Dokumentenmanagement im Getränkehandel am Beispiel der Joh. Seifer Getränke GmbH & Co. KG

Veröffentlicht 16.11.2022
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Lukas Völmicke Marketing Manager dicomputer GmbH

d.velop Mitarbeitende sitzen vor einem Tablet.

„Der In- sowie Output von Dokumenten im Getränkehandel ist unvorstellbar groß“, so formuliert es Johannes Seifer, Inhaber der Seifer Getränke GmbH & Co. KG. Die Faktura, die Logistik und Lagerverwaltung, das Vertragswesen… all dies sorgt für einen hohen Verwaltungsaufwand mit entsprechendem Personaleinsatz und Lagerkapazitäten, die für die Aufbewahrung dieser Papiermassen zwangsläufig erforderlich sind. Hinzu kommen die Kosten zur Vernichtung jener Dokumente, welche keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Digitales Dokumentenmanagement im Getränkehandel – Papier war gestern!

Die Vermeidung von Papier ist daher viel mehr als nur eine pragmatische Entscheidung für mehr Ordnung und Organisation im Geschäftsalltag. Aus logistischer, ökonomischer und ökologischer Sicht gibt es für das Arbeiten mit Papier kaum noch schlagkräftige Argumente. Zusätzliche Kosten, schlechte Lieferbedingungen, die Abholzung der Wälder, hoher Energieverbrauch – all das kann durch nachhaltiges Arbeiten mit dem neuesten Dokumentenmanagementsystem (DMS) vermieden werden. Auch der Zeitaufwand für Papierbeschaffung, dessen Verwaltung und Lagerung entfällt.

Erleichterung des Tagesgeschäfts und aller Arbeitsprozesse

Der Getränkehandel befindet sich hinsichtlich der Digitalisierung in einem spannenden, aber auch herausfordernden Prozess. Das Interesse und die rasant gestiegene Nachfrage nach Prozessoptimierungen in allen Unternehmensbereichen der Branche ist für viele der Startschuss für eine Erleichterung des Tagesgeschäfts und aller Arbeitsprozesse durch digitale Lösungen.

Die Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung ist eine Entscheidung für mehr Unabhängigkeit im Geschäftsalltag.

Die einfache Organisation der digitalen Ordner sorgt für effizientere Abläufe. Durch die Möglichkeit, standortübergreifend und ortsunabhängig arbeiten zu können, genießen Getränkehändler größtmögliche Flexibilität in Bezug auf die Abrufbarkeit und Handhabung Ihrer Dokumente, auch unterwegs, was vor allem für die Fahrer des Handels eine enorme Erleichterung birgt.

dicomputer ♥ d.velop – Ganzheitliche Digitalisierung im Getränkehandel

Mit einer Branchenerfahrung von mittlerweile 40 Jahren ist dicomputer ein marktführender Anbieter von Softwarelösungen für den Getränkehandel. Das Produktportfolio fokussiert dabei die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse. Um Kunden zudem den Mehrwert zu bieten, Dokumente sicher archivieren und diese standort- und endgerätunabhängig abrufen zu können, haben wir uns auf die Suche nach einem Partner begeben, mit dem wir Synergien hinsichtlich Steuerung der Dokumentenverwaltung entwickeln und langfristig erfolgreich nutzen können. Ein kontinuierlicher Austausch mit unseren Kunden kann wertvolle Partnerschaften hervorbringen, die sich schließlich als Win-win-Situationen für beide Seiten entpuppen.

So auch im Falle der zustande gekommenen Kooperation mit der d.velop. Durch diese neue Partnerschaft können wir unseren Kunden gepaart mit einer bidirektionalen Schnittstelle eine schnelle, einfache und zugleich maximal flexible Dokumentmanagement-Lösung anbieten. Dies ermöglicht eine optimale und abteilungsübergreifende Steuerung der Dokumentverwaltung und der dazugehörigen Arbeitsprozesse in ihrem Getränkehandel.

Best Practice: Einführung d.velop documents bei der Joh. Seifer Getränke GmbH & Co KG

Unser langjähriger Kunde, die Joh. Seifer Getränke GmbH & Co. KG, welcher ebenfalls im münsterländischen Gescher ansässig ist, machte uns auf das umfangreiche Angebot der d.velop AG aufmerksam und trat zugleich mit dem Wunsch an uns heran, für ihren Getränkehandel eine entsprechende digitale Dokumentmanagement-Lösung zu finden. So war es naheliegend, gemeinsam mit beiden Unternehmen ein Pilotprojekt zu starten, um die vielfältigen Möglichkeiten von d.velop documents in einer umfassenden Testphase auszuloten und nach erfolgreicher Zielführung allen unseren Kunden anzubieten. Das Pilotprojekt ist nun abgeschlossen.

Die Einführung lief Step by Step und immer in Absprache mit allen Beteiligten – eine super Sache

Johannes Seifer | Joh. Seifer Getränke GmbH & Co. KG

Johannes Seifer empfindet die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems in seinem Getränkehandel als rundes Gesamtpaket – mit dem erfreulichen Ergebnis: Die neuen effizienten Dokumentverwaltungsfunktionen für Ihren Getränkehandel überzeugen und begeistern.

Dokumentenmanagement einfach erklärt – Vorlagen, Best Practices und Tipps & Tricks