Verträge online unterschreiben

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“Wie kann ich im Home Office Verträge online unterschreiben?”
Seit Beginn 2020 haben sich Millionen von Menschen diese Frage gestellt, welche plötzlich von Zuhause aus ihrem täglichen Geschäft nachgehen mussten. Besonders diejenigen, für welche ein regelmäßiger Besuch im Büro zum ganz normalen Arbeitsalltag gehörte.

Was früher für den Großteil der Unternehmen undenkbar schien, wurde plötzlich zur neuen Realität. Home Office – für viele Arbeitnehmer war dieser Begriff Anfang 2020 noch ein weit entfernter Traum, welcher aufgrund konservativ denkender Unternehmensführungen keine baldige Erfüllung versprach. Bis Corona kam und alles veränderte.

Doch war genau diese notgedrungene Veränderung vielleicht auch der Weckruf, den viele Unternehmensführungen so dringend brauchten, um endlich in der modernen Welt anzukommen? Wenn man sich umhört, lautet die Antwort auf diese Frage ganz klar: ja! Viele berichten von gestiegener Produktivität, mehr Zeit für Familie und Privates und ein daraus resultierender Anstieg der Lebensfreude. Doch selbstverständlich hat auch diese Medaille ihre Kehrseite.

Denn keine Technologie, kein Webmeeting und keine E-Mail ersetzt den direkten Kontakt zu den Kollegen. Trotz der eingesparten Zeit, die durch das wegfallende Pendeln zum Büro gewonnen wird, fehlt die Möglichkeit aus den eigenen 4 Wänden auszubrechen, um sich in einer Arbeitsatmosphäre aufzuhalten und so eine klarere Grenze zwischen Privat- und Berufsleben ziehen zu können.

Doch nicht nur diese Punkte rufen bei viele Menschen gemischte Gefühle zum Thema Home Office hervor. Was ist mit beispielsweise mit den unzähligen Verträgen, die unterschrieben und verschickt werden müssen? Denken wir hier einmal an Personalvermittlungen, Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer, Behörden, Dienstleister – die Liste ist unendlich lang und lässt sich um fast jede beliebige Sparte ergänzen. Jedes Unternehmen muss nun mal diverse Verträge unterschreiben, um überhaupt existieren zu können. Hierbei unterscheiden wir unter einer Vielzahl an Vertragsarten:

  1. Arbeitsverträge
  2. Werkverträge
  3. Dienstverträge
  4. Pachtverträge
  5. Mietverträge
  6. Kaufverträge
  7. Schenkungsverträge
  8. Lizenzverträge
  9. Leihverträge
  10. Darlehensverträge
  11. Tauschverträge
  12. Gesellschaftsverträge

So unterschiedlich diese Verträge in ihrem Kern sein mögen – eins haben sie jedoch alle gemeinsam: um wirksam zustande kommen zu können, müssen sie von zwei oder mehreren Parteien unterschrieben werden. Nun fällt dies in Zeiten von Home Office eher schwerer – sollte man meinen. Denn vielleicht ist auch dies ein weiterer Weckruf an ein verstaubtes und überholungsbedürftiges System, welches sich nun gezwungen sehen wird, mit der Zeit zu gehen. Führt man sich einmal vor Augen, wie viel Zeit man unter Umständen mit dem herkömmlichen Unterschreiben eines Vertrags verbringt, wird einem relativ schnell bewusst, dass der Ablauf ineffizienter kaum sein kann:

1. Schritt: Vertrag ausdrucken
2. Schritt: Partei A unterschreibt den Vertrag
3. Schritt: Partei A verschickt den Vertrag postalisch an Partei B
(aufgewecktere Parteien nutzen hier den Scanner + Mailversand)
4. Schritt: Partei B unterschreibt Vertrag
5. Schritt: Partei B schickt Vertrag zurück an Partei A

Dieses Szenario kann gut und gerne mehrere Tage, wenn nicht sogar Wochen in Anspruch nehmen. Halten wir kurz inne: Wir können also unsere Kaffeemaschine per App so steuern, dass uns um Punkt 7:37 Uhr der frisch-gemahlene Espresso vollautomatisch in die Tasse läuft, jedoch benötigen wirklich essentielle Vertragsschließungen aufgrund fehlender Lösungs-Integrationen bis zu mehreren Wochen?

Nicht mit uns dachten wir uns bei d.velop und schritten zur Tat. So bietet d.velop eine rechtsgültige digitale Unterschrift, mit welcher man ganz einfach Verträge online unterschreiben kann – völlig egal, wo man gerade ist. Wer Verträge von mehreren Parteien unterschreiben lassen muss, kann bequem eine Signatur-Abfolge festlegen. Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt – geschweige denn postalisch versandt werden – sondern lassen sich innerhalb weniger Sekunden online unterschreiben, versenden und ablegen.

Ist online Unterschreiben sicher?

Mithilfe eines Public-Key-Verfahrens mit einer Zertifizierungsstelle [certification authority (CA)] wird jeder online unterschriebene Vertrag verifiziert und die Echtheit der jeweiligen Unterschrift bewiesen. Gespeichert werden hochgeladene Verträge in der Cloud und sind von dort aus überall abrufbar. Die Cloud-Server befinden sich in Deutschland und werden nach strengsten DSGVO-Richtlinien betrieben, sodass das Höchstmaß an Datenschutz für alle dort abgelegten Verträge garantiert ist.

Ist eine digitale Unterschrift rechtskräftig?

Ja, da d.velop sign mit der Bundesdruckerei als Vertrauensanbieter zusammenarbeitet, ist die digitale Unterschrift rechtskräftig und hat vor jedem Richter Bestand. Die von der Europäischen Union verfasste eIDAS-Verordnung wird durch die BDR gewahrt, was sowohl von der TÜV Informationstechnik GmbH, als auch von der Bundesnetzagentur nach ausgiebiger Prüfung bestätigt wurde. Somit ist d.velop sign eine eIDAS-konforme, deutsche Fernsignatur, welche EU-weit mittels drei verschiedener Signaturlevel für jede erdenkliche Art von Verträgen stets rechtssicher genutzt werden kann.

Ist online Unterschreiben teuer?

Kurzgesagt: Nein! Wenn man sich vor Augen führt, dass ein 30-köpfiges Unternehmen im Jahr durchschnittlich 9.734,77 € an Druckkosten ausgibt, wird schnell klar, dass diese Kosten unmöglich durch eine digitale Unterschrift übertroffen werden können. Das Gegenteil ist hier der Fall. [Die Preise von d.velop sign sind hier zu finden.]

Welche Verträge kann ich online unterschreiben?

Jeder Vertrag kann dank der Auswahl aus drei verschiedenen Signatur-Leveln online unterschrieben werden. Hierzu zählen folgende Formen der digitalen Signatur:

  • einfache Signatur
  • fortgeschrittene Signatur
  • qualifizierte Signatur

Je nach Wichtigkeitsgrad des zu unterschreibenden Vertrags kann man zwischen diesen drei Signatur-Leveln wählen und so sicherstellen, dass diese sowohl vor Veränderung geschützt sind, als auch nur durch vorab identifizierte Personen unterschrieben werden können. Mehr zum Thema gibt es in unserem Blogbeitrag “Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?” nachzulesen.

Warum Verträge online unterschreiben?

Verträge online zu unterschreiben spart nicht nur Zeit, sondern auch echtes Geld. Nicht nur im Home Office lässt es sich so einfacher und effizienter arbeiten. Unternehmen, die auf eine digitale Signatur setzen, machen einen weiterer wichtigen Schritt in Richtung Digital Workplace, welcher es – wie uns jüngst erneut auf ziemlich drastische Art und Weise unter Beweis gestellt wurde – wert ist zu gehen.

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