Wie Versicherte ihre Post digital erhalten: 3 beliebte Versicherungsdokumente im Fokus

Papier oder kein Papier? Das ist die große Frage, die sich viele Versicherungen in den letzten Jahren gestellt haben und immer noch stellen. Die Digitalisierung in Versicherungsunternehmen wird durch den Einsatz von Apps und Co. zwar vorangetrieben. Dass Versicherte Ihre Post digital erhalten, ist dennoch meist Zukunftsmusik. Denn Briefe werden vorwiegend traditionell per Post verschickt.  

So scheint zum Beispiel das Abschließen einer Reiserücktrittsversicherung simpel. Versicherte recherchieren verschiedene Optionen, kontaktieren ihren Favoriten per E-Mail oder Telefon, ein:e Versicherungsvertreter:in setzt den Vertrag für die Reiserücktrittsversicherung auf und verschickt ihn zur Unterzeichnung inklusive der Versicherungspolice per Post an den Versicherten. Die unterzeichnete Reiserücktrittsversicherung muss nun inklusive einer Kopie der Reisebestätigung wieder bei der Versicherung eingereicht werden. Die Versicherungspolice sowie eine Kopie der unterzeichneten Reiserücktrittsversicherung werden vom Versicherten im besten Fall in einem Ordner abgeheftet. Obwohl die erste Kontaktaufnahme zur Versicherung überwiegend digital erfolgt, findet im Laufe der Vertragsschließung ein Medienbruch von digitaler zu analoger Kommunikation per Post statt. 

Wir verraten in diesem Blogartikel, warum Versicherte ihre Post digital erhalten sollten und warum die Digitalisierung deiner Versicherung nicht nur Zeit und Kosten spart. 

Warum sollten deine Versicherten ihre Post digital erhalten?  

Zunächst sollten wir uns den traditionellen Weg der Postzustellung in Versicherungsunternehmen anschauen. Welche Stationen durchläuft ein Brief normalerweise von der Erstellung in der Versicherung bis hin zum Archivieren beim Versicherten? Und was sind die wesentlichen Unterschiede zur digitalen Postzustellung?  

Die traditionelle Postzustellung sieht bekanntlich so aus: 

Egal ob du einen Versicherungsvertrag, eine Beitragsabrechnung oder ein Update der Versicherungspolice verschicken möchtest. Jeder Brief, der per Post verschickt wird, durchläuft normalerweise diese 7 Schritte. 7 Schritte, die nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern bei denen auch einiges schiefgehen kann. Wenn die Druckerpatronen leer sind und sich die Lieferung verzögert, oder die Kuvertiermaschine kaputt ist und die Mitarbeitenden alle Briefe manuell eintüten müssen. Selbst, wenn in deiner Versicherung der interne Prozess einwandfrei läuft, kann es passieren, dass es bei der Postzustellung hapert, Postzustellende streiken oder die Post deine Briefe verliert. Und am Ende des Tages haben Versicherte deine mühevoll ausgelieferte Post nicht einmal gelesen. Ganz schön viel Risiko, um so wichtige Versicherungsdokumente zuzustellen, oder? 

Die digitale Zustellung von Versicherungsdokumenten

Durch einen digitalen Briefkasten hast du zum Glück die Möglichkeit, die oben genannten Risiken deutlich zu reduzieren. Schauen wir uns an, wie Versicherte, im Gegensatz zur traditionellen Postzustellung, ihre Post digital erhalten können:

Auf den ersten Blick wird deutlich: Der gesamte Prozess der Dokumentenzustellung hat sich von 7 auf 4 Schritte verkürzt. Diese Effizienzsteigerung kann sich zeitlich sowie geldlich in deiner Versicherung bemerkbar machen. 

Wenn dir nun die Kuvertiermaschine kaputtgeht, hast du keine Probleme, denn deine Briefe müssen nicht mehr ausgedruckt und eingetütet werden. Wenn Postzustellende streiken, kannst du dich entspannt zurücklehnen, denn deine Versicherten erhalten ihre Versicherungsdokumente digital anhand eindeutiger Zustellungsmerkmale. Und wenn du sicher gehen möchtest, dass deine Briefe auch wirklich bei Versicherten ankommen, bekommst du mit der d.velop postbox einen rechtssicheren Zustellungsnachweis. 

Welche Dokumente kannst du als Versicherung digital zustellen?

Grundsätzlich haben Versicherte mit der d.velop postbox die Möglichkeit, alle Versicherungsdokumente digital zu erhalten. Voraussetzung für das digitale Versenden von Versicherungsdokumenten ist die rechtssichere Zustellung. Versicherungsdokumente sind hochsensible Daten und unterliegen der DSGVO. Sie müssen somit verschlüsselt und rechtssicher versendet und archiviert werden.  Eine digitale Postzustellung mit der d.velop postbox bietet dir höchste Sicherheitsstandards für den gesamten Zustellungsprozess inklusive Zustellungsnachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung sowie Sphärentrennung und die Speicherung der Versicherungsdokumente auf einem ISO 27001 zertifiziertem deutschen Rechenzentrum. 

3 klassische Versicherungsdokumente in den digitalen Briefkasten deiner Versicherten schicken

Versicherungsvertrag digital zustellen

Um einen Versicherungsvertrag rechtssicher zu verschicken, bedarf es normalerweise ein langwieriges Hin- und Herschicken zwischen allen Parteien des Vertrags. Selbst wenn der Versicherungsvertrag unterschrieben und rechtsgültig ist, dauert es einige Tage, bis er bei dem Versicherten postalisch zugestellt ist. Mit einer digitalen Postzustellung ist es dir möglich deine Versicherungsverträge digital vorzubereiten sowie rechtssicher und datenschutzkonform an Versicherte zu versenden. Anstatt der üblichen 10 Tage brauchst du nun lediglich ein paar Klicks bis zu einem rechtsgültigen Versicherungsvertrag. 

Versicherungspolice digital zustellen

Im Zusammenhang mit dem Versicherungsvertrag erhalten Versicherte ebenfalls ihre Versicherungspolice. Normalerweise wird sie in einem dicken Aktenordner abgeheftet oder schlimmer: Versicherte verlieren sie aufgrund ihres privaten Papierchaos. Mit einer digitalen Postzustellung kannst du als Versicherung Abhilfe schaffen. Die d.velop postbox legt zugestellte Dokumente, wie die Versicherungspolice, direkt in einem dafür vorgesehenen Ordner ab, sodass Versicherte Policen einfach wiederfinden und nachlesen können. Auch die Suchfunktion der digitalen Postbox gibt Versicherten die Möglichkeit, mit Schlagworten ihre Versicherungspolice und andere Dokumente schnell wiederzufinden. Im Umkehrschluss führt diese digitale, intuitive Ablage und Suchfunktion zu einer höheren Zufriedenheit und verbessert das Erlebnis ihrer Versicherten. 

Beitragsabrechnung digital zustellen

Ein weiteres wichtiges Dokument, welches Versicherte digital erhalten können, ist die Beitragsabrechnung. Beitragsabrechnungen können digital anhand eindeutiger Erkennungsmerkmale, wie zum Beispiel der Versichertennummer, automatisch zugestellt werden. Versicherte haben die Möglichkeit, Beitragsabrechnungen direkt nach Versand einzusehen. Dokumente werden doppelt verschlüsselt verschickt und in einem ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum gespeichert. Die digitale und automatische Zustellung von regelmäßigen Beitragsabrechnungen ist nicht nur umweltschonend, sondern entlastet ebenso die Buchhaltung deiner Versicherung.  

Fazit

Die Antwort auf die Frage „Papier, oder kein Papier?“ ist am Ende dir überlassen. Jedoch lässt sich zusammenfassend sagen, dass eine digitale Postzustellung einen großen Mehrwert für die Digitalisierung deines Versicherungsunternehmens hat. Ob Versicherungsverträge, Beitragsabrechnungen oder Versicherungspolicen. Wenn Versicherte ihre Post digital erhalten, hat dies einen großen Einfluss auf das Kundenerlebnis. Die d.velop postbox ermöglicht dir Versicherungsdokumente schnell und sicher zu versenden, welche jederzeit, überall und von jeglichen Endgeräten abrufbar sind. Wer mit einem digitalen Briefkasten nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern Vorreiter in einer digitalen Versicherungswelt sein möchte, bleibt somit attraktiv für bestehende und zukünftige Versicherungsnehmer:innen.