Im digitalen Zeitalter haben sich viele Bereiche des Lebens ins Internet verlagert, sei es das Einkaufen, die Kontoführung oder die Eröffnung eines neuen Kundenkontos. Dabei stellt sich für Unternehmen und Kunden gleichermaßen die Herausforderung, eine schnelle, komfortable und vor allem sichere Identifizierungsmethode zu finden. Genau hier kommt das Video Ident Verfahren ins Spiel. Aber was ist ein Video Ident Verfahren überhaupt? Wie funktioniert es? Und welche Rolle spielt es im Kontext von elektronischen Signaturen? Antworten auf diese Fragen findest du in unserem Blogartikel.
Video Ident Verfahren: Definition und Zweck
Ein Video Ident Verfahren ist eine moderne Methode zur Identitätsprüfung, die in der digitalen Arbeitswelt besonders an Bedeutung gewonnen hat. Es ermöglicht Unternehmen und Organisationen, die Identität eines Kunden oder Nutzers online zu verifizieren, ohne dass eine physische Präsenz erforderlich ist. Ein Video Ident Verfahren funktioniert in der Regel folgendermaßen: Der Nutzer, der sich identifizieren möchte, stellt über eine sichere Online-Plattform eine Verbindung zu einem Vertrauensdiensteanbieter her. Ein zertifizierter Mitarbeiter des Dienstleisters führt dann ein Live-Video-Gespräch mit dem Nutzer durch. Während des Gesprächs muss der Nutzer verschiedene Schritte durchlaufen, um seine Identität nachzuweisen. Dazu können etwa das Vorzeigen des Ausweisdokuments, das Beantworten spezifischer Sicherheitsfragen oder das Vorlesen einer zufällig generierten Zahlenkombination gehören.
Aber was ist das Ziel von einem Video Ident Verfahren? Einerseits ermöglicht es eine effiziente und bequeme Identitätsprüfung für den Nutzer, da er sie von überall aus durchführen kann, ohne ein physisches Treffen zu arrangieren. Andererseits dient es den Unternehmen dazu, die Identität von Personen sicher und zuverlässig zu überprüfen, um beispielsweise Betrug und Identitätsdiebstahl vorzubeugen. Das Video Ident Verfahren findet insbesondere in Bereichen Anwendung, in denen eine verlässliche Identifikation notwendig ist, wie z.B. bei der Eröffnung von Bankkonten, bei behördlichen Angelegenheiten oder auch bei elektronischen Signaturen und digitalen Vertragsprozessen.
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Video Ident Verfahren: Bedeutung für elektronische Signaturen
Mit den neuen digitalen Möglichkeiten verändern sich auch die zahlreichen Vertrags- und Unterschriftenprozesse im Unternehmen. Zu analogen Zeiten wurden Dokumente noch direkt vor Ort mit Stift und Papier unterschrieben. Die Vertragspartner:innen standen sich direkt gegenüber und nahmen oft einen großen Zeitaufwand für physische Anreisen in Kauf. Dabei trafen unterschiedliche Interessengruppen aufeinander:
- Unternehmen treffen Unternehmen (B2B): Lieferantenverträge, Lieferscheine, usw.
- Unternehmen treffen private Kunden (B2C): Kaufverträge, Leasingverträge, usw.
- Unternehmen treffen Mitarbeiter:innen: Personaldokumente, Fortbildungsanträge, Urlaubsanträge, Sonderzahlungen, usw.
Diese Rahmenbedingungen haben sich allerdings fundamental verändert. In der heutigen vernetzten Arbeitswelt unterschreiben wir Dokumente dank Video Ident Verfahren und E-Signatur vollkommen digital und ortsunabhängig. Dabei werden enorme Papier-, Druck- und Versandkosten gespart und physische Reisen werden obsolet. Der Fokus liegt auf der Prozessqualität und weniger auf dem persönlichen Kontakt. Stellt sich nun die Frage: Wie genau wird das Video Ident Verfahren in digitalen Signaturprozessen eingesetzt?
So sieht die Einbindung in den Signaturprozess aus
Damit ein Vertrauensdiensteanbieter die Identität einer Person verifizieren kann, muss sich diese Person ein Konto bei dem jeweiligen Anbieter einrichten. Im Anschluss durchläuft die Person einmalig ein Video Ident Verfahren (oder alternativ: eID, PoS-Ident, u.v.m.). Nach der erfolgreichen Verifizierung können zukünftig rechtssichere Signaturumläufe angestoßen werden. Besonders smart: Bei der Signaturlösung d.velop sign ist der Verifizierungsprozess direkt in der Signatursoftware integriert.
Um eine Unterschrift eindeutig einer bestimmten Person zuordnen zu können, muss die qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) verwendet werden. Die qualifizierte elektronische Signatur ist ein definierter Sicherheitsstandard der eIDAS-Verordnung, die den rechtssicheren Einsatz von digitalen Signaturen im Europäischen Wirtschaftsraum regelt.
Für die qualifizierte elektronische Signatur werden diese 3 Schritte durchlaufen:
- Signaturprozess starten und die QES als Signaturlevel auswählen
- Identität bestätigen: Bevor die Unterschrift auf dem Dokument aufgebracht werden kann, muss sich der Unterzeichnende im Benutzerkonto des jeweiligen Vertrauensdiensteanbieters anmelden (1. Faktor) und eine TAN-Nummer anfordern, die er dann in der Signatursoftware bestätigt (2.Faktor).
- Es wird ein Signaturzertifikat erzeugt und der Signaturprozess abgeschlossen.
Beim Aufbringen der qualifizierten elektronischen Signatur wird ein Signaturzertifikat erzeugt. Dieses Zertifikat enthält alle wichtigen Informationen zur digitalen Signatur und der Identität des jeweiligen Unterzeichners. Damit stellt die qualifizierte elektronische Signatur das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift mit Stift und Papier dar.
Rechtssicher unterschreiben dank Video Ident Verfahren: Jetzt direkt testen!
Durch sichere elektronische Signaturen, u.a. durch das Video Ident Verfahren, können Unternehmen enorme Papier-, Druck- und Versandkosten sparen und Dokumente vollkommen ortsunabhängig unterschreiben. Verantwortliche schaffen so zeitaufwendige Medienbrüche im Vertragsprozess ab. Nutze deine Chance und erlebe jetzt die Mehrwerte der digitalen Unterschrift in der Praxis!