Verwaltungsdigitalisierung 2026: Diese fünf Trends prägen die Zukunft der öffentlichen Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung steht 2026 an einem Wendepunkt. Nach Jahren voller Pilotprojekte, Insellösungen und strategischer Absichtserklärungen zeigt sich nun, welche Technologien den Sprung in den echten Verwaltungsalltag schaffen. Bürger:innen erwarten digitale Services, Mitarbeitende brauchen Entlastung, und politische Programme setzen ambitionierte Ziele. Die Verwaltungsdigitalisierung wird zur Realität – getragen von fünf zentralen Trends, die das Jahr 2026 prägen werden.

Status quo: Wo die Digitalisierung der Verwaltung heute wirklich steht

Ein Blick auf die aktuelle Lage zeigt jedoch, wie groß die Diskrepanz zwischen Anspruch und Realität weiterhin ist. Die jüngste d.velop Studie macht deutlich, dass die Verwaltungsdigitalisierung noch weit von ihren eigenen Zielen entfernt ist. Besonders drei Zahlen verdeutlichen das:

• Medienbrüche sind weiterhin Alltag.
• Nur 9 % der Verwaltungen nutzen Cloud-Lösungen.
• 67 % der Mitarbeitenden stehen KI kritisch gegenüber.

Während viele Prozesse bereits digitalisiert sind, wie etwa der Posteingang (56 %) oder die Dokumenteneinreichung (51 %), bleiben zentrale Vorgänge weiterhin analog. Dazu gehört vor allem der Postausgang (52 %). Die Folge: Medienbrüche, ineffiziente Abläufe und Frustration bei Bürger:innen wie Mitarbeitenden.

Auch externe Analysen bestätigen dieses Bild. Der Bundesrechnungshof kritisiert die schleppende Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG): Von 306 EfA-Diensten waren Mitte 2024 lediglich 14 in mindestens neun Bundesländern flächendeckend verfügbar – ein ernüchterndes Ergebnis angesichts der hohen Investitionen. Damit kommen rund 95 Prozent der vorgesehenen digitalen Verwaltungsleistungen in der Praxis kaum an.

Die Ausgangslage ist klar: Die Digitalisierung der Verwaltung hat Fahrt aufgenommen, aber echte End-to-End-Digitalisierung bleibt die Ausnahme. Genau deshalb wird 2026 zum entscheidenden Jahr.

Trend 1: KI wird Alltag – vom Hype zur echten Verwaltungsrealität

Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern ein realer Transformationsfaktor. Die Studie zeigt, dass 55 % der Befragten KI als starke Veränderungskraft im Verwaltungsalltag sehen. Gleichzeitig äußern 67 % deutliche Bedenken – vor allem in Bezug auf Datenschutz, Haftung und mögliche Abhängigkeiten.

Diese Ambivalenz prägt die aktuelle Situation: Die Verwaltung steht zwischen Innovationsdruck und Compliance-Anforderungen. Doch die Praxis zeigt, dass KI bereits heute echten Mehrwert schafft. Städte wie Hamburg oder Köln nutzen KI als Assistent oder sogar als zentralisierte Plattform. In Hannover wird mit Intelligent Document Processing ein Assistenzsystem für den Wohngeld-Prozess genutzt. Und in Bochum hilft KI beim automatisierten Auslesen und Abgleichen von eingehenden Entsorgungsrechnungen sowie Wägescheinen.

Mit dem EU AI Act, der ab August 2026 gilt, entstehen erstmals klare Leitplanken. Er definiert Transparenzpflichten, Risikoklassen und Dokumentationsanforderungen. Damit wird KI nicht nur technisch, sondern auch regulatorisch erwachsen.

Fazit des Trends: KI wird zum Gamechanger, aber nur, wenn Vertrauen, Transparenz und klare Regeln geschaffen werden.

Trend 2: Die Cloud wir zur unverzichtbaren Grundlage trotz großer Zurückhaltung

Die Cloud ist das Fundament moderner Verwaltungsdigitalisierung. Doch die Studie zeigt, wie groß der Nachholbedarf ist: Nur 9 % der Verwaltungen arbeiten weitgehend cloudbasiert, während 29 % noch vollständig on‑premises sind. Dabei sehen 56 % der Cloud‑Nutzer bereits deutliche Vorteile – von effizienteren Workflows bis hin zu besserer Skalierbarkeit.

Die Zurückhaltung hat Gründe: Sicherheitsbedenken, fehlende Standards und Unsicherheiten bei der Datenhoheit bremsen die Entwicklung. Gleichzeitig zeigt der KI‑Kompass des BdSt NRW klar: KI funktioniert nur dort, wo Prozesse bereits digitalisiert sind und das gelingt ohne Cloud kaum.

Damit wird die Cloud nicht nur zur technischen Basis, sondern zur strategischen Voraussetzung für moderne Verwaltung. Neben europäischen Initiativen wie GAIA‑X, EuroStack oder Delos Cloud entstehen zunehmend konkrete souveräne Cloud‑Angebote. Dazu gehören europäische Lösungen wie die Open Telekom Cloud sowie neue Modelle internationaler Anbieter wie die AWS European Sovereign Cloud, die speziell für hohe Datenschutz‑ und Compliance‑Anforderungen in Europa entwickelt wurden.

Fazit des Trends: Die Cloud wird zum Standard, aber nur mit europäischer Datensouveränität und einheitlichen Schnittstellen.

Trend 3: Digitalisierung findet statt, jedoch oft nur auf Prozessebene

Die Studie zeigt, dass viele Verwaltungsprozesse bereits digitalisiert sind. Der digitale Posteingang liegt bei 56 %, die digitale Dokumenteneinreichung bei 51 %. Doch gleichzeitig bleiben zentrale Vorgänge analog, darunter Urkunden (60 %) oder der Postausgang (52 %).

Das Ergebnis ist eine Verwaltung, die digital beginnt, aber analog endet. Medienbrüche sind weiterhin Alltag. Die Digitalisierung erfolgt inkrementell, oft getrieben von einzelnen Fachbereichen, aber selten strategisch übergreifend.

Das Registermodernisierungsgesetz (RegMog) und das „Once‑only“-Prinzip sollen hier Abhilfe schaffen. Ziel ist eine Verwaltung, in der Daten nur einmal erfasst und dann medienbruchfrei weiterverarbeitet werden.

Fazit des Trends: Die Verwaltung digitalisiert sich Schritt für Schritt – echte End‑to‑End‑Digitalisierung bleibt jedoch die Ausnahme.

Trend 4: Mitarbeitende sind nur bedingt zufrieden, weil sie kaum Zeitersparnis sehen

Die Digitalisierung der Verwaltung wird häufig als Entlastung versprochen – doch die Realität sieht anders aus. Laut Studie sind nur 33 % der Mitarbeitenden mit ihrer Software zufrieden. 63 % geben an, dass die Digitalisierung kaum oder nur geringe Zeitersparnis bringt. Zwar finden Schulungen statt, doch ein Viertel der Beschäftigten fühlt sich schlecht vorbereitet. Das zeigt: Digitalisierung scheitert oft nicht an der Technik, sondern an Usability, Schulung und Change Management.

Gleichzeitig zeigt sich aber auch, dass die Maßnahmen zur Staatsmodernisierung zunehmend Wirkung entfalten. Der Digitalcheck des Bundes wird bereits bei 80 % aller Gesetzesvorhaben angewandt und sorgt dafür, dass neue Regelungen von Anfang an digital gedacht werden. Die Digitalakademie der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV) begleitet Behörden aktiv bei der digitalen Transformation und stärkt die Kompetenzen der Mitarbeitenden.

Fazit des Trends: Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden bleibt eine zentrale Herausforderung. Jedoch entstehen mit Qualifizierung, Digitalcheck und neuen Kollaborationsstrukturen erstmals wirksame Antworten auf die größten Hürden der Verwaltungsdigitalisierung.

Trend 5: Der Ruf nach Standards, besserer Software und mehr IT-Personal wird laut und moderne DMS-Lösungen sind ein zentraler Baustein

Die Studie zeigt einen deutlichen Wunsch nach moderner, einheitlicher und medienbruchfreier IT. Fast die Hälfte der Verwaltungen fordert bessere Software (48 %), einheitliche Standards (47 %) und mehr IT‑Fachpersonal (45 %). Die Wunschliste der Behörden ist klar: Dokumentenmanagementsysteme (46 %), eSignaturen (35 %), digitale Archive (33 %) und KI‑gestützte Prozessautomatisierung (21 %) stehen ganz oben.

Diese Zahlen machen deutlich, dass Verwaltungen nicht nur digitalisieren wollen, sondern konkrete Werkzeuge benötigen, um medienbruchfreie Prozesse überhaupt möglich zu machen. Genau hier kommen moderne DMS‑Lösungen ins Spiel. Sie bilden das Rückgrat digitaler Verwaltungsarbeit: Sie strukturieren Dokumente, schaffen Transparenz, ermöglichen digitale Aktenführung und bilden die Basis für automatisierte Workflows.

Anbieter wie d.velop zeigen, wie solche Systeme in der Praxis funktionieren können – skalierbar, cloudfähig und speziell auf die Anforderungen des öffentlichen Sektors zugeschnitten. Ein modernes DMS ist damit nicht nur „nice to have“, sondern eine zentrale Antwort auf die drängendsten Herausforderungen: fehlende Standards, ineffiziente Prozesse und mangelnde Interoperabilität.

Kurz gesagt: Die Verwaltung fordert moderne, integrierte Systeme – und DMS‑Lösungen sind einer der wichtigsten Bausteine, um diese Anforderungen zu erfüllen und echte digitale Durchgängigkeit zu erreichen.

Die größten Hürden der Verwaltungsdigitalisierung

Warum kommt die Digitalisierung trotz klarer Vorteile so langsam voran? Die Studie zeigt: 59 % der Fachämter haben bislang keine Schulungen erhalten. Standards und rechtliche Vorgaben bleiben oft Theorie. Technologie allein reicht nicht – ohne qualifizierte Mitarbeitende und klare Prozesse stockt jede Maßnahme.

Programme wie die Digitalakademie des Bundes oder die Plattform digitale‑verwaltung.de setzen hier an. Sie bieten Weiterbildungen, Digitalchecks, Austauschformate und zentrale Identitätslösungen wie die BundID. Diese Maßnahmen sind entscheidend, um Fachkräftemangel und fehlendes Know‑how zu überwinden. Ein Zitat bringt es auf den Punkt:

Es ist nicht zielführend, Medienbrüche in Kauf zu nehmen, wenn Bürgerinnen und Bürger zwar bequem online Formulare ausfüllen, diese dann in der Verwaltung aber doch wieder analog bearbeitet werden. Nur wenn die internen Abläufe mit- und gleichzeitig neu gedacht werden, entsteht ein echter Mehrwert für Bürger:innen und Mitarbeitende.

Philipp Perplies
COO Public Sector, d.velop AG

Trends 2026 Verwaltungsdigitalisierung: Was realistisch erreichbar ist

Die Studie zeigt: 75 % der Befragten halten eine vollständige Verwaltungsdigitalisierung bis 2030 für unrealistisch. Dennoch gibt es klare Fortschritte. Die Roadmap des BMI mit 19 Leuchtturmprojekten zeigt, dass 2026 das Jahr der Umsetzung wird – weniger Theorie, mehr funktionierende Anwendungen.

Realistisch erreichbar sind:

• medienbruchfreie Prozesse in ausgewählten Bereichen
• der Ausbau von Cloud‑Infrastrukturen
• erste skalierte KI‑Anwendungen
• mehr Standards, weniger Insellösungen

Entscheidend ist, dass Verwaltungen jetzt skalieren statt experimentieren.

Warum sich die Digitalisierung der Verwaltung für alle lohnt

Die Vorteile liegen auf der Hand: Weniger Medienbrüche bedeuten schnellere Abläufe, weniger Papier, kürzere Wartezeiten und mehr Transparenz. Für Verwaltungen bedeutet Digitalisierung effizientere Prozesse, entlastete Mitarbeitende und eine höhere Servicequalität.

Mit Cloud‑Infrastrukturen, KI, eAkte und automatisierten Workflows zeigt d.velop, wie Digitalisierung nicht nur theoretisch, sondern praxisnah und sicher umgesetzt werden kann. So entsteht eine Verwaltung, die nicht nur modern klingt, sondern sich auch so anfühlt.

Die Verwaltungsdigitalisierung steht 2026 an einem entscheidenden Punkt. Die Trends sind klar, die Herausforderungen ebenso. Wer jetzt in KI, Cloud, durchgängige Prozesse, digitale Identitäten und Kompetenzaufbau investiert, legt den Grundstein für eine moderne, effiziente und bürgernahe Verwaltung.