Dokumente zusammenfassen mit KI: Der d.velop pilot im Einsatz bei Zentis 

„Die Zukunft der Dokumentverwaltung liegt in der intelligenten Prozessautomatisierung und der intelligenten Aufbereitung des vorhandenen Unternehmenswissens.“ So beschreibt Jan Föcking, Senior Software Development Engineer AI bei d.velop, die Bedeutung von Künstlicher Intelligenz (KI) in der modernen Unternehmenswelt. Dabei denkt er auch an den Use Case des Lebensmittelherstellers Zentis, insbesondere im Zusammenfassen und der Extraktion von Schlüsselinformationen aus komplexen Vertrags-Dokumenten.

Erst kürzlich hat Jan sein umfassendes Wissen in einer Masterclass auf der data:unplugged 2025, dem Festival für Daten und KI in Münster, geteilt und freut sich schon auf die nächste Masterclass beim anstehenden d.velop SUMMIT 2025. Mit einem herausragenden Abschluss in Wirtschaftsinformatik und einem tiefen Interesse sowie umfangreichem Know-how im Bereich Künstlicher Intelligenz ist Jan einer unserer Experten auf diesem Gebiet.

Dokumente mithilfe von Künstlicher Intelligenz zusammenzufassen ist ein mittlerweile beliebter Anwendungsfall, der durch die innovative Technologie im Dokumentenmanagement vor allem zu Effizienzsteigerung, erheblicher Fehlerreduktion und verbessertem Wissensmanagement im Unternehmenskosmos verhilft.

Wie KI das Zusammenfassen von Dokumenten transformiert – Herausforderung, Lösung & Potenzial

Ganz gleich, ob im Beruf, an der Universität oder im privaten Bereich – das Zusammenfassen von Dokumenten und das Herausfiltern wichtiger Informationen aus langen, komplexen Texten waren schon immer eine zeitraubende und mühsame Aufgabe. Oft endet es damit, dass man mit dem Textmarker ganze Absätze markiert und dabei den Überblick über die wesentlichen Fakten verliert, ganz zu schweigen von deren Wahrnehmung und der korrekten Weiterverarbeitung der Informationen aus dem undurchschaubaren Neon-Gewirr. Hinzu kommt die Herausforderung, sensible Informationen datenschutzkonform zu behandeln und sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Einblick erhalten.

Digitalisierung und innovative Technologien wie Künstliche Intelligenz sind hier zu wahren Helden des Alltags geworden. Die Bearbeitung und Aufbewahrung digitaler Dokumente in einem Dokumentenmanagement-System lösen durch Revisionssicherheit und rechtskonforme Archivierung nach GoBD schon einmal den Sicherheitskonflikt. Die mühsame Arbeit des manuellen Zusammenfassens blieb bis zur Einführung von KI bestehen.

Fortschrittliche, generative KI-Algorithmen helfen bei der sicheren und effizienten Dokumentenverarbeitung. Die Technologie analysiert und versteht den Text des Dokuments und filtert je nach Arbeitsanweisung (Prompt) die wichtigsten Informationen heraus. Dabei kann die Genauigkeit der Zusammenfassung gebrieft werden. Die KI extrahiert entweder die relevanten Inhalte direkt aus dem Originaltext oder erstellt eine kürzere Version in eigener Formulierung – für eine Zusammenfassung in nur wenigen Sekunden.

Über die Hälfte der Befragten glaubt, dass KI das Leben erleichtern kann

Laut einer Studie von Bitkom glauben 55 % der Befragten, dass Künstliche Intelligenz das Leben vereinfachen kann. Der tatsächliche Einsatz generativer KI-Anwendungen sieht bisher jedoch anders aus. Unter den Privatpersonen ist generative KI bereits weitverbreitet – hier hat die Hälfte der Menschen sie schon getestet, während sie in Unternehmen noch relativ selten eingesetzt wird. Nur jedes zehnte Unternehmen nutzt sie beispielsweise für die Erstellung von Texten, Software-Codes oder Bildern. Das Potenzial ist also groß.

Die Zeiten sind vorbei, in denen sich Unternehmen fragen mussten, ob ihnen generative KI Vorteile bringen kann. Heute geht es nicht mehr um das Ob, es geht nur noch um das Wie, Wann und Wo.

Dr. Ralf Wintergerst
Bitkom-Präsident

Dokumente zusammenfassen KI: d.velop pilot – Funktionen & Vorteile

Der innovative KI-Assistent von d.velop integriert sich optimal in die bestehende Dokumentenverwaltung. Über die Chat-Funktion beantwortet der d.velop pilot Fragen zu einem oder mehreren Dokumenten und ist unter anderem in der Lage Zusammenfassungen zu erstellen oder zeitliche Bezüge zwischen Dokumenten herauszuarbeiten.

Zusätzlich können durch eine einfache Konfiguration intelligente Assistenten erstellt werden, die das organisationsspezifische Domänenwissen intelligent aufbereiten und der/dem Nutzer:in in natürlicher Sprache Zugriff auf dieses Wissen geben.

Der d.velop pilot greift dazu auf aktuelle Techniken der Künstlichen Intelligenz zurück. Eingaben in Form natürlich-sprachlicher Anfragen werden dabei mithilfe von Large Language Models interpretiert und in Aktionen übersetzt. 

Funktionen im Überblick

• Intelligente Zusammenarbeit mit dem Dokumentenmanagement: Nahtlos in das DMS integriert, unterstützt der KI-Assistent die effiziente Verwaltung, Organisation digitaler Dokumente und ermöglicht die Interaktion mit diesen. Er erleichtert die Suche und Kategorisierung von Dokumenteninformationen und verbessert die Benutzerfreundlichkeit.
• Intelligenter Kontext: Der KI-Assistent erkennt Dokumente und deren Inhalte und generiert automatisch zum jeweiligen Dokument Kontextinformationen, wie zum Beispiel praktische Kurzzusammenfassungen.
• Intelligente Abstraktionsniveaus: Eine wertstiftende Ergänzung ist, dass die KI den Inhalt auf verschiedene Abstraktionsniveaus zusammenfassen kann. So lassen sich beispielsweise die wesentlichen Punkte eines wissenschaftlichen Papers so zusammenfassen, dass auch ein Laie diese nachvollziehen kann.
• Intelligenter Chat: Die Chat-Funktion ermöglicht es, Fragen zum Dokument zu stellen oder Eingaben zu tätigen. Zusammenfassungen von Texten, Antworten auf Vertragsfristen und weitere Informationen liegen so in Echtzeit vor.
• Intelligente Prozesse: In Kombination mit dem KI-Assistenten kann die KI-gestützte Prozessautomation des d.velop process studios Routineaufgaben effizient übernehmen.

Vorteile und Gründe für das Dokumente zusammenfassen mit KI von d.velop:

• Effizienz und Produktivität: Die schnelle Wissensverfügbarkeit ermöglicht Zeit- und Kostenersparnis. Der Ersatz manueller Tätigkeiten und Routineaufgaben setzt Ressourcen für wertschöpfende Arbeiten frei.
• Zuverlässigkeit und Kontrolle: Basierend auf dem Unternehmenswissen, sind die evaluierten Informationen und Zusammenfassungen verlässlich. Außerdem können alle Vorschläge problemlos vom Nutzenden übersteuert werden.
• Fehlerreduktion: Die präzisen und einheitlichen Zusammenfassungen des KI-Assistenten minimieren menschliche Fehler.
• Wissensmanagement: Daten und Informationen gehen nicht verloren und bleiben zugänglich, statt im Dokumentenarchiv zu schlummern, wodurch Wissen jederzeit verfügbar und Informationssicherheit gewährleistet wird.
• Verfügbarkeit: Durch die nahtlose Anbindung in die bestehende Anwendungslandschaft ist die Funktion im Dokumentenmanagement jederzeit griffbereit.
• Compliance: Die Einhaltung von Sicherheitsstandards wird gewährleistet.
• Praxisnähe: Unterstützung durch Employee Self Service, Product Engineering Bots, Vertriebsassistenten zur Angebotserstellung und Bots für Service- und Supportprozesse.
• Aktualität: Durch stetige Weiterentwicklung bleibt der Assistent auf dem neuesten Stand der Technik.

Use Case: KI im Einsatz bei Zentis – Dokumente zusammenfassen, Prozesse automatisieren & neue Möglichkeiten entdecken

d.velop blog: Gibt es einen konkreten Use Case für die Dokumentenzusammenfassung mit KI durch unsere Anwender:innen? Wie haben diese von der Nutzung des d.velop pilot profitiert?

Jan Föcking: Aktuell sehen wir KI-basierte Zusammenfassungen überall dort als besonders nutzenstiftend an, wo Menschen lange und/oder komplexe Dokumente vollständig lesen und bewerten müssen. Einen derartigen Case betreuen wir derzeit beim Lebensmittelunternehmen Zentis.

Auch heute zeigt Zentis weiterhin einen starken Sinn für Innovation und setzt den d.velop pilot im Wissensmanagement zukunftsorientiert ein.

Im aktuellen Projekt unterstützen wir hoch qualifizierte Wissensarbeiter in der Legal-Abteilung dabei, Verträge schneller bearbeiten/prüfen zu können. Bereits beim Import wird der Vertrag mithilfe des d.velop pilot zusammengefasst und es werden wesentliche Informationen aus dem Dokument ausgelesen, die den Verantwortlichen die Arbeit mit dem Vertrag in der Folge deutlich erleichtern.

d.velop blog: Wie läuft die Nutzung des d.velop pilot bei Zentis ab?

Jan Föcking: Das ist in diesem Fall ziemlich spannend. Der Kunde hat zunächst die normale Chat-Funktion genutzt und dabei festgestellt, dass er mit dem d.velop pilot die wesentlichen Bestandteile eines Vertrages zusammenfassen und zusätzlich gewünschte Informationen wie Vertragspartner, Vertragsdauer, Fristen, Gerichtsstand, Vertraulichkeitsvereinbarungen etc. direkt auslesen kann. Der Kunde kam dann aber schnell mit der Anforderung auf uns zu, dass eine chatbasierte Interaktion zwar ein guter Anfang sei, durch eine höhere Automatisierung aber eine noch höhere Arbeitsentlastung geschaffen werden könnte.

Über das d.velop process studio konnte sich der Kunde schlussendlich sein eigenes Formular zusammenbauen, in welchem der Nutzer einfach einen Vertrag hochladen kann. Im Hintergrund werden in dem Formular dann entsprechende Bausteine angesprochen, die der d.velop pilot im d.velop process studio bereitstellt. So hat der Kunde schlussendlich seine eigene Wunschlösung und der d.velop pilot arbeitet nur im Hintergrund, um die benötigten Informationen zum Vertrag zu ermitteln.

d.velop blog: Gibt es neue Features und Entwicklungen beim d.velop pilot?

Jan Föcking: Seit kurzer Zeit gibt es sogenannte Prompt-Vorschläge, die jederzeit im Chat zur Verfügung stehen. Beliebte Informationen, wie z. B. das Dokumente zusammenfassen, sind damit nur einen Klick entfernt.

Bei der Interaktion mit mehreren Dokumenten haben wir die Zusammenfassungen deutlich optimiert. Darüber hinaus ist der d.velop pilot nun auch in der Lage, zeitliche Bezüge über mehrere Dokumente hinweg herauszuarbeiten. Das kann zum Beispiel dann hilfreich sein, wenn man sich Trends in Quartals- oder Jahresberichten über mehrere Perioden hinweg anschauen möchte.

Wir werden zeitnah ein Angebot des d.velop pilot bereitstellen, das Modelle nutzt, die nicht bei Hyperscalern (große Cloud-Anbieter) betrieben werden. Dieses Angebot adressiert insbesondere den regulierten Markt.

Aktuell arbeiten wir daran, ganz neue Quellennachweise zu implementieren. Der d.velop pilot wird in Zukunft bei Aussagen immer explizit angeben, aus welchem Dokument die zugrundeliegende Information stammt, und dieses zitieren.

d.velop blog: Welche Trends und Hypes sind aktuell im Bereich der KI-gestützten Dokumentenverwaltung zu erkennen? Welche zukünftigen Entwicklungen können wir erwarten?

Jan Föcking: 

• Agentic AI: Ausgehend von Assistenten, die den/die Wissensarbeiter:in bei seiner Tätigkeit unterstützend zur Seite stehen, wird es immer mehr hingehen zu Agenten, die nicht nur Zugriff auf Wissen geben, sondern Aktionen ableiten und so voll automatisiert ganze Aufgaben lösen. 
• Datenqualität als Differentiator: „Shit in – Shit out“ gilt auch in Zukunft weiterhin. Ohne eine hinreichend gute Datenbasis können auch die besten KI-Modelle keine guten Ergebnisse liefern. 
• Kleine, spezialisierte KI-Modelle: Für bestimmte Branchen und Anwendungsfälle wird es deutlich kleinere, spezialisierte Modelle geben, die zum Teil auch lokal betreibbar sein werden. 

Entdecke, wie man mit der KI-gestützten Dokumentenanalyse des d.velop pilot (LLM) wertvolle Zeit bei der Vertragsprüfung sparen kann. Der KI-Assistent erstellt prägnante Zusammenfassungen und beantwortet gezielt Fragen zum Inhalt:

Fazit – KI-Agenten sind die Zukunft der Dokumentenzusammenfassung

Wie, wann und wo KI im künftigen Alltag stattfindet, muss jeder für sich selbst entscheiden. Wichtig mitzunehmen ist, dass KI als unterstützendes Hilfsmittel die Art und Weise, wie Unternehmen mit Informationen umgehen, als auch die Automatisierung von Routineaufgaben, das Wissensmanagement und die Datenextraktion revolutioniert. Am Beispiel des Süßwarenherstellers Zentis wird deutlich, dass KI Dokumente zusammenfassen kann – und das nicht nur Zeit spart, sondern auch die Effizienz und Genauigkeit erheblich steigert.

Die Integration von KI in die Dokumentenverwaltung, wie sie der d.velop pilot bietet, zeigt eindrucksvoll, wie Unternehmen von dieser Technologie profitieren können.