Schnittstellenänderung CROSS – Das musst du wissen

Die Archivierung von Dokumenten ist in der heutigen Geschäftswelt sicherlich nichts Unbekanntes, aber nach wie vor ein wichtiger Grundstein für die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen sowie die Grundlage für ein vollumfängliches Dokumentenmanagement. Insbesondere Autohäuser stehen aufgrund der Vielzahl zu nutzender IT-Systeme vor der Herausforderung, eine unternehmensweit geeignete rechtskonforme Archivierungslösung für ihre Dokumente zu finden. Im Falle des CROSS Systems, dem Dealermanagement-System von der Porsche Informatik gibt es für die Autohäuser nun Handlungsbedarf.

Archivierung im CROSS System

Das CROSS System hat von Haus aus keine eigene Archivierungslösung integriert. Es bietet jedoch über die CROSS „Bistro“ Schnittstelle die Möglichkeit, externe Archivierungslösungen anzusprechen. Bisher wurde die Archivierung über einfach COLD Mechanismen sichergestellt. Dabei hat das CROSS System in einer Tagesendverarbeitung die zu archivierenden Dokumente erstellt und auf einem definierten Verzeichnis mit beschreibender Eigenschaftsdatei bereitgestellt. Archivsysteme konnten diese Dokumente aufnehmen und in das Archivsystem überführen. Diese Art der Schnittstellen wird auch von vielen anderen Dealermanagementsystemen genutzt.

Allerdings löst sich die Porsche Informatik mehr und mehr von der Schnittstelle und wird zukünftig auf einen anderen Standard setzen, der „Generic Storage API“. Anders als bei der „Bistro“ Schnittstelle werden die Dokumente nicht mehr abgeholt, sondern aktiv bereitgestellt. Hierfür muss der jeweilige Archivdienstleister einen Webserver im Internet bereitstellen, an welchem die Dokumente vom CROSS System live gesendet werden.

Neue Schnittstelle im CROSS System: Freigabe und Zukunftsausblick

Die neue Schnittstelle ist für das CROSS Modul „Werkstattplaner“ bereits freigegeben. Ebenfalls wird auch der Service Cube, bestehend aus die Mobile Service Reception (MSR) und der CROSS Cam, mittlerweile über die neue Schnittstelle unterstützt. Zum Ende des Jahres soll dann das CROSS 2 System folgen. Ob und inwieweit die alte Bistro-Schnittstelle weitergenutzt werden kann oder abgekündigt wird, ist bislang nicht klar. Da es sich bei dem Werkstattplaner und dem Service Cube um neue CROSS Module handelt, können diese ohnehin nur noch über die neue Schnittstelle angesprochen werden. Die alte „Bistro“ Schnittstelle steht hierfür nicht mehr zur Verfügung.

Die Herausforderung der richtigen Archivsystemwahl

Klar ist, dass die Automobilhändler abhängig von den einzusetzenden Modulen, früher oder später einen Handlungsbedarf haben werden. Erste Archivanbieter haben ihrerseits reagiert und für die freigegebenen Module Schnittstellen zu ihren Dokumentenmanagement-Systemen entwickelt. Doch welches Archivsystem ist das richtige?

Die Antwort hängt meist mit den individuellen Anforderungen zusammen. Möchte ich lediglich meinen rechtlichen Pflichten nachkommen oder will ich auch meine Geschäftsprozesse mit dem System abbilden? Und soll das System lokal oder in der Cloud lauffähig sein?

Vorteile eines Dokumentenmanagement-Sytems für Autohäuser

Grundlegend bietet der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems für Autohäuser viele Vorteile. Neben der rechtskonformen Archivierung ist vorwiegend die Strukturierung und Verlinkung der Dokumente in digitale Strukturen wie einer Fahrzeug-, Kunden- oder Vorgangsakten als Nutzenaspekt zu nennen. Dies bietet den Mehrwert, dass alle Dokumente eines Vorgangs zusammengefasst zur Verfügung stehen sowie über verschiedene Sichtweisen eingesehen und bearbeitet werden können. Aufbauend auf dieser Basis können bei Bedarf automatisiert Prozesse im System gestartet werden. Im Kontext des CROSS Systems in Verbindung mit der neuen Schnittstelle bedeutet das, dass die ausgehenden Belege automatisiert in die richtigen Strukturen des Dokumentenmanagements übernommen und Prozesse gestartet werden können.

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen darüber hinaus, das System modular, um weitere Fachanwendungen zu erweitern. Dies können bspw. Lösungen zur Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder digitale Signatur sein. Somit vermeidest du Insellösungen und setzt auf eine zentrale Plattform für ein ganzheitliches Dokumentenmanagement.

Die Bedeutung der Betriebsform bei der Archivierungslösung

Doch nicht nur das angebotene Lösungsportfolio, sondern auch die Betriebsform spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl. Multi Tenant Cloudlösungen als Software as a Service Modell sind im Gegensatz zu klassischen lokal betriebenen Systemen (OnPremise) gefragter denn je. Das ist nicht verwunderlich, bieten Cloudlösungen doch den Vorteil einer schnellen Inbetriebnahme, verursachen keine Infrastrukturkosten beim Kunden und bieten den Mehrwert, dass der gesamte Betrieb inkl. automatischer Updates vom Anbieter übernommen wird. Somit kann das Autohaus sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren, ohne sich um die Infrastruktur, Betrieb oder Updates Gedanken zu machen.

Unsere persönliche Empfehlung ist: Setze auf eine Archivierungslösung, mit der du einfach anfangen und später zu einem vollwertigen und unternehmensweiten Dokumentenmanagement ausbauen kannst. Zudem sollten Cloudlösungen ebenso zum Leistungsumfang des Anbieters gehören wie eine klassische OnPremise Lösung. So investierst du in eine nachhaltige Lösung für die Zukunft.

Fazit zur Archivierung im CROSS System

Die rechtskonforme Archivierung im CROSS System von Porsche Informatik stellt Autohäuser vor Herausforderungen, bietet jedoch gleichzeitig viele Mehrwerte. Durch die Implementierung einer solchen Lösung können Autohäuser von kostengünstiger, automatisierter und strukturierter Archivierung profitieren. Schnittstellen erleichtern die Integration mit Archivanbietern und ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Die modulare Erweiterbarkeit bietet zudem die Möglichkeit, weitere Fachlichkeiten einzubinden. Autohäuser sollten diese Lösung in Betracht ziehen, um ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und rechtskonform zu agieren.