Anträge und Pflegegradbescheide: Wie Agentische KI die Pflege entlastet 

Agentische KI übernimmt in der Pflege das Zusammensuchen, Prüfen und Vorformulieren bei Anträgen auf Akteneinsicht und Pflegegradbescheiden – und liefert dazu einen fertigen Entwurf, den Mitarbeitende nur noch bestätigen müssen. Was nach Zukunftsmusik klingt, zeigten Simon Vastmann, Director Product Portfolio Health & Care, und Dr. Nils Benning, Manager Product Strategy Health Care bei d.velop, live auf der Health & Care Stage des d.velop SUMMIT 2026. 

Ein typisches Beispiel aus dem Alltag einer Pflegeeinrichtung: Ein Antrag auf Akteneinsicht landet auf dem Tisch. Angehörige wollen wissen, wie es der Mutter geht, welche Medikamente sie bekommt und was im Hilfeplan steht. Für die zuständige Mitarbeiterin bedeutet das bislang: Informationen zusammensuchen, die über Wohnbereich, Werkstatt und Verwaltung verteilt liegen, oft in mehreren Akten gleichzeitig. Bis zum fertigen Antwortschreiben vergehen so schnell Stunden – Zeit, die an anderer Stelle in der Pflege fehlt. 

Dieser Artikel zeigt anhand von zwei Beispielen aus dem Sozial- und Pflegewesen, wie Agentische KI konkret arbeitet: bei der Bearbeitung von Anträgen auf Akteneinsicht und bei der Prüfung von Pflegegradbescheiden. Grundlage ist in beiden Fällen die digitale Klientenakte, in der alle relevanten Dokumente einer Person gebündelt vorliegen. Wie belastbar diese Grundlage in der Praxis bereits ist, zeigen zwei Referenzprojekte im Sozialwesen: Die Nieder-Ramstädter Diakonie (rund 2.300 Mitarbeitende, mehr als 2.000 Klient:innen an über 50 Standorten) und die Johannes-Diakonie Mosbach (rund 3.300 Mitarbeitende) haben ihre digitale Klientenakte bereits mit d.velop eingeführt, bei der Nieder-Ramstädter Diakonie inklusive Anbindung an die im Sozialwesen verbreitete Fachsoftware Connext Vivendi.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

Fachkräftemangel, Dokumentationsflut, demografischer Wandel: Die Herausforderungen in der Pflege sind bekannt und selten neu. Nach der Pflegekräftevorausberechnung des Statistischen Bundesamts könnten 2034 bis zu 350.000 Pflegekräfte fehlen, bis 2049 je nach Szenario zwischen 280.000 und 690.000. Gleichzeitig wächst mit einer alternden Gesellschaft der Pflegebedarf weiter. 

Wie viel Zeit allein die Dokumentation davon abzieht, zeigt eine Zahl aus dem d.velop Blogartikel zu KI in der Pflege: Laut einer Studie der Bundesregierung entfallen rund 13 Prozent der Arbeitszeit auf Pflegedokumentation, Pflegekräfte selbst schätzen den Aufwand mit 20 bis 30 Prozent deutlich höher ein. Genau an dieser Stelle gibt Technologie Zeit zurück, statt nur ein weiteres Tool zu sein. 

Vom Prompt zum Agenten: die Entwicklung bei d.velop 

Einen Überblick über diese Entwicklung – von promptbasierten KI-Anwendungsfällen bis zu agentischem Verhalten – zeigt die Aufzeichnung der Health & Care Stage Session vom d.velop SUMMIT 2026:

Der Ausgangspunkt: RAG im d.velop pilot 

Vor einem Jahr, ebenfalls auf dem d.velop SUMMIT, startete der d.velop pilot mit einem RAG-Ansatz (Retrieval Augmented Generation). Die Idee dahinter: Ein Large Language Model kennt viel Weltwissen, aber nicht die eigenen, schützenswerten Dokumente einer Organisation. RAG bringt genau diese Inhalte sicher in den Kontext des Modells, ohne sie fürs Training zu nutzen. 

Vom einzelnen Dokument zum automatisierten Prozess 

Zuerst ließ sich damit ein einzelnes Dokument befragen. Dann kamen Assistenten dazu, die selbst auswählen, welche Dokumente aus einer ganzen Akte relevant sind, inklusive Quellenangabe und Sprung ins Original. Über die Verbindung zur d.velop process studio ließen sich solche Abfragen sogar automatisieren, allerdings noch mit Projektaufwand: BPMN-Prozesse modellieren, Skripte schreiben, feste Zeitpläne definieren. 

Der nächste Schritt: Agentisches Verhalten 

Jetzt kommt Agentisches Verhalten dazu, und das verändert einiges: Ein Auftrag wird nicht mehr Schritt für Schritt vorgegeben, sondern in natürlicher Sprache beschrieben. Die Zerlegung in Unteraufgaben übernimmt der Agent selbst.

Vier Bausteine stecken laut Simon Vastmann dahinter: Daten aus Dokumenten und Schnittstellen, perspektivisch auch über den offenen MCP-Standard, die Technik, die diese Inhalte verarbeitet, in natürlicher Sprache beschriebene Skills, die festlegen, wie ein Agent arbeitet, und das d.velop agent center, in dem Entscheidungen gebündelt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Im Sozial- und Gesundheitswesen ist Letzteres kein Nice-to-have: Wer autonome Entscheidungen trifft, muss lückenlos protokollieren, welche Entscheidung auf welcher Grundlage gefallen ist

Anwendungsfall 1: Anträge auf Akteneinsicht automatisch bearbeiten

In sozialen Einrichtungen gehen Anträge auf Akteneinsicht auf verschiedensten Wegen ein: von Klient:innen selbst, von Angehörigen, von gesetzlichen Betreuer:innen, von Gerichten oder Kostenträgern. Die angeforderten Informationen liegen oft in mehreren Akten gleichzeitig vor, manche digital, manche nicht.

Der Prozess beginnt wie gewohnt: Das Dokument geht per Mail oder Scan ein, wird erkannt und dem passenden Klienten zugeordnet. Ab hier übernimmt ein Agent, ausgestattet mit einer Fähigkeit, die vorher einmal mit dem Fachbereich definiert wurde. Er durchsucht die Klientenakte nach den angeforderten Informationen, etwa Hilfe- und Medikationsplan, und prüft parallel die Legitimation: Liegt nach den Vorgaben der DSGVO eine Einwilligung vor, dass die anfragende Person diese personenbezogenen Daten überhaupt einsehen darf? Diese Information steckt teils direkt in der Akte, teils in vorgelagerten Systemen. Die zugrunde liegende Klientenakte selbst bleibt davon unberührt: Sie wird unabhängig von der Zugriffsprüfung GoBD-konform revisionssicher archiviert – Zugriffsrecht und Aufbewahrungspflicht sind zwei getrennte Fragen.

Der Mensch wird in Bezug auf Entscheidungen in den Mittelpunkt gerückt.

Simon Vastmann
Director Product Portfolio Health & Care
d.velop AG

Am Ende steht nicht nur eine Zusammenfassung, sondern ein fertiger Entwurf für das Antwortschreiben, inklusive der durchgeführten Prüfung. Die zuständige Mitarbeiterin sieht eine Aufgabe zur Prüfung, kontrolliert den Vorschlag einmal und verschickt ihn dann per Mail oder d.velop postbox. Aus einer mühsamen Suche durch mehrere Akten wird eine einzelne Prüfaufgabe.

Anwendungsfall 2: Pflegegradbescheide prüfen und Widerspruch vorbereiten

Der zweite Anwendungsfall setzt an einer anderen Stelle an: bei Pflegegradbescheiden. Die Einstufung entscheidet darüber, welche Leistungen abgerechnet werden können und wie der Personaleinsatz geplant wird. Ein Bescheid, den es sich lohnt, kritisch zu hinterfragen.

Auch für diesen Anwendungsfall existiert eine eigens mit dem Fachbereich definierte Fähigkeit – hier jedoch nicht automatisiert im Hintergrund, sondern ad hoc durch die Mitarbeitenden ausgelöst. Die Anfrage an den Assistenten bleibt bewusst einfach: „Prüfe bitte diesen Bericht“. Der Assistent erkennt, dass dafür eine passende Fähigkeit existiert, fragt kurz nach, ob er sie anwenden soll, und durchsucht nach Bestätigung die gesamte Klientenakte auf Widersprüche zur aktuellen Einstufung.

Das Ergebnis ist eine Schnellbewertung: Wie wahrscheinlich ist eine falsche Einstufung, und wie gut stehen die Chancen, sie erfolgreich anzugreifen? Dazu liefert der Agent die passenden Belege aus der Akte, etwa zur Mobilität der betroffenen Person. Bestätigt die Mitarbeiterin, dass ein höherer Pflegegrad angemessen wäre, formuliert der Agent auf Wunsch direkt ein Widerspruchsschreiben für die Pflegekasse, das nach kurzer Prüfung verschickt werden kann. Für den Widerspruch selbst gilt regulär die einmonatige Frist nach § 84 Sozialgerichtsgesetz (SGG), gerechnet ab Bekanntgabe des Bescheids. Der Agent verkürzt diese Frist nicht, sondern die Zeit, die bis zum fertigen Entwurf innerhalb der Frist vergeht.

Klein anfangen: Wie Einrichtungen starten können

So viele Möglichkeiten diese Beispiele zeigen, der Einstieg bleibt bewusst klein gehalten. „Wichtig ist, klein anfangen“, so Simon Vastmann auf dem SUMMIT 2026. Diesen Rat kann er aus eigener Projekterfahrung geben: Als Projektleiter auf d.velop-Seite hat er die Einführung der digitalen Klientenakte bei der Nieder-Ramstädter Diakonie persönlich begleitet, inklusive selbst produzierter Kurzvideos für die Mitarbeitendenschulung. Der d.velop pilot lässt sich als Basis in einem Cloud-Tenant schnell bereitstellen und funktioniert dokumentartübergreifend. Auch für On-Premises-Einrichtungen schafft eine Hybridstellung vergleichbar schnell einen Einstieg. Von dort aus kannst Du erste Interaktionen mit Deinen eigenen Inhalten ausprobieren, bevor komplexere Skills und Automatisierungen folgen.

Fazit

Ob Antrag auf Akteneinsicht oder Pflegegradbescheid: Beide Beispiele zeigen denselben Kern. Agentische KI übernimmt das Zusammensuchen, Prüfen und Vorformulieren, entscheidet aber nicht selbst. Am Ende bestätigt immer ein Mensch, was rausgeht. Für Deine Einrichtung bedeutet das vor allem eins: weniger Zeit in Aktenbergen, mehr Zeit für das, worum es in der Pflege eigentlich geht.