Die Anforderungen an moderne Verwaltungen steigen, nicht nur in puncto Effizienz, sondern auch bei Datenschutz, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit. Gerade hier kann der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Behörden Verwaltungsprozesse deutlich vereinfachen und beschleunigen. Zum Beispiel durch die automatische Klassifizierung von Dokumenten, die intelligente Vorgangsbearbeitung oder die Unterstützung bei Entscheidungsprozessen. KI in Behörden bedeutet also nicht nur technische Innovation, sondern auch eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Die Einführung der intelligenten eAkte verspricht genau das. Doch was bedeutet das konkret für den Arbeitsalltag in einer öffentlichen Verwaltung?
Intelligente eAkte: KI als Antrieb für moderne Verwaltungsarbeit
Was bedeutet „intelligente eAkte“ eigentlich? Eine eAkte wird dann als „intelligent“ bezeichnet, wenn eine digitale Akte nicht nur Dokumente speichert, sondern auch durch automatisierte Prozesse und die Nutzung von künstlicher Intelligenz die Verwaltungsarbeit erheblich vereinfacht.
Die Integration von KI in Behörden gilt mittlerweile als unumgänglich. Aber warum eigentlich? KI in Behörden verschafft immense Vorteile: Sie kann komplexe Aufgaben schneller, präziser und rund um die Uhr erledigen und trägt so wesentlich zur Vereinfachung der Verwaltungsarbeit und zur Entlastung der Mitarbeitenden bei. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass der Einsatz von KI in Behörden einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefert. Wer sich heute nicht mit KI in Behörden beschäftigt, verpasst wichtige Chancen zur Mitgestaltung.
Wo hilft künstliche Intelligenz in Behörden konkret?
Künstliche Intelligenz in Behörden ist längst nicht mehr nur ein Trend: Sie durchdringt nahezu alle Produktbereiche und verändert so die Verwaltungsarbeit enorm.
Hier ein paar Beispiele, wie der Einsatz von KI in Behörden den Arbeitsalltag vereinfacht:
- Prozessmodellierung: Automatische Prüfung und Zuordnung von Dokumenten.
- Dokumentenverständnis: Zusammenfassung komplexer Inhalte und Erkennung von Risiken.
- Aktenanalyse: Bewerbungsakten lassen sich strukturiert aufbereiten.
- Sprachunterstützung: KI hilft, passende Dolmetscher:innen im Personalbestand zu identifizieren.
- Chatbots: automatisierte Beantwortung häufiger Bürgeranfragen.
Um die intelligente eAkte so smart wie möglich zu machen, benötigt es die Kombination mit einer Cloud, diese sollte souverän sein.
Integration von KI in Behörden: Die Rolle der souveränen Cloud
Für den erfolgreichen Einsatz von KI in Behörden braucht es eine moderne Infrastruktur, und hier spielt die Cloud, eher gesagt die souveräne Cloud, eine wichtige Rolle. Sie gewährleistet Datenschutz und ermöglicht die Integration in schon bestehende IT-Systeme.
Eine Cloud ist souverän, wenn sie Datenschutz, Datensouveränität und rechtliche Kontrolle garantiert.
Besonders im öffentlichen Sektor (z. B. Behörden, Kommunen) ist wichtig, dass:
- die Daten in Deutschland oder der EU gespeichert werden,
- europäisches bzw. deutsches Datenschutzrecht gilt,
- kein Zugriff durch außereuropäische Behörden (z. B. nach US-Cloud-Act) möglich ist,
- und der Nutzer die volle Kontrolle über seine Daten behält.
Was eine souveräne Cloud alles mit sich bringt, liegt auf der Hand, wie kann es aber bei der Nutzung von KI in Behörden ein Vorteil sein?
Durch die Eigenschaften, die eine souveräne Cloud in die Behörden bringt, wird das Vertrauen der Bürger:innen gestärkt. Durch eine skalierbare und moderne Infrastruktur wird die Zukunftssicherheit gewährt. In Behörden werden hochsensible Daten verarbeitet. Genau deshalb spielt hier die Rechtssicherheit auch so eine große Rolle und diese wird von der souveränen Cloud gewährt. Durch diese Eigenschaften gewährleistet eine souveräne Cloud Lösung den sicheren Einsatz von künstlicher Intelligenz in Behörden.
eAkte in der souveränen Cloud: Wie die intelligente Aktenführung in der souveränen Cloud funktioniert
Um die Vorteile einer intelligenten eAkte mit Cloud besser zu verstehen, lohnt sich zunächst ein Blick auf die eAkte ohne Cloud-Anbindung. Auch hier gibt es bestimmte Anforderungen an die eAkte: Die Abbildung von Lebenszyklen, die Erweiterbarkeit sowie die Digitalisierung von Prozessen stehen im Fokus. Dabei kommen unterschiedliche Aktenarten, wie Sachakten und Fallakten zum Einsatz.
Ein entscheidender Punkt ist die Integration: Die eAkte darf kein isoliertes System sein. Sie muss sich nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse einfügen können. Schnittstellen sowie Fachverfahrensanbindungen spielen dabei eine zentrale Rolle, nur so kann die eAkte effizient und ganzheitlich genutzt werden.
Mit einer integrierten souveränen Cloud gibt es noch viele weitere Möglichkeiten:
- Datenschutz: DSGVO-konform, Schutz vor Drittstaatenzugriff
- Zusammenarbeit: Plattformübergreifende Kommunikation
- Innovation: Einbindung von KI in Behörden
- Transparenz: Nachvollziebare Prozesse
- Nachhaltig: Spart Energie und Ressourcen
Interessant ist hier, dass das Einbinden von KI in Behörden damit deutlich einfacher ist, da man so die Möglichkeit hat die KI sofort in die Prozesse zu integrieren.
Wie d.velop KI in Behörden möglich macht
Mit der d.velop Plattform lässt sich KI in Behörden einfach integrieren, individuell anpassbar, ressourcenschonend und spart dabei Zeit und Geld. Mit einem hybriden Dokumentenmanagement-System (DMS) kann bereits vorhandene Infrastruktur genutzt und durch gewünschte Cloud Services erweitert werden.
Die Praxis zeigt: KI wird zunehmend zur Automatisierung und Entlastung in Behörden eingesetzt.
Vertrauenswürdige Infrastruktur-Partner
Aber wen hat die d.velop als Anbieter? Aktuell arbeitet d.velop mit zwei vertrauenswürdigen Anbietern zusammen, weitere folgen. Bisher wurden die Lösungen in der regulären AWS-Cloud betrieben. Jetzt gehört d.velop zu den ersten Partnern, die gemeinsam mit AWS das gesamte Angebot in die AWS Sovereign Cloud überführen. Gehostet in Europa und ausgelegt auf höchste Datenschutzanforderungen. Zusätzlich wird über die Open Telekom Cloud ein souveränes Angebot angeboten. Im Zusammenhang mit der Open Telekom Cloud bestehen folgende Zertifizierungen, die im Rahmen der Datenschutzeinhaltung sind:
- BSI C5
- ISO/IEC 27001
- ISO/IEC 27018
- EU Cloud Code of Conduct (EU Cloud CoC)
- SOC 2 Typ II
Ein weiterer spannender Aspekt: Die Deutsche Telekom zählt offiziell zur kritischen Infrastruktur. Damit unterliegt sie besonders hohen gesetzlichen Anforderungen. Gerade im Umgang mit vertraulichen Informationen, etwa bei der Einführung von KI in Behörden, ist das essenziell.
Warum die KI der d.velop nutzen?
Viele KI-Systeme liefern lieber irgendeine Antwort als gar keine. Selbst, wenn sie sich diese nur ausgedacht haben, das sogenannte Halluzinieren. Die KI von d.velop geht hier einen anderen Weg: Sie wurde speziell für den sicheren und vertrauenswürdigen Einsatz in Unternehmen und Behörden entwickelt. Was sie besonders macht:
- Daten bleiben in der EU: Für maximale Datenschutzkonformität
- Keine Trainingsnutzung: Deine Daten werden nicht zum Trainieren der KI verwendet
- Berechtigungen werden berücksichtigt: Nur wer Zugriff haben darf, bekommt auch Antworten
- Transparente Quellenangaben: Jede Antwort ist nachprüfbar
- Vertrauen durch Sicherheit: Ideal für sensible Anwendungsbereiche, wie die Behörden
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