Im privaten Umfeld ist Dir das vielleicht schon passiert: Lukrative Werbeanzeigen suggerieren ein attraktives Abo, welches natürlich innerhalb einer definierten Probezeit fristgerecht gekündigt werden kann. Man freut sich so lange über die Leistungen, bis man genervt feststellt, dass die Vertragsfristen nicht eingehalten wurden. Ehe man sich versieht, steckt man also in einem Jahres-Abo von mehreren hundert Euro und die Freude ist verflogen. Während es im privaten Umfeld meistens nicht lohnt, ist im beruflichen Kontext ein Fristenkalender sinnvoll.
Denn, ob groß oder klein, in Unternehmen geht es meistens nicht um eine einzelne Frist, die in Vergessenheit geraten kann. Schlussendlich fallen unnötige und ungewollte Folgekosten an. Wie sinnvoll wäre hier nicht eine gut funktionierende Erinnerung?
Doch bevor wir uns der Frage widmen, wie man Fristenmanagement möglichst unkompliziert und einfach in ein Vertragsmanagement einbinden kann, sollten wir zunächst beleuchten, was Fristen überhaupt sind.
Die Frist: Der rechtlich definierte Handlungszeitraum
Eine Frist ist ein definierter Zeitraum, in dem eine Handlung vorgenommen werden muss und konkrete Rechtswirkungen ausgelöst werden können. Fristen gehören zu den wichtigsten Bestandteilen im Rechtsverkehr und können bei Nichtbeachtung oder Versäumnissen zur Unwirksamkeit von Rechtsgeschäften führen. Im Kontext von Verträgen bedeutet dies, dass nur in einem definierten Zeitraum zum Beispiel die Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können. Wird eine Frist missachtet bzw. überschritten, spricht man von einer Verfristung. Besonders im Vertragswesen erfolgt i.d.R eine automatische Vertragsverlängerung – sofern keine anderen Konditionen vereinbart sind. Die Berechnungsvorschriften zum Fristbeginn und zu Fristende werden in Deutschland im BGB §§186ff geregelt. Dazu kommen noch weitere Rechtsgebiete wie z.B. das Zivilprozessrecht oder Verwaltungsverfahrensrecht.
Fristenmanagement sollte keine One-Man-Show sein
Das Thema Fristen ist also ganz schön komplex. Wenn man nun zusätzlich noch bedenkt, dass ein Unternehmen mit einer Vielzahl von Vertragsarten mit individuellen Laufzeiten, Fristen, Verlängerungsoptionen und Kündigungsoptionen agiert, kann man schnell den Überblick verlieren. Meist gibt es im Unternehmen eine Person, die als „wandelnder“ Fristenkalender ansprechbar ist und weiß, wann welche Ereignisse anstehen. Findest Du Dich gerade in dieser Beschreibung wieder? Kommen Deine Kollegen immer wieder auf Dich zu, um Vertragsdaten zu erfragen? Musst Du Deinen Kollegen regelmäßig zur Aktivität erinnern oder gar ermahnen? Und am Ende bist Du dann sogar der oder die Leidtragende, wenn Fristen oder vertragliche Pflichten übersehen oder sogar betriebswirtschaftliche Entscheidung falsch abgeleitet werden.
Optimales Vertragsmanagement gelingt mit digitalem Fristenmanagement
Eine zentrale Verwaltung von diversen Fristen in digitaler Form kann für ebenjene Person sowie alle anderen Beteiligten äußerst vorteilhaft sein. Und damit ist keine Outlook Erinnerung oder eine Excelliste auf dem zentralen Firmenlaufwerk gemeint. Es geht vielmehr darum, eine zentrale Plattform zu schaffen, die Vertragsinhalte speichert und das Ableiten von Fristen sowie das Erinnern an Fristen, automatisch und zuverlässig übernimmt.
Ein effektives digitales Fristenmanagement kann beispielsweise dafür sorgen, dass
- Zahlungsfristen eingehalten werden
- Verträge rechtzeitig gekündigt werden
- Verantwortliche Mitarbeiter direkt informiert werden, um reagieren zu können
- Zeit für die Suche nach Dokumenten verringert wird
- keine weiteren Informationssilos, wie Excellisten, erstellt werden
Was ist ein Fristenkalender?
Der Fristenkalender ist eine Übersicht wichtiger Vertragsfristen, die im Unternehmen eingehalten werden müssen. Das können beispielsweise Fristen für die Erfüllung von Lieferaufträgen, Zahlungen oder die Kündigung von Verträgen sein. Der Fristenkalender soll dabei unterstützen, wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und Vertragsfristen einzuhalten.
Der Fristenkalender im Überblick
Falls Du derzeit für die Fristenverwaltung in Deinem Unternehmen zuständig bist, sollte Dir eine gesamtheitliche Plattform zusätzliche Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten bieten. Mithilfe von Aufgaben und Erinnerungen, die Du teilen und delegieren kannst, beziehst Du alle relevanten Personen zum Vertragsvorgang in digitaler Form ein. Gleichzeitig werden alle aktuellen sowie erledigte Aktivitäten zum entsprechenden Vertragsvorgang gebündelt und diese Informationen für alle relevanten Personen und Personengruppen in Echtzeit verfügbar gemacht.
Besonders bei komplexen Vertragsinhalten soll die digitale Unterstützung einfach und intuitiv sein. Denn nur wenn sich die Administration von sämtlichen Vertragsinhalten und dessen Bearbeitung für jeden Anwender einfach anfühlt, findet man die Akzeptanz im gesamten Unternehmen, die es zur Mitarbeit braucht. Visuelle Aufbereitungen von Fristen, Aktivitäten und dessen Erinnerungen macht die Anwendung simpel und leicht verständlich.
Neugierig geworden? Falls Du live erleben möchtest, wie ein digitaler Fristenkalender im Einsatz aussehen kann und wie Du alle Vertragsfristen im Blick hast, laden wir Dich herzlich für eine kostenlose Testphase unseres Vertragsmanagements ein.
In 14 Tagen zum Projekterfolg – digitales Vertragsmanagement mit SharePoint