiedenen Abteilungen optimieren jeweils ihre eigenen Prozesse, ohne die Ende-zu-Ende-Sicht zu haben.

Das Ergebnis kennen viele: Dokumente und Informationen verteilen sich über CRM, ERP, Field Service, E-Mail-Postfächer, lokale Laufwerke und Cloud-Speicher. Eine konsistente, abteilungsübergreifende Sicht auf Kunden, Projekte oder Maschinen ist damit so gut wie unmöglich.

Typische Folgen: Wenn Informationen nicht dort sind, wo sie gebraucht werden

Datensilos sind mehr als ein Komfortproblem. Sie wirken sich direkt auf Effizienz, Compliance und Innovationsfähigkeit aus.

Produktivitätsverluste im Alltag

Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen. Jeder Systemwechsel kostet Zeit, jeder manuelle Ablagevorgang ist eine potenzielle Fehlerquelle, und jedes nicht gefundene Dokument bedeutet doppelte Arbeit.

Compliance- und Sicherheitsrisiken

Wenn Dokumente nicht zentral, revisionssicher und nachvollziehbar archiviert werden, sind regulatorische Anforderungen kaum sauber zu erfüllen. Fristen laufen aus. Verträge verlängern sich automatisch, ohne dass jemand aufmerksam wird. Und im Audit-Fall fehlen plötzlich genau die Belege, die eigentlich schnell zur Hand sein müssten.

Gebremste KI- und Automatisierungsinitiativen

Ob bei der Rechnungsverarbeitung, Vertragsanalyse oder intelligenten Dokumentenklassifikation: KI ist immer nur so gut, wie die Datenbasis, auf die sie zugreift. Die bereits zitierte Studie von SAP und Oxford Economics aus dem Jahr 2025 untermauert das deutlich. Demnach bezweifeln 55 Prozent der befragten Führungskräfte, dass ihr Unternehmen Daten verantwortungsvoll über Geschäftsbereiche hinweg teilen kann. Ein klares Indiz dafür, dass Datensilos KI-Projekte ausbremsen, bevor sie überhaupt richtig starten.

Frustration bei Mitarbeitenden

Wer jeden Tag zwischen fünf Systemen wechselt, arbeitet nicht mit, sondern gegen die IT-Landschaft. Das schlägt auf die Motivation. Und in Zeiten von Fachkräftemangel eben auch auf die Arbeitgeberattraktivität. Junge Talente erwarten heute intuitive, integrierte Arbeitsumgebungen.

Warum eine Plattformlösung für Dokumentenmanagement der richtige Weg ist

Die Antwort auf fragmentierte Dokumentenablagen heißt nicht „noch ein zusätzliches Tool“. Im Gegenteil: Zusätzliche Insellösungen verschärfen das Problem, statt es zu lösen.

Eine Plattformlösung für Dokumentenmanagement setzt an einer anderen Stelle an. Sie bildet die zentrale, führende Dokumentenbasis im Unternehmen und integriert sich in alle relevanten Fachsysteme: vom CRM über das ERP bis zum Field-Service-Tool. Dokumente werden dort abgelegt, wo sie entstehen, aber zentral und strukturiert archiviert. Berechtigungen, Aktenstrukturen und Metadaten werden einmal sauber definiert und gelten dann systemübergreifend.

Der entscheidende Unterschied zu einem klassischen DMS: Eine Plattform ist offen, erweiterbar und modular. Neben der Archivierung stehen Fachlösungen wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, digitale Signatur oder KI-gestützte Dokumentenanalyse zur Verfügung. Alle auf derselben Datenbasis. So wird aus einem reinen „Ablagesystem“ eine echte strategische Infrastruktur.

Genau diesen Ansatz verfolgt die d.velop platform. Die d.velop platform ist eine Content Services Plattform und bündelt Dokumentenmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, digitale Signatur, digitale Zustellung und Prozessautomatisierung auf einer einzigen Datenbasis. Dazu kommen KI-Services wie Intelligent Document Processing (IDP) oder der d.velop pilot, mit dem sich individuelle KI-Assistenten für Dokumente erstellen lassen. Über 500 Integrationen zu gängigen Systemen wie SAP, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 oder Salesforce sorgen dafür, dass sich die Plattform in bestehende IT-Landschaften einfügt, statt sie zu ersetzen. Ergänzt wird das Ganze durch ein Partner-Ökosystem mit über 400 Partnern, das zusätzliche Branchen- und Fachlösungen bereitstellt.

Der größte Effekt beim Abbau von Datensilos entsteht nicht dadurch, dass wir Mitarbeitende in ein neues System zwingen. Er entsteht dadurch, dass wir Dokumente und Daten dort verfügbar machen, wo die Menschen ohnehin schon arbeiten.

Fabian Pierick,
Customer Success Manager, d.velop AG

In 5 Schritten Datensilos systematisch abbauen

Der Abbau von Datensilos ist kein Schalter, den ein Unternehmen einfach umlegen kann. Es gelingt nur dann, wenn Unternehmen strukturiert vorgehen:

1. Bestandsaufnahme:
   Welche Systeme sind im Einsatz? Welche Dokumentenarten entstehen wo? Und wer greift eigentlich auf welche Informationen zu? Ohne diese Transparenz bleibt jedes Projekt ein Blindflug.
2. Zielbild definieren:
   Wie soll die zukünftige Dokumentenwelt aussehen? Welche Akten- und Berechtigungsstrukturen werden benötigt? Welche Integrationen sind Pflicht, etwa zu SAP, Dynamics 365, Salesforce oder Outlook, und welche sind optional? Ein typischer Fallstrick an dieser Stelle: das Zielbild ausschließlich auf Basis des Ist-Zustands zu formulieren. Wer nur den aktuellen Stand in eine neue Plattform überführt, hebt Probleme mit: falsche Kategorisierungen, veraltete Aktenstrukturen und unnötig komplexe Berechtigungen inklusive.
3. Fachabteilungen früh einbinden:
   Datensilos lösen sich nicht durch IT-Architektur allein auf, sondern durch Akzeptanz. Key User aus allen Abteilungen kennen die tatsächlichen Arbeitsprozesse und müssen das neue Zielbild mitgestalten.
4. Integration vor Migration:
   Bevor Bestandsdaten in eine neue Plattform gehoben werden, müssen die Schnittstellen zu den führenden Systemen stehen. Nur so merken Nutzende später nicht, dass sie mit einem neuen System arbeiten.
5. Kontinuierliche Weiterentwicklung:
   Ein Plattformansatz endet nicht mit dem Go-Live. Feedback aus den Fachbereichen fließt fortlaufend in neue Funktionen, Prozesse und Automatisierungen ein.

Ein Praxisbeispiel: Wie 2G Energy Datensilos in Microsoft Dynamics 365 überwindet

Wie sich der Plattformansatz in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigt das Projekt der 2G Energy AG. Das 1995 gegründete und seit 2007 börsennotierte Unternehmen mit Sitz im Münsterland gehört zu den führenden Herstellern von Blockheizkraftwerken. Über 1.000 Mitarbeitende in 19 Ländern betreuen mehr als 10.000 Kundenanlagen in über 60 Ländern. Das Leistungsspektrum von 2G Energy reicht von der Entwicklung über die Produktion bis zur Projektierung und dem Service der Anlagen.

Der gesamte Kernprozess von 2G Energy läuft in der Microsoft-Welt. Und genau hier lag der Schmerzpunkt. Drei unterschiedliche Dynamics-365-Systeme begleiten einen Kunden entlang seiner Customer Journey, ohne dass Dokumente zwischen den Systemen geflossen sind.

• Dynamics 365 CRM Sales für Leads, Accounts, Projekte und Angebote im Vertrieb
• Dynamics 365 Finance & Operations für Projektierung, Produktion und Abrechnung
• Dynamics 365 Field Service für den Anlagenservice vor Ort

Ohne eine zentrale Dokumentenplattform bedeutet das: Angebote, technische Unterlagen, Rechnungen, Serviceberichte und Bilder verteilen sich auf drei Systeme und weitere Ablagen. Eine durchgängige Sicht auf einen Kunden oder eine Anlage war in so einer Konstellation kaum herstellbar.

Das Ziel: Ein System erleben, drei Systeme integriert

Maximilian Fink, Projektleiter für das ECM-Projekt bei 2G Energy, bringt die strategische Leitplanke des Projekts auf den Punkt:

Das übergeordnete Ziel war, dass die User gar nicht merken, dass sie das System wechseln. Wir wollten, dass die Dokumente, die aus diesen Systemen kommen, nicht manuell abgelegt werden müssen, sondern automatisch revisionssicher archiviert werden.

Maximilian Fink,
Projektleiter ECM, 2G Energy AG

Die Anforderungen waren anspruchsvoll. Revisionssichere Archivierung, direkter Zugriff auf Kundenunterlagen aus den führenden Systemen heraus, eine weltweit integrierte Eingangsrechnungsverarbeitung und ein DMS auf dem Stand der Technik. Spannend am 2G-Projekt ist auch die Grundsatzentscheidung: Anders als viele Unternehmen hat sich 2G Energy bewusst gegen eine Cloud-First-Strategie entschieden. Gründe dafür waren eigene Serverräume, vorhandenes Know-how im Haus und vor allem Performance-Anforderungen an die großen Bau- und Anlagenpläne.

Die Umsetzung: Ein d.velop Reiter in jedem Dynamics-System

Statt einer weiteren Insellösung wurde die d.velop platform tief in alle drei Dynamics-Systeme integriert. In jeder relevanten Entität, ob Lead, Account, Projekt, Angebot, Auftrag oder Serviceeinsatz, findet sich ein eigener „d.velop Reiter“. Ein Klick genügt, und Mitarbeitende sehen genau die Dokumente, die zum aktuellen Datensatz gehören.

Die Mechanik dahinter im Überblick:

• Automatische Aktenanlage: Sobald im CRM ein Projekt oder Angebot angelegt wird, entsteht in der d.velop platform automatisch die passende Akten- und Unterstruktur. Niemand legt mehr manuell Ordner an.
• Automatische Dokumentenverarbeitung: Die Plattform übernimmt Dokumente direkt aus der CRM-Timeline, legt sie automatisch in der richtigen Akte ab und ergänzt sie mit den passenden CRM-Metadaten.
• Einheitliche Berechtigungen: Die Rechtesteuerung erfolgt zentral über das Microsoft Active Directory. Fachbereiche müssen sich damit nicht mit zwei Rechtesystemen auseinandersetzen.
• Integriertes Dokumenten-Sharing: Über eine Share-Funktion lassen sich kaufmännische und technische Unterlagen direkt aus dem CRM heraus mit Kunden teilen.
• Eigene Funktionen dank dem d.velop process studio: Nach einer Schulung im d.velop process studio konnte ein Entwickler bei 2G eigene Funktionen bauen. Etwa eine Ein-Klick-Ansicht aller aktuellen Angebotsdokumente oder eine übergreifende Sicht auf alle Serviceberichte einer Anlage, unabhängig von der Einzelakte.

Das Ergebnis: Anwender:innen merken den Systemwechsel nicht mehr

Die wohl schönste Bestätigung, dass Datensilos verschwunden sind, liefert der Alltag bei 2G Energy. Maximilian Fink berichtet, dass sich Anwender:innen heute bei der CRM-Abteilung melden, wenn sie vermeintlich fehlende Berechtigungen im CRM haben, obwohl es eigentlich um das DMS geht. Wer nicht mehr weiß, wo Dokumente physisch liegen, nutzt eine Plattform genau richtig: als nahtlosen Teil seines Arbeitsalltags.

Auch organisatorisch hat 2G Energy einen wichtigen Hebel gezogen. Ein Key-User-Konzept sorgt dafür, dass in jeder Fachabteilung Multiplikator:innen die Strukturen, Belegtypen und Prozesse mitgestalten und Schulungen sowie First-Level-Support übernehmen. Nach über zwei Jahren Live-Betrieb ist das Projekt bewusst nicht „abgeschlossen“, sondern wird kontinuierlich mit Feedback aus den Fachbereichen weiterentwickelt.

Der nächste Ausbauschritt ist bereits konkret: ein zentrales Vertragsmanagement für Lieferantenverträge inklusive Fristenmanagement sowie der KI-gestützte d.velop pilot, der Verträge automatisiert auf Risiken und Klauseln analysiert. Parallel ist d.velop sign bei 2G Energy bereits produktiv im Einsatz. Laut Fink ließ sich die Lösung innerhalb von fünf Minuten in der Cloud buchen und wird heute täglich im Vertragswesen, Vertrieb und Service genutzt.

Integration als Schlüssel zum Erfolg

Das Beispiel der 2G Energy AG zeigt, was eine Plattformlösung leisten kann, wenn Integration konsequent gedacht wird. Das Ergebnis sind einheitliche Prozesse über alle drei Dynamics-Welten hinweg, mehr Transparenz, spürbar geringere Suchzeiten und eine Datenbasis, auf der sich künftige KI- und Automatisierungsszenarien überhaupt erst aufbauen lassen.

Fazit: Plattform denken, nicht in Einzellösungen

Datensilos abzubauen ist kein Selbstzweck. Es ist die Voraussetzung dafür, dass Unternehmen produktiv arbeiten, Compliance-Anforderungen sicher erfüllen und den nächsten Schritt in Richtung Automatisierung und KI gehen können.

Der Weg dorthin führt nicht über ein weiteres isoliertes Tool. Sondern über eine Plattformlösung für Dokumentenmanagement, die sich in bestehende Kernsysteme einbettet und Anwender:innen idealerweise gar nicht merken lässt, dass im Hintergrund ein eigenständiges System läuft. Das Beispiel 2G Energy macht deutlich: Wer Akten- und Berechtigungsstrukturen einmal sauber definiert, Fachabteilungen früh einbindet und auf Integration statt Migration setzt, schafft sich eine dokumentenzentrierte Infrastruktur, die über Jahre trägt.

Dieser Weg ist übrigens nicht nur Großkonzernen vorbehalten. Gerade international tätige Mittelständler wie 2G Energy, die ihre Prozesse in mehreren Systemwelten abbilden müssen, profitieren unmittelbar.