Verträge sind die Grundlage einer jeder Geschäftsbeziehung. Von der Vertragserstellung bis hin zur Unterschrift des Vertrages sind einige Schritte zu beachten, dennoch beginnt nach der Unterschrift des Vertrages ein oft unterschätzter Aspekt: die Vertragsverwaltung.
Definition Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung ordnet sich als Teildisziplin neben dem Vertragscontrolling in das Vertragsmanagement ein. Das Hauptziel der Vertragsverwaltung ist, Transparenz über alle Vertragsdokumente im Unternehmen zu schaffen und das Vertragswesen zu optimieren. Dabei geht es vor allem darum, einen transparenten Überblick zu haben, mit wem, wann welcher Vertrag abgeschlossen wurde. Zusätzlich gilt es auch die Vertragsfristen zu beachten:
- Wie lange läuft die Vertragsbeziehung?
- Wann muss diese erneuert werden?
- Wie lauten die entsprechenden Aufgaben/ Vertragspflichten?
Im Durchschnitt werden 40 % des Vertragswertes nicht realisiert. Genauso wichtig ist die Regelung der Zugriffsberechtigungen von Personen.
Warum ist Vertragsverwaltung wichtig?
Effiziente Vertragsverwaltung spart Zeit, Kosten und optimiert interne Prozesse, welches die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität im Unternehmen fördert.
Effiziente und transparente Zusammenarbeit
Ein funktionierendes Vertragsverwaltungssystem im Unternehmen generiert ein hohes Maß an Transparenz, welches die interne Zusammenarbeit in Teams sowie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. Der ständige Zugriff auf Vertragsdokumente und Verträge ist sichergestellt und das Risiko der Bearbeitung von verschiedenen Versionsverläufen wird minimiert. Die optimierten Prozesse vermindern lange Abstimmungsketten, Missverständnisse, Engpässe und Frustrationen bei Mitarbeitenden, welches zu einer höheren bei Mitarbeiterzufriedenheit führen kann.
Produktivitätssteigerung
Unternehmen stehen unter zunehmendem Druck, immer mehr Kosten einzusparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Die Vertragsverwaltung kann sowohl die Steigerung der betrieblichen, finanziellen Leistungsfähigkeit und die parallele Senkung des finanziellen Risikos in einem Unternehmen beeinflussen.
Ein Punkt, der erheblichen Einfluss auf den Erfolg hat, ist die richtige Verwaltung von Verträgen. Bei vielen Unternehmen liegt genau dort das Potenzial zur Verbesserung. Da die Vertragsverwaltung eine sehr zeitintensive Aufgabe ist, bietet es sich bei diesem Prozess an, auf eine effiziente und digitale Vertragsverwaltungssoftware zurückzugreifen.
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Welche Vorteile bringt eine digitale Vertragsverwaltung in deinem Unternehmen?
- Verpasse keine Vertragsfristen mehr durch Benachrichtigungen
- Steure selbst die Zugriffsrechte und lege fest, welche Mitarbeiter welche Verträge sowie die dazugehörigen Vertragsdokumente sehen dürfen
- Profitiere bei der digitalen Vertragserstellung von freigegebenen Vertragsvorlagen, Workflows zur Vertragserstellung, Freigabeworkflows und der kollaborativen Bearbeitung / Zusammenarbeit
- Mit der digitalen Unterschrift kannst du aus der Vertragsverwaltung heraus den Signaturprozess anstoßen und die Vertragspartner zur digitalen Signatur einladen.
- Genieße einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf deine Verträge und die Vertragsdokumente
- Archiviere Vertragsdokumente revisionssicher
- Durch eine integrierte Schnellsuche, einer Volltextsuche sowie die granulare Filtermöglichkeit mittels Vertragsdetails findest du alle Verträge wieder
- Durch intelligente Berichte kannst du bestimmte Daten deiner Verträge schnell und einfach auswerten
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Der Weg zur digitalen Vertragsverwaltung
Im Vertragsmanagement unterscheidet man zwischen der Vertragsverwaltung und dem Vertragscontrolling. Das Vertragscontrolling ist ein weiterer wichtiger Aspekt in einer effizienten Vertragsverwaltung und umfasst verschiedene Maßnahmen zur Messung und Bewertung von Vertragsrisiken.
Bei der Einführung der einer digitalen Vertragsverwaltung solltest du dir folgende Frage stellen: Sollen Verträge erstellt oder abgelegt und „controlled“ werden? Dabei unterscheidet man den Bereich der Vertragserstellung und der Vertragsarchivierung in Kombination mit dem Vertragscontrolling.
Im Bereich der Vertragserstellung sollte man sich vorab folgende Fragen stellen:
- Hast du Standardverträge im Einsatz? Dann kannst du im Unternehmen immer wieder auf freigegebene Vorlagen für Verträge zugreifen und diese als Basis für einen neuen Vertrag nutzen. Trifft das nicht zu, müssen Individualverträge für jede Vereinbarung erstellt werden.
- Mit welchen Vertragstypen arbeitest du jeden Tag? Es gibt verschiedene Vertragstypen, wie zum Beispiel Mietverträge, Kaufverträge und Maklerverträge.
- Welche Vertragsdetails sind für dich entscheidend?
- Welche Prozesse rund um den Vertrag sind für dich wichtig?
Bei der Vertragsarchivierung und dem Vertragscontrolling sollte man sich folgende Fragen stellen:
- Hast du Standardverträge im Einsatz? Dann kannst du im Unternehmen immer wieder auf freigegebene Vorlagen für Verträge zugreifen und diese als Basis für einen neuen Vertrag nutzen. Trifft das nicht zu, müssen Individualverträge für jede Vereinbarung erstellt werden.
- Welche Daten willst du aus deinen Verträgen auswerten und grafisch aufbereiten?
- Welche Meilensteine und Aufgaben des Vertrags sind wichtig, um zum Beispiel Vertragswerte zu realisieren.
Vertragserstellung, Vertragsarchivierung & Vertragscontrolling
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