Briefe digitalisieren: Großteil an Unternehmen plant Umstellung auf digitale Briefpost

Der aktuelle Digital Office Index der BITKOM verrät: Immer mehr Unternehmen lassen Ihre Briefe digitalisieren. Kein Wunder! Der Ausbruch der Corona Pandemie stellt die Arbeitswelt vor neue Herausforderungen: Weniger Mitarbeiter befinden sich im Büro und bleiben stattdessen im Home-Office. Informationen aus der Post werden dennoch benötigt.

Wir haben uns die Entwicklung einmal genauer angeschaut.

86% der Betriebe wollen Ihre Briefe digitalisieren

Die klassische Briefpost befindet sich auf dem Rückmarsch. Rund 17 Millionen Briefe wurden 2020 in Deutschland verschickt. Erscheint die Anzahl der versandten Briefe auf den ersten Blick sehr hoch, ist dennoch ein stark rückläufiger Trend zu beobachten: Im Vergleich zu 2018 ist die Nutzung von Briefpost im Jahr 2020 um 15% gesunken. Das sind ca. 2,5 Millionen Briefe weniger [Quelle Statista]. Die Umwelt und der Geldbeutel freuen sich – aber dazu später mehr.

Dort wo es einen Abwärtstrend gibt, findet sich meist auch ein Aufwärtstrend. Hier kommt die digitale Briefpost ins Spiel. Eine kürzlich veröffentlichte BITKOM-Studie zeigt, die Briefpost zu digitalisieren, liegt bei deutschen Unternehmen im Trend. Demnach verfolgt die Mehrheit der deutschen Unternehmen das Ziel, die Briefpost zu digitalisieren. Insgesamt 86% der Betriebe streben die Umstellung auf die Digitalisierung der Briefpost an. Im Jahr 2018 befassten sich gerade mal 43% der Befragten mit diesem Ziel. Die Nachfrage hat sich somit bis zum jetzigen Zeitpunkt verdoppelt. Nur 14% der Unternehmen geben an, dass diese Art der Digitalisierung aktuell nicht verfolgt wird.

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64% der Unternehmen haben die digitale Briefpost bereits umgesetzt

64% der Unternehmen geben an, Ihre Briefe bereits zu digitalisieren. Auch hier ist ein deutliches Plus erkennbar, da es 2018 erst 30% der Befragten waren.

An der Spitze der Digitalisierung stehen große Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern. 74% von ihnen ersetzen die Briefpost durch digitale Kommunikation. Aber auch klein- und mittelständische Unternehmen fallen kaum ab: Bei Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern setzen 60% auf die digitale Briefpost, während es bei Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern mit 64% noch etwas mehr sind.

Generell gelingt es jedoch noch nicht allen Unternehmen, diesen Wandel zu implementieren.

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Wie wird die Briefpost im Unternehmen digitalisiert?

Wenn man sich genauer mit der Digitalisierung der Briefpost im Unternehmen befasst, wird schnell klar: Möglichkeiten gibt es viele. Grundsätzlich werden dabei zwei Ansätze verfolgt, die sich hervorragend ergänzen:

Der digitale Posteingang umfasst das Scannen, Erfassen und Archivieren der physisch vorliegenden Briefe mit Hilfe einer Dokumentenmanagement-Software. Anschließend kann die Post dem entsprechenden Mitarbeiter elektronisch zugewiesen und von diesem entsprechend bearbeitet werden – auch im Homeoffice.

Bei der digitalen Postzustellung werden Briefe im Unternehmen wie gewohnt aufgesetzt und dann über einen sicheren elektronischen Übertragungsweg an einen externen Anbieter übergeben. Dieser sorgt dafür, dass die Dokumente wie gewünscht verteilt und zugestellt werden.

Auf Wunsch ist es möglich, ein Dokument sowohl digital als auch zeitgleich per Post zuzustellen. Der Empfänger kann das Dokument je nach Bedarf online abrufen oder in Papierform verwenden. Somit müssen Mitarbeiter nicht auf Bewährtes verzichten und können flexibel entscheiden, welche der beiden Varianten sie bevorzugen. Sollten einige Briefe weiterhin postalisch zugestellt werden, kümmert sich der Anbieter zusätzlich um Druck, Kuvertierung und Zustellung.

Klares Ziel dabei: Die postalische Briefzustellung auf ein Minimum zu reduzieren.

>Erfahren Sie mehr zur digitalen Postzustellung im Webinar<

Beliebtes Einsatzszenario digitaler Briefpost: Die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten

Ein beliebtes Einsatzszenario der digitalen Briefpost ist die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten. Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise und begleitende Gehaltsdokumente können ohne großen Aufwand direkt aus bestehenden IT-Systemen wie bspw. ERP-, HR- oder SAP-Systeme an Mitarbeiter zugestellt werden.

Die digitalen Dokumente landen automatisch in persönlichem Online-Postfach des Mitarbeiters, das ganz bequem auf dem Smartphone oder Tablet aufrufbar ist. So werden alle Mitarbeiter, auch diejenigen ohne PC-Arbeitsplatz, erreicht und eingebunden.

Briefe digitalisieren sorgt für Kosteneinsparungen und erhöhte Produktivität

Doch welche messbaren Vorteile ergeben sich für Unternehmen aus der Einführung der digitalisierten Briefpost? Durch eine digitale Zustellung können Kosten und Ressourcen eingespart werden.

Die klassische Briefpost ist an einen sehr langwierigen Prozess gekoppelt. Mitarbeiter öffnen Briefe und stempeln diese ab, bevor die Post ihren Weg durch das Unternehmen nimmt. Frühzeitige Reaktionen auf wichtige Informationen sind schwer möglich. Von Portokosten, Druck, Kuvertierung und weiteren Arbeitsaufwänden können Sie sich ebenfalls verabschieden.

Um auf das oben genannte Szenario der digitalen Gehaltsabrechnung zurück zu kommen, kann das Unternehmen zum Beispiel 0,75 € pro digitaler Gehaltsabrechnung sparen. Hochgerechtet auf das ganze Unternehmen ergibt sich schnell eine umfassende Ersparnis, die man an anderer Stelle besser investieren könnte.

Berechnen Sie gerne Ihren persönlichen Return-on-Invest mit unserem ROI-Rechner und erfahren Sie, ob sich die digitale Post für Sie lohnt.

Digitale Gehaltsabrechnung | Mitarbeiter:innen effizient und sicher erreichen!

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