Schriftformerfordernis und digital signieren = Schriftlich ist nicht gleich Schriftform!

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In der Regel bedürfen Verträge und Willenserklärungen keiner besonderen Form. Insbesondere müssen Verträge grundsätzlich nicht schriftlich geschlossen werden. Auch ein Handschlag ist ausreichend, um ein wirksames Vertragsverhältnis zu begründen. Gleichwohl bietet es sich aus Gründen der Beweissicherung und der Dokumentation an, Verträge in Schriftform abzuschließen.

Für einige bestimmte Vertragsformen oder Willenserklärungen ist dies sogar gesetzlich vorgeschrieben. Stichwort: Schriftformerfordernis!

In einer globalen Welt, am Anfang des digitalen Zeitalters, muss jedoch dem Umstand Rechnung getragen werden, dass Verträge papierlos und nicht bei gleichzeitiger Anwesenheit der Parteien geschlossen werden sollen. Digitale Signaturlösungen bieten hierfür eine moderne Alternative zur klassischen Vertragsunterzeichnung.
Muss oder soll die Schriftform gewahrt werden, gilt es jedoch einige Anforderungen zu beachten, um nicht die Wirksamkeit einer Vereinbarung oder Erklärung zu gefährden.

Zwischen Formfreiheit und Schriftformerfordernis

In Deutschland gilt im Zivilrecht als Ausprägung des Grundsatzes der Privatautonomie die sogenannte Vertragsfreiheit. Eine Säule der Vertragsfreiheit ist der Grundsatz der Formfreiheit. Dies bedeutet, dass in der Regel für den Abschluss von Rechtsgeschäften oder für die Abgabe von Willenserklärungen keine Formanforderungen – wie etwa ein schriftliches Vertragsdokument mit Unterschrift – gelten. Wenn also ein Vertrag mündlich geschlossen wird, der dem Grundsatz der Formfreiheit unterliegt, ist er gültig und verpflichtet und berechtigt die Vertragsparteien wirksam.

Was bedeutet das Schriftformerfordernis?

Übertragen auf digitale Vertragsabschlüsse sind derartige Vereinbarungen mittels einfacher elektronischer Signatur möglich. Ausreichend ist im Zweifel der Willensaustausch mittels E-Mail-Kommunikation, wenn sich aus dem Inhalt der E-Mail der Wille zu einem bestimmten Rechtsgeschäft ergibt und die Vertragsparteien aus der E-Mail-Signatur erkennbar sind.

Daneben gibt es verschiedene Ausnahmen vom Grundsatz der Formfreiheit, die gesetzlich festgelegt sind. Beispielsweise sieht der Gesetzgeber die Schriftform für folgende Fälle vor:

  • Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Abtretung von Rechten, Schuldanerkenntnis, Bürgschaft, Verbraucherdarlehens – und Ratenlieferungsverträge sowie Fernunterrichtsverträge
  • Verträgen mit der öffentlichen Verwaltung (sog. Öffentlich-rechtlicher Vertrag)
  • Kündigungserklärungen der Arbeits- (arbeitsrechtlichen Kündigung) oder Mietverhältnisse, Landpacht-, Kleingartenpacht-, Energielieferungsvertrag
  • bei der Mitteilung über die Übernahme einer Hypothekenschuld
  • bei einem Widerspruch des Mieters gegen eine Kündigung

Unabhängig vom Grundsatz der Formfreiheit und gesetzlichen Formanforderungen werden gleichwohl Vertragsinhalte textlich mit oder ohne Unterschrift festgehalten. Oftmals werden zudem Vereinbarungen getroffen, wonach bestimmte Erklärungen oder Mitteilung der Schriftform unterliegen. Dies dient vor allem der Dokumentation und Nachweisbarkeit mit Blick auf etwaige spätere Rechtsstreitigkeiten. Schließlich bietet eine schriftliche Erklärung oder Vereinbarung selbstverständlich im Zweifel deutlich mehr Klarheit darüber, was in der Vergangenheit gesagt oder vereinbart wurde.

Schriftformerfordernis

Schriftlich ist nicht gleich Schriftform

Ist die Schriftform vorgeschrieben oder vereinbart, ist es nicht ausreichend den entsprechenden Text in einem PDF oder Ausdruck festzuhalten. Nach § 126 BGB kommt es bei der Schriftform im Wesentlichen entscheidend darauf an, dass die Erklärung oder der vereinbarte Vertragsinhalt mittels eigenhändig Namensunterschrift unterzeichnet ist. Fehlt es hieran, liegt eine Wirksamkeitsvoraussetzung nicht vor.

Grundsätzlich müssen beide Unterschriften auf dem selben Vertragsdokument erfolgen. Es besteht aber die Möglichkeit, zwei identische Vertragsversionen bereitzuhalten, die jeweils nur von der anderen Vertragspartei unterzeichnet wird (§ 126 Abs. 2 BGB).

Ist die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern rechtsgeschäftlich vereinbart, sieht § 127 Erleichterungen vor. Danach ist es im Zweifel ausreichend, wenn das unterzeichnete Dokument oder die unterzeichnete Erklärung per E-Mail übersandt wird. Es besteht aber ein Anspruch darauf, das Originaldokument nachzureichen.

Ersatz durch elektronische Form

Die Schriftform kann gemäß § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern nicht ausnahmsweise etwas Gegenteiliges bestimmt ist. Die elektronische Form ist etwa bei wesentlichen arbeitsrechtlichen Regeln ausgeschlossen, z.B. § 623 ff. BGB (Beendigungen), § 2 NachwG (Arbeitsvertrag), § 16 I BEEG (Elternzeit), § 14 TzBfG (Befristung), § 1 II TVG (Tarifverträge) und § 77 II BetrVG (Betriebsvereinbarungen).

Die elektronische Form meint die qualifizierte elektronische Signatur laut eIDAS-Verordnung. Der Aussteller muss seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument qualifiziert elektronisch signieren. Bei Verträgen muss jede Partei jeweils ein gleichlautendes Dokument qualifiziert elektronisch signieren.

Anforderungen an die elektronische Form

Die genauen Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur ergeben sich aus der eIDAS-Verordnung, auf nationaler Ebene aus § 126a BGB. Es geht dabei insbesondere darum, dass die Signatur die notwendigen Sicherheitsanforderungen erfüllt. Im Einzelnen besteht sie aus Daten in elektronischer Form, die mit anderen elektronischen Daten logisch verbunden werden können. Dieser Datensatz, den der Unterzeichner für die Unterschrift verwendet, hat aber alleine noch nicht den erforderlichen Sicherheitswert.

Um die Qualität einer handschriftlichen Unterschrift zu erreichen, muss der Datensatz dem Unterzeichner zweifelsfrei zugeordnet werden können und dessen Identifizierung ermöglichen. Auch muss sie aus vertrauenswürdigen elektronischen Signaturerstellungsdaten erstellt werden und der Unterzeichner muss über diese die alleinige Kontrolle haben. Die anschließende Verbindung der Unterschrift mit den unterzeichneten Daten (dem restlichen Dokument) muss so erfolgen, dass auch eine spätere Veränderung des unterzeichneten Dokuments erkennbar ist. Aus dem Zusammenspiel dieser Voraussetzungen ergibt sich dann ein individueller Schlüssel des Unterzeichnenden (elektronische Signaturerstellungsdaten), der untrennbar mit dessen Person verbunden ist und verhindert, dass das Dokument unbemerkt manipuliert werden kann. Aufgrund eines asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren bedarf es auch immer eines zweiten, öffentlichen Schlüssels (Signaturvalidierungsdaten), der in Kombination die abschließende Verschlüsselung des Dokuments gewährleistet.

Schließlich muss die Signatur von einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter zertifiziert werden, der spezielle Anforderungen im Personal- und Sicherheitsbereich erfüllt. Die Verleihung des Qualifikationsstatus als Vertrauensdiensteanbieter erfolgt in der Regel durch die Aufsichtsbehörden, in Deutschland mit Hilfe der Bundesnetzagentur. Der Status als Vertrauensdiensteanbieter bringt auch mit sich, dass besondere Informationspflichten (Art. 24 Abs. 2 lit. d eIDAS-VO) erfüllt werden und die Anbieter eine qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit, genauer sichere Hard- und Softwareeinheiten, verwenden müssen (Art. 29 Abs. 1 eIDAS-VO).

Der Vertrauensdiensteanbieter identifiziert den Signaturinhaber, nachdem dieser einen entsprechenden Antrag gestellt und die persönlichen Angaben gemacht hat, die im Anhang der eIDAS-Verordnung aufgeführt sind. Darunter fallen auch der öffentliche und der private Signaturschlüssel.

Was kompliziert klingt, ist es nicht!

Im Vergleich mit einer einfachen handschriftlichen Unterschrift erscheint der Erstellungsprozess einer qualifizierten elektronischen Signatur aufwendig und langwierig. Für den Anwender in der Praxis geht es hierbei hingegen um wenige Klicks, die einen digitalen Vertragsschluss mit entsprechend ermöglichen. Darüber hinaus zeichnet die qualifizierte elektronische Signatur aus, das sie nicht nur sehr sicher ist, sondern auch einen hohen Identifikationsgrad aufweist. Mit anderen Worten: Sie ist eine verlässliche und praktikable Alternative zur handschriftlichen Unterschrift.