Briefe online versenden: E-Post, E-Brief und die Alternativen

Bei der Suche nach einem einfachen und digitalen Briefversand führt kein Weg an den Begriffen E-Postbrief und E-Brief vorbei. Der hybride Postdienst der Deutschen Post wurde allerdings im Jahr 2020 eingestellt. Warum ist das so und welche Alternativen gibt es für Ihr Unternehmen?

Darum ist das online Versenden von Briefen so attraktiv

Ganz gleich um welche Art von Dokument es sich handelt, der Prozess rund um den Brief ist immer gleich: Ein Mitarbeiter erstellt das Dokument digital und druckt es anschließend aus. Dokumente mit einer Schriftformerfodernis benötigen zudem eine Unterschrift. Anschließend wird kuvertiert, frankiert und versendet.

Kosten sparen

Durch den Druck und den Zeitaufwand entstehen an mindestens drei Stellen Kosten – Personal, Druck und Porto. Durch die manuelle Unterschrift erhöht sich der Kostenfaktor und es kommt mitunter zu langen Liegezeiten. Dagegen ist die Zustellung über einen Onlinedienst doch deutlich schneller. Der Prozess bleibt vollständig digital – zumindest, wenn keine Unterschrift erforderlich ist. Die Personalkosten reduzieren sich und bei einer rein digitalen Zustellung entfällt auch das Porto.

Gesetzeskonforme Zustellung

Nicht alle Dokumente dürfen per Mail zugestellt werden. Vor allem HR-Daten unterliegen gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz oder der Schriftformerfordernis. Der Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail ist dann nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Da bietet der klassische Brief vermeintlich mehr Sicherheit und ist für viele Unternehmen die erste Wahl.

Ist die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen möglich und rechtens? Ja! Eine Erörterung findet sich im Artikel “Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?

Authentiziät wahren

Wichtige geschäftliche Anliegen gehören auf das Papier, dann kommt die Nachricht auch sicher an. So empfinden zumindest noch viele Unternehmen. Dabei gibt es oft nicht einmal eine Pflicht zur Schriftform. Mahnungen etwa unterliegen keiner gesetzlichen Form. Die Mahnung per E-Mail ist also zulässig.

Hybride Zustellung von Post

Nutzer haben der Hybridpost zwei Möglichkeiten: den reinen Online-Versand von Briefen und den klassischen Versand. Dokumente werden digital erstellt und verschlüsselt an den Anbieter übertragen. Dieser stellt die Briefe online in einem digitalen Briefkasten für den Empfänger bereit. Voraussetzung ist, dass der Empfänger den Dienst eines digitalen Briefkastens nutzt. Andernfalls erfolgt die Zustellung über den klassischen Briefversand. Der Anbieter druckt den Brief aus, kuvertiert und frankiert ihn und stellt den Brief anschließend analog zu. Beim Unternehmen entfällt der gesamte Personalaufwand, welcher vollständig an den Anbieter abgetreten wird.

Sekundenschnelle Zustellung

Während die Post rund zwei Werktage oder länger benötigt, um beim Empfänger anzukommen, geht es bei der E-Post deutlich schneller. Die Zustellung dauert nur wenige Sekunden. Dringende Nachrichten kommen also noch am gleichen Tag an. Voraussetzung ist, dass der Empfänger den digitalen Briefkasten genauso oft leert, wie den herkömmlichen Briefkasten.

Deshalb haben E-Postbrief und E-Brief ausgedient

Obwohl der hybride Versand von E-Post auf den ersten Blick attraktiv klingt, hatte der Dienst der deutschen Post einige Schwachstellen. Seit dem 1. Januar 2020 hat das Unternehmen den E-Brief eingestellt.

Datenschutz – nur bedingt

Größte Kritik erhielt der E-Brief wohl durch den mangelnden Datenschutz. Briefe lagen als Klartext im Portal vor und waren nur durch eine HTTPS-Verschlüsselung gesichert. Zudem waren alle Adressdaten in nur einem Verzeichnis gespeichert, sodass alle E-Postbrief-Kunden sämtliche Adressen abrufen konnten.

Nur für Dokumente, die der Formfreiheit unterliegen

Sobald ein Dokument eine Unterschrift benötigt, konnte der E-Brief nicht genutzt werden. Es fehlte ein Prozess, der das rechtsgültige Signieren ermöglichte. Bei vielen Dokumententypen fiel der Aufwand somit wieder beim Unternehmen an.

Kein Medienbruch aber ein Softwarebruch

Den Prozess rund um den online Versand der Briefe lief zwar auf Seiten des Versenders komplett digital ab, allerdings gab es keine Möglichkeiten, den E-Postbrief in bestehende Workflows zu integrieren. Der Anwender musste die gewohnte Arbeitsumgebung immer verlassen, um in das System der Deutschen Post zu wechseln. Dies hemmt den Arbeitsprozess.

Weitere Kritikpunkte gaben des Todesstoß

Zu teuer, zu unsicher, nicht anwenderfreundlich: Viele Kritikpunkte kamen zusammen, sodass sich die Deutsche Post gegen den E-Brief entschied. Heute kann der rein digitale Dienst nicht mehr genutzt werden, der hybride Dienst mit klassischer Zustellung hingegen schon.

Die Alternative: d.velop postbox

Der online Versand von Briefen sollte vor allem eines sein: einfach und sicher. Daher hat die d.velop ein Produkt entwickelt, welches den Anwender weitestgehend entlastet und alle Vorteile des digitalen Briefversands vereint.

Datensicherheit steht an erster Stelle

Die Einbindung digitaler Prozesse darf den Datenschutz nicht gefährden. Daher verschlüsselt das System den Brief automatisch, sobald er in den Workflow eingeführt wird. Es erfolgt die Zustellung des Briefs und der Versender erhält einen eindeutigen Zustellnachweis. Der Brief bleibt weiterhin verschlüsselt im digitalen Briefkasten liegen, bis der Empfänger diesen durch einen privaten Schlüssel entschlüsselt.

Rechtsgültig unterschreiben

Damit die Unterschrift zu keinem Medienbruch führt, ist die digitale Unterschrift die ideale Lösung. Hierfür können sowohl das eigene System d.velop sign mit dem Vertrauensdiensteanbieter Bundesdruckerei GmbH als auch gängige andere Systeme genutzt werden. Der Vorteil: d.velop sign bietet aus dem Standard heraus die qualifizierte elektronische Signatur an. Diese Unterschrift ist in der EU rechtsgültig.

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Schnittstellen für einen ungehemmten Workflow

Das Versenden von Post sollte so einfach wie möglich sein. Während früher der Brief ausgedruckt wurde, “druckt” man per Klick den Brief direkt in den digitalen Briefkasten des Empfängers. Die Zustellung etwa von Gehaltsabrechnungen dauert nun nur noch wenige Sekunden.

Digitale Korrespondenzen

Der digitale Briefkasten ist für jeden Ihrer Empfänger geeignet: Kunden, Lieferanten, Partner und Mitarbeiter. Sofern keiner auf die Zustellung in Papierform besteht, können sie die gesamte ausgehende Post digital abwickeln. Der Online-Versand von Briefen geht allerdings auch in die andere Richtung. Mitarbeiter haben etwa die Möglichkeit, verschlüsselt den Urlaubsantrag oder die Krankschreibung einzureichen.

Für jedes Endgerät geeignet

Der digitale Briefkasten kann auf jedem Endgerät installiert werden. Dadurch bekommen Mitarbeiter etwa ihre Gehaltsabrechnung direkt auf Ihr Smartphone. Und auch für die Zustellung der Krankschreibung ist nicht der Arbeitsplatz notwendig. Nice-to-have: Der Briefkasten ist nicht zeitlich begrenzt. Wechselt ein Mitarbeiter den Arbeitgeber, kann er trotzdem die Empfangenen Dokumente abrufen.

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