Überblick über den elektronischen Rechtsverkehr gefällig? eBO und Co. im Fokus!

Veröffentlicht 16.10.2023

Patrick Dressler Head of Public Sector Solutions d.velop

Beitragsbild Elektronischer Rechtsverkehr

Der digitale Wandel findet auch in der Justiz einen Platz. Trotz der bisherigen Möglichkeiten des elektronischen Rechtsverkehrs (eRV) verläuft dieser Wandel zur digitalen Justiz bis dato eher schlecht als recht. Schon 2013 wurde das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs verabschiedet.

Konkreter wurde es im Dezember 2020 mit dem Entwurf eines Gesetzes zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten. Hierbei soll das eBO eine besondere Rolle einnehmen. Zuerst aber beschäftigen wir uns mit dem elektronischen Rechtverkehr im Allgemeinen.

Warum der elektronische Rechtsverkehr für öffentliche Einrichtungen so wertvoll ist

Definition: Elektronischer Rechtsverkehr (eRV) 

Der elektronische Rechtsverkehr beschreibt die elektronische Kommunikation zwischen Gerichten und Organisationen in einem Rechtsstreit.   

Das bedeutet, gemäß gesetzlichen Vorgaben muss die sämtliche Kommunikation zwischen einer öffentlichen Einrichtung (wie z. B. Behörde, Krankenhaus, Krankenversicherung, Kammer, Hochschule) und einer Justizbehörde (Gericht oder Staatsanwaltschaft) vollends elektronisch erfolgen. Aber haben die Beteiligten auch einen konkreten Nutzen von dieser Verpflichtung? Ja, sogar einige.  

Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz digitaler Lösungen werden Dokumente in Echtzeit bearbeitet und übermittelt.  

Kosteneinsparung: Die Ausgaben für Papier, Druck, Versand und Archivierung von Papierdokumenten sinken deutlich.  

Erhöhte Transparenz: Die Beteiligten können Informationen über den Status der Verfahren in Echtzeit abrufen.  

Datenschutz & Sicherheit: Vertrauliche Informationen werden durch Verschlüsselung, Signaturen und Identifizierung geschützt.  

Umweltschutz: Der Papierverbrauch wird reduziert, was zu einer geringeren Belastung für die Umwelt führt. 

Und wie genau funktioniert der elektronische Rechtsverkehr im Alltag öffentlicher Einrichtungen und Justizbehörden? Wir erläutern kurz drei Anwendungsfälle:

Anwendungsfall 1: Empfang eines Dokuments

Gerichte übermitteln Dokumente in einem der oben genannten Postfächer. Die Verarbeitung erfolgt mithilfe unterschiedlicher Anwendungen. Die Post wird im elektronischen Rechtsverkehr über eine Schnittstelle an das Dokumentenmanagement-System (DMS) übergeben und der berechtigten Person zur Verfügung gestellt.

Anwendungsfall 2: Erstellen eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB)

Bei Dokumenten mit Fristen, wie z. B. Urteilen, muss eine Empfangsbestätigung an das Gericht übermittelt werden. Diese Bestätigung, auch elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) genannt, wird erstellt, wenn beim Empfang des Dokuments festgestellt wird, dass eine solche Bestätigung notwendig ist. Die Sachbearbeitung bestätigt den Empfang, woraufhin das eEB automatisch erstellt und an die Absenderadresse gesendet wird.

Anwendungsfall 3: Zustellung von Dokumenten ans Gericht

Die Zustellung erfolgt in zwei Szenarien: 1. als Antwort in einem laufenden Rechtsstreit oder 2. zur Initiierung eines neuen Rechtsstreits. Mithilfe des DMS können die Dokumente direkt an das Gericht versandt werden, sofern die Organisation im Besitz eines besonderen Behördenpostfachs (beBPo) ist. Die Zustellung wird in den Notizen dokumentiert.

Warum soll das eBO eingesetzt werden?

Die Abkürzung eBO steht für das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach. Es soll den Austausch elektronsicher Dokumente mit dem Gericht ermöglichen und damit ein sicheres Postfach für alle Verfahrensbeteiligte bieten. Einen kleinen Überblick gefällig? Die wichtigsten Informationen zum elektronischen Bürger- und Organisationspostfach werden im Folgenden zusammengefasst dargestellt.

Bürger:innen sowie Organisationen, Verbände, Unternehmen, aber auch andere Verfahrensbeteiligte bekamen zum 01. Januar 2022 die Möglichkeit, am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen. Das Bundesjustizministerium (BMJV) versucht damit den Fortschritt der Digitalisierung voranzutreiben und nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0) zu handeln. Das Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 5. Oktober 2021 soll Aufschluss über eine mögliche Umsetzung des eBO geben und einen Rahmen für alle Beteiligten schaffen. 

Elektronischer Rechtsverkehr 2.0 – Das steckt hinter dem neuen digitalen Postfach

Vielen könnte das eBO bekannt vorkommen, denn es ist nicht das erste digitale Postfach in der Justiz. Denn Verwandte des eBo sind unter anderem:

beA         – besonderes elektronisches Anwaltspostfach

beN         – besonderes elektronisches Notarpostfach

beBPo    – besonderes elektronisches Behördenpostfach

beST     – besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach

Alle genannten elektronischen Postfächer, die je nach Empfängergruppe anders benannt sind, gehören als Komponenten zu der EGVP-Infrastruktur. Dabei steht EGVP für das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach. Die EGVP ist damit eine Kommunikationsinfrastruktur, mit der seit 2004 authentifizierte Teilnehmer:innen mit Behörden und Gerichten Dokumente in elektronischer Form rechtswirksam übermitteln können. Damit wäre auch das eBO ein Teil dieser Kommunikationsinfrastruktur und würde weitere Verfahrensbeteiligte einbeziehen.

Chancen statt Pflicht beim elektronischen Rechtsverkehr: Wie Organisationen das DMS clever für sich nutzen

Was bedeutet das für Bürger:innen, Wirtschaft und Verwaltung?

Der Gesetzesentwurf für das elektronische Bürger- und Organisationspostfach zeigt unter anderem auch den Erfüllungsaufwand für Bürger:innen, Wirtschaft und Verwaltung auf. Dabei sind sowohl die anfallenden Kosten als auch die durch die Digitalisierung eingesparten Kosten zu entnehmen. Um für alle Beteiligten eine möglichst schnelle Implementierung gewährleisten zu können, soll der Aufwand möglichst gering gehalten werden. Wie die vom Bundestag erwähnten Rahmenbedingungen aussehen, ist hier dargestellt: 

Infografik elektronischer Rechtsverkehr Nachteile aktueller Möglichkeiten

So verläuft das Identifizierungsverfahren

Durch das Identifizierungsverfahren, welches durch die eID (elektronische Identität), eID-Karte oder durch den elektronischen Aufenthaltstitels durchgeführt werden kann, soll die Sicherstellung der richtigen Identität gewährleistet werden und die Erstellung von Fake-Accounts verhindern. Es ist zu erwähnen, dass zwar die Nutzung des eBOs für Bürger:innen kostenfrei sein wird, die Identifizierung beim Notar sich auf Kosten in Höhe von ungefähr 50€ belaufen werden. Dies ist jedoch aufgrund des Sicherheitsaspektes ein Must-Have.

Der Prozess der Postfachfreischaltung für zusätzliche Personengruppen wie zum Beispiel für Bürger:innen soll folgendermaßen ablaufen:

  1. Der Postfachinhaber durchläuft ein Identifizierungsverfahren 
  2. Das Postfach wird anschließend durch eine Landesbehörde freigeschaltet 
  3. Die Justizkommunikation wird mit den Verwaltungsportalen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0) verbunden 

Und wofür der ganze Aufwand?

Der Grund für eine neue Möglichkeit der digitalen Kommunikation zwischen den Gerichten und den Akteuren ist die aktuell noch unzureichenden Optionen, alle Akteure eines Gerichtsprozesses in den Austausch einzubeziehen. Denn derzeit haben lediglich Anwälte:innen, Notare:innen und Behörden die Möglichkeit, durch elektronische Postfächer mit den Gerichten zu kommunizieren. Da jedoch noch weitere Teilnehmer:innen eine entscheidende Rolle spielen, z. B. Dolmetscher:innen, Gerichtsvollzieher:innen oder auch Sachverständige, sollten diese Personengruppen ebenfalls die Möglichkeit haben, Dokumente digital einreichen und empfangen zu können. Denn bisher ist dies nur mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich, welche in der Justiz, aufgrund struktureller Nachteile, nicht umfangreich genutzt wird.

Doch ist digitale Unterschrift nicht gleich digitale Unterschrift. Hier kann zwischen drei verschiedenen Formen unterschieden werden.

  1. Einfache elektronische Signatur
  2. Fortgeschrittene elektronische Signatur
  3. Qualifizierte elektronische Signatur

Aufgrund der unterschiedlichen Einsatzgebiete zeigen die einzelnen Formen differierende Stärken und Schwächen auf.

So profitiert der elektronische Rechtsverkehr durch das eBO

Dabei spielt nicht nur der Ausbau des eRV in der Justiz eine Rolle, sondern auch die Erweiterung des Nutzerkreises. Denn: Die aktuell an der Verfahrensbearbeitung digital teilnehmenden Personengruppen sind sehr heterogen, weshalb das eBO zu einem Ausbau von Teilnehmenden am elektronischen Rechtsverkehr führen soll. Dadurch sollen Verfahren im nicht richterlichen Dienst effizienter bearbeitet werden und gleichzeitig anfallende Porto- und Druckkosten reduzieren.

Durch die Einführung des eBO ergeben sich also folgende Vorteile:

  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Möglichkeit der elektronischen Weiterverarbeitung
  • Sichere und zuverlässige Übermittlung von Dokumenten
  • Digitale Kommunikation jetzt auch mit Personengruppen, Unternehmen, Organisationen und Verbänden
  • Effizientere Verfahrensbearbeitung

Die Benefits lassen auf eine neue Möglichkeit der digitalen Kommunikation hoffen, in der jegliche Prozessbeteiligte teilnehmen können. Jedoch ist der damit verbundene Aufwand nicht zu unterschätzen, denn durch die zahlreichen neuen Postfachinhaber ergibt sich besonders im Bereich der Identitätsprüfung ein hoher Arbeitsaufwand.  


Häufige Fragen zum elektronischen Rechtsverkehr

Was bedeutet elektronischer Rechtsverkehr?

Der elektronische Rechtsverkehr (kurz eRV) ist der rechtlich wirksame Dokumentenaustausch auf digitalem Wege zwischen Gerichten und öffentlichen Einrichtungen sowie deren Verfahrensbeteiligten auf Basis elektronischer Postfächer. Der eRV soll die altbekannte Kommunikation per Post oder Fax ablösen.

Welche elektronischen Postfächer gibt es?

Die elektronischen Postfächer werden je nach Empfängergruppe anders benannt:
Rechtsanwälte nutzen das besondere elektronische Anwaltspostfach – beA
Notare nutzen das besondere elektronische Notarpostfach – beN
Behörden nutzen das besondere elektronische Behördenpostfach – beBPo
Bürger:innen und Organisationen nutzen das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach – eBO
Steuerberater:innen nutzen das besondere elektronische Steuerberaterpostfach – beST
Gerichte bzw. Staatsanwaltschaften nutzen das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach – EGVP