Prozessmodellierung leicht gemacht!

Sie kommen in jedem Unternehmen vor und das völlig unabhängig von der Branche, Unternehmensgröße oder Abteilung: Geschäftsprozesse. Doch nicht immer sind diese effizient. Einige Prozessschritte sind sogar überflüssig, Zeitfresser und mit hohen Betriebskosten verbunden. Um das zu verhindern, kann Prozessmodellierung dabei helfen, Prozesse von Anfang bis Ende wirklich effizient zu gestalten, indem unnötige Schritte erkannt und eliminiert werden. Und das Tolle daran: Fachabteilungen können nun selbst aktiv werden und etwas daran ändern. Wie? Das erfährst du in diesem Blogartikel.

Dabei werden Fragen beantwortet wie: Wo ist der Anfang und wo das Ende eines Prozesses, oder auch: Was ist der Auslöser und welches Ereignis schließt den Prozess ab? Gibt es Unklarheiten bei den Verantwortlichkeiten, die den Ablauf verzögern? Wo können Prozessschritte verkürzt oder gar gestrichen werden? Klar wird, dass die Prozessmodellierung einen wesentlichen Beitrag zur Effizienz im Unternehmen beiträgt, was wiederum zu vielen weiteren Vorteilen führt.

Warum Prozessmodellierung ein Muss ist

Das Ziel der Prozessmodellierung ist insbesondere die vereinfachte Darstellung von komplexen Prozessen. Durch die verständliche, grafische Übersicht entsteht eine Basis zur Optimierung von Prozessen, insbesondere Geschäftsprozessen. Dabei sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und können dazu beitragen, jegliche Prozesse zu verbessern. Somit unterstützt die Prozessmodellierung dabei,

• Ineffiziente Prozesse aufzudecken: Unnötige Schritte, Engpässe, Lücken oder Automatisierungsmöglichkeiten können im Prozessablauf besser erkannt werden.
• Zeit und Kosten zu sparen: Durch die Eliminierung unnötiger Schritte und die Automatisierung der verbleibenden Schritte, kann nicht nur enorm viel Zeit eingespart, sondern auch die Betriebskosten stark reduziert werden.
• Automatisierungen zu ergänzen: Es werden auch banale Tätigkeiten erkennbar, für die eine Maschine oder Software ebenso gut zum Einsatz kommen könnte, statt den Mitarbeitenden die wertvolle Zeit zu entziehen. Monotone und sich immer wiederholende Prozesse gehören durch Hyperautomation der Vergangenheit an.
• Mitarbeitende zu entlasten: Unnötige Schritte sind vor allem für die Mitarbeitenden eine nervige und demotivierende Angelegenheit. Die Zeit könnte für sinnvollere Tätigkeiten genutzt werden, was auch die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden erhöht.
• Verantwortlichkeiten und Kommunikation zu koordinieren: Verantwortlichkeiten für einzelne Prozessschritte werden verdeutlicht sowie die Kommunikation zwischen verschiedenen Personen oder Einheiten wird vereinfacht.
• Geschäftsprozesse zu digitalisieren: Die Digitalisierung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen erleichtern das Leben im Arbeitsalltag. Viele Routineaufgaben, die stets per Hand ausgeführt wurden, können heutzutage Workflows erledigen. Stichwort: Workflow-Management.

Fachabteilungen modellieren Prozesse zukünftig selbst

Fachabteilungen sind diejenigen, die ineffiziente Schritte und Probleme schnell erkennen, da sie dem Geschäftsprozess am nächsten stehen. Sie wissen genau, welche Schritte gut oder weniger gut laufen und welche Schritte gar völlig sinnlos sind. Deshalb liegt häufig in den Abteilungen selber das Bedürfnis, ineffiziente Prozessschritte zu eliminieren, ohne dabei auf die IT-Abteilung warten zu müssen.

Fachkräfte können nun den ersten Schritt machen und selbstständig ihre Prozesse skizzieren, ohne den längeren Weg über die IT-Abteilung machen zu müssen. Dadurch verringert sich der eigentliche Entwicklungsprozess enorm, es treten weniger Kommunikationsfehler auf und als kleiner Nebeneffekt werden eigens entwickelte Prozesse auch lieber verwendet und in der Abteilung etabliert.

Aber wie kann die Prozessoptimierung erfolgreich umgesetzt werden?

Zunächst wird ermittelt, welcher Prozess Optimierungsbedarf hat. Anschließend kann, wenn nötig, die IT in das Projekt einbezogen werden. Im dritten Schritt findet die Skizzierung im d.velop process studio statt, wodurch ineffiziente Prozessschritte besser erkennbar sind und die Optimierung visuell dargestellt werden kann. Wichtig ist dabei die Rücksprache im Fachbereich, um verschiedene Perspektiven und Meinungen einbringen zu können, als auch die Akzeptanz im Team zu erhöhen. Einige Prozesse können selbstständig von den Fachabteilungen optimiert und umgesetzt werden, andere (komplexe) Prozessoptimierungen benötigen Unterstützung von der IT-Abteilung – dies sollte ganz individuell entschieden werden.

Prozessmodellierung ohne IT-Kenntnisse – so geht’s!

Mit der Hilfe von No-/Low-Code Plattformen werden Fachabteilungen in die Lage versetzt selbst ihre Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Mit geeigneten Editoren, wie dem d.velop process studio, werden Prozesse mittels verschiedener Elemente skizziert. Hierbei können externe Systeme nahtlos integriert und Daten problemlos einbezogen werden. Wie das aussehen kann, zeigt das nachfolgende Video am Beispiel eines Genehmigungsprozesses:

Unser Fazit

Prozessmodellierung muss nicht Sache der IT-Abteilung sein. Fachabteilungen können selbst den ersten Schritt machen und müssen nicht länger auf die Optimierung interner Prozesse warten. Dir fällt spontan schon der ein oder andere Prozess ein, bei dem du schon seit einer Weile Optimierungsbedarf siehst? Dann warte nicht länger und starte durch mit dem d.velop process studio!