Du möchtest endlich die Verträge in deinem Unternehmen standardisieren? Doch worauf kommt es an und welche Schritte sollte man beachten beim Verträge aufsetzen? Wir verraten es Dir in den folgenden Zeilen!
Die meisten Verträge werden Unternehmen bereits in einer Textverarbeitungssoftware aufgesetzt. Dennoch ist die Vertragserstellung oft noch ein eher manueller Aufwand. Je nach Art des Vertrags ändern sich selbstverständlich auch dessen Anforderungen.
Vertragsarten:
- Kaufverträge
- Mietverträge
- Arbeitsverträge
- Gesellschafterverträge
- Lieferantenverträge
- Leasingverträge
- Mobilfunkverträge
- Wartungsverträge
- Softwareverträge
- AGBs
- NDA
Verträge aufsetzen: So geht’s digital!
Damit man nicht bei jedem Vertrag von vorne beginnen muss, gibt es spezielle Software, wie das Vertragsmanagement der d.velop, mit der Vertragsvorlagen verwaltet werden können. Wie die einzelnen Schritte ablaufen, erfährst Du in den folgenden Abschnitten.
Schritt 1: Verträge zur Vertragsanlage identifizieren
Verträge können im Unternehmen breit gestreut sein, denn viele Abteilungen innerhalb der Firma sind involviert. Ihre IT-Abteilung wird beispielsweise Software- und Wartungsverträge verwalten, das Fuhrparkmanagement arbeitet mit Leasingverträgen, der Vertrieb mit Kundenverträgen, der Einkauf mit Lieferanten- und Partnerverträgen. Das Ganze zieht sich also quer durchs Unternehmen. Bilde daher eine kleine „Taskforce“ und prüfe die gängigsten Verträge.
Schritt 2: Vertragsanforderungen klar definieren
Wie wir bereits wissen, gibt es unterschiedlichste Anforderungen an verschiedene Verträge. Neben den üblichen Anforderungen, wie der Nennung der Vertragsparteien und des eigentlichen Gegenstandes des Vertrags, kommen oftmals Fristen, Verantwortlichkeiten, Zahlungsbedingungen, aber auch Vertragsverletzungen hinzu. Damit auch deine Arbeitskollegen:innen den Inhalt des Vertrags schnell erfassen können, sollten Leistung und Gegenleistung klar definiert werden. Um dies gut zu strukturieren, hilft eine Präambel im Vertrag. Diese beschreibt kurz die Vertragsparteien und die eigentlichen Motive für den jeweiligen Vertragsschluss.
Schritt 3: die automatisierte Vertragserstellung
In einer Software für Vertragsmanagement kann man diese Vertragsarten und Anforderungen digital hinterlegen. Standardisierte Felder lassen sich so erstellen und vorbelegen. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Frust bei der wiederholten Vertragsanlage. Mit Hilfe der definierten Felder kannst du binnen weniger Klicks deine Verträge aufsetzen und digital verwalten. Mit Hilfe von Textbausteinen ist ein dadurch erzeugtes Textdokument auch bereits mit den ersten Inhalten gefüllt.
Tipp: Arbeite mit deinem Vertragspartner nach der ersten Vertragsanlage gemeinsam am digitalen Dokument. Nicht selten werden Verträge ausgedruckt, kuvertiert und postalisch zum Vertragspartner versendet. Dies kann mehrere Korrekturschleifen mit sich ziehen. Die Vertragszeichnung zieht sich somit in die Länge. Die gemeinsame Arbeit im digitalen Dokument spart wertvolle Zeit!
Schritt 4: Zentrale Vertragsverwaltung
Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt nicht nur beim Verträge aufsetzen, sondern auch bei der Verwaltung von Verträgen. Mit dem Fristenmanagement hast du beispielsweise jederzeit deine Vertragsfristen im Blick. Dank einer zentralen Vertragsübersicht werden übergreifende Strukturen und transparente Darstellungen geschaffen.
In 14 Tagen zum Projekterfolg – digitales Vertragsmanagement mit SharePoint
Fazit: Verträge aufsetzen ist mit der richtigen Software kein Hexenwerk!
Gute Verträge aufzusetzen ist kein Hexenwerk, auch wenn es manchmal so scheinen mag. Ein digitales Vertragsmanagement hilft dir dabei, den Überblick über die benötigten Parameter zu behalten und diese strukturiert abzuarbeiten. Der wichtigste Aspekt ist und bleibt eine genaue Darstellung, was der Vertrag regeln soll. Folgende Punkte müssen dementsprechend unbedingt bedacht werden:
- Nennung der Vertragsparteien
- Herleitung des Vertrags (Präambel)
- Leistungsgegenstand des Vertrags
- Nennung der Fristen
- Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner
- Kosten bzw. Zahlungsbedingungen
- Klärung der Haftungsfrage
Dennoch sollte auch bei der automatisierten Vertragserstellung ein Anwalt zu Rate gezogen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien im Fall der Fälle bestens abgesichert sind.
Erfahre im nachfolgenden Projektguide, wie die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements im Unternehmen erfolgreich abläuft. Mithilfe von Praxistipps und Checklisten bist du startklar für Dein eigenes digitales Vertragsmanagement: