DMS für SAP Business ByDesign: Dokumente einfach verwalten!

Veröffentlicht 27.09.2022
Geschätzte Lesezeit 4 Min.

Sven Schmökel Sales / Product Manager ECM Consulting GmbH

Beitragsbild Blogartikel SAP Business ByDesign

Dokumente sind das wichtigste Gut eines jeden Unternehmens. Ohne sie können keine Geschäfte getätigt, keine Prozesse abgewickelt und auch keine Mitarbeiter verwaltet werden. Doch die Verwaltung von Dokumenten ist oft aufwendig und fehleranfällig, dadurch entstehen unnötige Kosten. Für Anwender von SAP Business ByDesign ist es nun möglich, ihr ERP-System nahtlos mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verbinden und zukünftig Dokumente einfach zu verwalten.

Definition SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign (ByD) ist eine cloud-basierte ERP-Software, die von SAP SE als Software-as-a-Service angeboten und betrieben wird. Sie ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) konzipiert. Die Software stellt Geschäftsprozesse über Anwendungsbereiche von Finanzen bis hin zu Personalmanagement, mit eingebetteten Geschäftsanalysen, Mobilität, E-Learning und Support bereit.

Wie SAP Business ByDesign Nutzer mit einem DMS ihr Geschäft noch erfolgreicher machen

Nutzer der Cloud-basierten ERP-Software von SAP, kennen den Charme einer Lösung aus der Cloud. Unabhängig von der Unternehmensgröße ermöglichen Cloud-Lösungen einen einfachen Einstieg in das neue System und Geschäftsabläufe können schnell optimiert werden. Durch die hohe Skalierbarkeit wächst das System über die Zeit mit und hohe Investitionskosten bleiben aus. Doch jedes System hat seine natürlichen Grenzen, mit der Zeit verteilen sich Dokumente auf verschiedene Orte und man verliert den Überblick. Dies kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen führen.

Dokumente zukünftig einfach und schnell finden

Mit einem Cloud DMS kann dieses Problem gelöst werden. Unternehmen bekommen neben den bekannten Vorteilen einer Cloud-Lösung einen nachhaltigen Digitalisierungsschub. Es ist möglich, alle geschäftsrelevanten Dokumente zu digitalisieren und strukturieren. So ist sichergestellt, dass die zur Arbeit benötigen Informationen, für den richtigen Sachbearbeitenden, zeit- und ortsunabhängig verfügbar sind. Darüber hinaus schafft ein DMS einen zentralen Wissensspeicher und vereinfacht die Suche nach wichtigen Informationen. Auch die Zusammenarbeit im Unternehmen wird durch ein DMS verbessert, da alle Mitarbeitenden jederzeit auf die gleichen Informationen zugreifen können.

Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren

Mit unserer Integrationslösung digitalisieren und strukturieren Unternehmen nicht nur alle Ein- und Ausgansrechnungen, sondern legen den Grundstein für weitere Lösungen wie z. B. der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung.

Alle Vorteile von Cloud DMS im Überblick

4 Gründe für eine digitale Rechnungsverarbeitung für SAP Business ByDesign Nutzer

  1. Automation der Eingangsrechnungen
    Mit der Integration vom DMS ins SAP Business ByDesign ERP, können Stammdaten abgerufen werden und direkt durch individuell angelegte Rechnungsworkflows mit den digitalisierten Eingangsrechnungen abgeglichen werden. Dadurch ist es möglich, Rechnungen vorab zu prüfen und direkt den richtigen Sacharbeitenden zuzuweisen.
  2. Vorteil im Werben um Fachkräfte
    Gutes Personal zu finden und zu halten, ist eine Kunst. Hybrides Arbeiten ist für viele Arbeitnehmer:innen ein wichtiger Entscheidungspunkt für oder gegen einen Arbeitgeber. Durch die Integration in ein DMS, ist es möglich, hybrides Arbeiten sicher und bei konstanter Effizienz anbieten zu können.
  3. Rechtssichere Archivierung
    Die unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können den zahlreichen Dokumententypen im System zugeordnet werden. So ist ein frühzeitiges Löschen der Dokumente nicht möglich.

Für alle im System archivierten Dokumente, steht ein Versionsmanagement mit Protokollierung zur Verfügung. Somit sind alle Änderungen nachvollziehbar. 

  1. Effizienz steigern und Kostensenken
    Laut einer Studie der Leibniz Universität kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung ein Unternehmen im Durchschnitt 11 Euro und dauert bis zu 14 Tage. Durch diese ineffizienten Prozesse laufen Unternehmen Gefahr, Geld zu verlieren, da attraktive Skonto-Optionen nicht wahrgenommen werden. Mit der Automation der Eingangsrechnungsverarbeitung ist es möglich, diese Werte nachhaltig nach unten zu korrigieren. Und das Beste daran: Es sind keine hohen Startinvestitionen notwendig.
Infografik Prozessdigitalisierung mit DMS für SAP Business ByDesign

So funktioniert die Integration von SAP Business ByDesign mit einem DMS

Durch die cloudbasierte Schnittstellen-Technologie sind nur wenige Schritte notwendig, um ein ERP-System mit einem DMS zu verbinden. Alle notwendigen Komponenten sind im d.velop store eigenständig buchbar. Es ist durch den anwenderorientierten Onboarding-Prozess möglich, in nur wenigen Stunden durchzustarten. Alle Prozesse lassen sich individuell anpassen.

SAP Business ByDesign DMS Integration Screenshot
Nahtlose Integration in das eigene SAP Business ByDesign

Wie die Integration im Detail funktioniert? Im Webinar geben wir nähere Einblicke in die Verbindung beider Welten und welche Mehrwerte durch die Integration erzielt werden können.

Rechnungen automatisieren – Einstieg ins Dokumentenmanagement für SAP Business ByDesign

Mehrwerte fürs ganze Unternehmen

Mit einem Dokumentenmanagementsystem tätigen Unternehmen eine wertvolle und nachhaltige Investition. Durch die Effizienzsteigerung der Prozesse bei gleichzeitiger Kostensenkung werden wichtige Grundsteine für eine sichere Zukunft aufgestellt. Dank der DMS-Integration machen Unternehmen ihr SAP Business ByDesign noch erfolgreicher und digitalisieren somit ihre Rechnungsverarbeitung.