Die Arbeit mit Dokumenten gehört in vielen Unternehmen zum Alltag – sei es beim Erstellen von Texten, Auswerten von Daten oder Verwalten von Informationen. Doch gerade diese Aufgaben sind oft zeitaufwendig, wiederholen sich regelmäßig und sind anfällig für Fehler. Manuelle Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration und Ressourcen. Hier kommen moderne Technologien ins Spiel: KI-gestützte Virtual Assistants bieten neue Möglichkeiten, um die Dokumentenarbeit effizienter und zuverlässiger zu gestalten. Sie unterstützen bei der Erstellung, Analyse und Organisation von Inhalten – und das oft in Sekunden.
Ziel dieses Artikels ist es, einen Überblick darüber zu geben, wie Virtual Assistants auf Basis künstlicher Intelligenz die Dokumentenarbeit verändern, welche typischen Einsatzbereiche es gibt und welche Vorteile sowie Herausforderungen damit verbunden sind.
Was ist ein virtueller KI-Assistent?
Virtuelle KI-Assistenten sind digitale Helfer, die mit künstlicher Intelligenz arbeiten und dabei Aufgaben wie das Schreiben von Texten, die Analyse von Daten oder die Organisation von Dokumenten automatisch übernehmen. Im Gegensatz zu klassischen digitalen Assistenten, die meist nach festen Regeln funktionieren und nur einfache Abläufe unterstützen, sind KI-Assistenten deutlich vielseitiger: Sie verstehen natürliche Sprache, reagieren flexibel auf komplexe Anforderungen und lernen kontinuierlich dazu. Durch regelmäßige Nutzung und gezieltes Training verbessern sie sich stetig und passen sich immer besser an individuelle Bedürfnisse und Situationen an.
Bekannte Beispiele sind Microsoft Copilot, Google Duet AI oder ChatGPT – sie sind in Office-Anwendungen, Cloud-Plattformen oder Kommunikationssystemen integriert und unterstützen Nutzer:innen direkt bei der Arbeit mit Texten, Tabellen oder Präsentationen.
Ein besonders praxisnahes Beispiel im Bereich der Dokumentenarbeit ist d.velop documents. Dieses Dokumentenmanagement-System kombiniert klassische DMS-Funktionen mit KI-gestützten Features und digitalen Workflows. Es ermöglicht unter anderem:
Im Kontext der Dokumentenarbeit zeigt sich: Virtuelle KI-Assistenten sind mehr als nur Tools – sie sind strategische Begleiter auf dem Weg zur digitalen Transformation.
KI-Automatisierung vs. KI-Assistenz – Was ist der Unterschied?
Künstliche Intelligenz kann Prozesse im Unternehmen auf unterschiedliche Weise unterstützen. Bei der KI-Automatisierung übernimmt die Technologie Aufgaben vollständig – etwa das automatische Sortieren von E-Mails oder das Erstellen von Berichten. Der Mensch greift hier kaum noch ein.
Kurz gesagt: Automatisierung ersetzt – Assistenz unterstützt
Im Gegensatz dazu steht die KI-Assistenz: Hier unterstützt die KI Mitarbeitende bei ihrer Arbeit, z. B. durch Vorschläge, Textentwürfe oder Datenanalysen. Die Kontrolle und Entscheidung bleiben beim Menschen.
Was macht ein Virtual Assistant?
Ein virtueller Assistent ist eine KI-gestützte Software, die Mitarbeitende bei täglichen Aufgaben unterstützt. Er kann Informationen bereitstellen, Termine koordinieren, E-Mails sortieren oder Texte vorschlagen – und das rund um die Uhr. Dabei reagiert er auf Eingaben, lernt aus Daten und hilft, Prozesse effizienter zu gestalten. Der Mensch bleibt dabei in der Kontrolle, während der Assistent Routinearbeit erleichtert.
Mit Lösungen wie d.velop documents wird diese Unterstützung noch konkreter: Dokumente lassen sich automatisiert erfassen, klassifizieren und weiterverarbeiten. So übernimmt der Assistent Routineaufgaben im Dokumentenmanagement – und Mitarbeitende gewinnen Zeit für wichtigere Themen. Die Kontrolle bleibt dabei stets beim Menschen.
Typische Anwendungsbereiche in der Dokumentenarbeit
Virtuelle KI-Assistenten kommen in vielen Bereichen der digitalen Dokumentenarbeit zum Einsatz und bieten konkrete Unterstützung im Arbeitsalltag. Sie agieren dabei auf Basis leistungsfähiger Dokumentenmanagement-Systeme. Bei der Texterstellung und -überarbeitung helfen sie beispielsweise dabei, Protokolle automatisch zu generieren, E-Mail-Entwürfe vorzubereiten oder Zusammenfassungen aus längeren Texten zu erstellen – schnell und sprachlich präzise. Auch bei der Datenanalyse und dem Reporting leisten sie wertvolle Dienste: Inhalte aus Tabellen oder Formularen werden strukturiert erfasst, ausgewertet und in übersichtlichen Dashboards oder Berichten dargestellt.
Ein weiterer zentraler Bereich ist das intelligente Dokumentenmanagement. Hier bietet das DMS die technische Grundlage für eine effiziente Organisation: Dokumente werden automatisch klassifiziert, versioniert und über eine leistungsstarke Suchfunktion schnell auffindbar gemacht. Besonders hilfreich ist auch die sprachbasierte Interaktion, bei der Nutzer:innen direkt im integrierten Chat-Widget Fragen zu Dokumenten stellen, Inhalte extrahieren oder Zusammenfassungen abrufen können.
Weiterhin unterstützt die Lösung bei Übersetzungen und sprachlicher Assistenz, etwa durch mehrsprachige Kommunikation oder die Prüfung von Fachterminologie. Und nicht zuletzt spielen automatisierte Workflows eine große Rolle: Prüf- und Freigabeprozesse, Vertragsprüfungen oder die Verarbeitung von Formularen laufen digital und effizient ab – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Statt eines spezifischen Beispiels wie der Rechnungsverarbeitung, die ausschließlich in d.velop invoices stattfindet, lässt sich hier allgemeiner von intelligentem Dokumentenmanagement sprechen – mit Fokus auf die übergreifende Verarbeitung und Organisation verschiedenster Dokumenttypen.
Automatisierung im Unternehmen: Chancen nutzen, Herausforderungen meistern
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet Unternehmen und Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile. Virtuelle Assistenten und KI-gestützte Tools übernehmen zeitraubende Routineaufgaben, wodurch wertvolle Zeit für kreative und strategische Tätigkeiten frei wird. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, die Produktivität steigt, und die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden verbessert sich spürbar.
Doch wo Licht ist, gibt es auch Schatten: Datenschutz und IT-Sicherheit stellen hohe Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Daten. Die Qualität der KI-Ergebnisse – insbesondere bei komplexen Inhalten – ist nicht immer garantiert. Zudem braucht es Akzeptanz im Team und gezielte Schulungen, um neue Technologien sinnvoll und nachhaltig zu integrieren.
Best Practice: Intelligentes Rechnungsmanagement mit d.velop documents und KI-Assistenz
Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten ist in vielen Unternehmen noch Alltag – und gleichzeitig ein echter Zeitfresser. Medienbrüche, manuelle Dateneingabe und fehlende Transparenz führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu Fehlern und unnötigen Kosten.
Mit einem leistungsstarken Dokumentenmanagement-System wie d.velop documents und ergänzender KI-gestützter Assistenz lässt sich die Dokumentenverarbeitung deutlich effizienter gestalten. Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und den richtigen Prozessen zugeordnet. Die KI unterstützt dabei durch sprachbasierte Interaktion, die Extraktion relevanter Inhalte und die Vorbereitung von Folgeprozessen – ganz ohne manuelles Eingreifen.
Mitarbeitende werden so von Routineaufgaben entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Gleichzeitig sorgt die digitale Dokumentation für mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – ein echter Gewinn für alle Fachbereiche.
Die spezialisierte Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen erfolgt ausschließlich in der Lösung d.velop invoices. Für eine effizientere Dokumentenverarbeitung in d.velop documents sollte der Einsatz intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) in den Vordergrund gestellt werden. Diese Technologie ermöglicht die automatisierte Erkennung, Klassifizierung und Weiterverarbeitung verschiedenster Dokumenttypen – etwa bei Adressänderungen oder Vertragsdokumenten.
Konkrete Anwendungsbeispiele und Use Cases wurden im Webinar zum Intelligent Document Processing vorgestellt und auch im Blogartikel zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.
Fazit: Virtual Assistants
Virtuelle KI-Assistenten verändern die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten arbeiten – effizienter, schneller und fehlerfreier. Sie entlasten Mitarbeitende bei Routineaufgaben, verbessern die Qualität der Ergebnisse und schaffen Raum für strategische Tätigkeiten. Ob Texterstellung, Datenanalyse oder Rechnungsverarbeitung: Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Gleichzeitig gilt es, Herausforderungen wie Datenschutz, Akzeptanz und Schulungsbedarf im Blick zu behalten. Wer KI sinnvoll integriert, legt den Grundstein für eine zukunftsfähige, digitale Arbeitswelt.
Mit KI-basierten Content Services die Zukunft gestalten
Nutze die KI-Services von d.velop, um Informationen schnell und einfach zugänglich zu machen – und baue dir deinen eigenen KI-Assistenten ganz nach deinen Bedürfnissen.