Mit Mitarbeiterbefragungen die Zufriedenheit im Unternehmen steigern

Das Potenzial von Mitarbeiterbefragungen ist äußerst groß. Mitarbeiterbefragungen gelten als das Instrument Nummer eins, wenn es darum geht, Feedback zu diversen Unternehmensaspekten einzuholen. Mittlerweile haben traditionelle Mitarbeiterumfragen mit Stift und Papier ihre besten Zeiten hinter sich und werden der modernen Arbeitswelt nicht mehr gerecht. Stattdessen setzen Unternehmen heute auf flexible und einfach zu bedienende Lösungen, die die Teilnahme an Umfragen attraktiver machen.

In diesem Artikel erfährst du, wie du das volle Potenzial von Mitarbeiterbefragungen ausschöpfen kannst und wie sich diese positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.

Merkmale einer Mitarbeiterbefragung:

• Durchführung von Mitarbeitenden der Personalabteilung und/oder des Managements
• Anonyme Befragung, um die Belegschaft zu motivieren, teilzunehmen und sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen zu teilen
• Freiwillige Teilnahme
• Involvierung der gesamten Belegschaft (alternativ: einzelne Geschäftsbereiche oder Hierarchieebenen)
• Ermittlung anhand eines standardisierten Fragebogens
• Wiederholung in regelmäßigen Abständen

Immer mehr Unternehmen setzen auf Mitarbeiterbefragungen

Unternehmen setzen bereits seit geraumer Zeit auf Mitarbeiterbefragungen. In der Vergangenheit wurden Umfragen oft lediglich dazu genutzt, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erfragen – ohne strategischen Hintergrund. Das ist heute anders. Mittlerweile liegt der Schwerpunkt auf dem Einsatz von Mitarbeiterbefragungen als strategisches Instrument, um durch die generierten Ergebnisse geeignete Maßnahmen für zukünftige Unternehmenshandlungen abzuleiten. Es wird neben der Evaluierung der Zufriedenheit der Belegschaft zusätzlich das Verständnis und Engagement der Mitarbeitenden hinsichtlich strategischer Unternehmensentscheidungen erfragt – dazu gleich mehr.

Die Zahl der Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen nutzen, steigt stetig an. Eine Langzeitstudie, durchgeführt von Diplom-Psychologe Philip Frieg in Zusammenarbeit mit der Ruhr Universität Bochum, hat die Thematik der Mitarbeiterbefragungen in einem Zeitraum von 10 Jahren mit 200 Top-Unternehmen in der DACH-Region untersucht. Ergebnisse zeigen, dass 91,4 % der Befragten Mitarbeiterumfragen unternehmensweit durchführen. Insgesamt setzen knapp 70 % der Unternehmen Mitarbeiterbefragungen für internes Benchmarking sowie für die Verbesserung der Kommunikation ein.

Warum ist es sinnvoll, Mitarbeiterbefragungen zu nutzen?

Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ist zunächst der aktuelle Strand der Zufriedenheit zu ermitteln. Das geht entweder durch direkte oder indirekte Maßnahmen. Bei der indirekten Ermittlung werden Kennzahlen wie die Fluktuation oder Krankheitstage herangezogen. Der Knackpunkt: Diese KPIs geben keine Rückschlüsse auf Gründe für die (Un-)Zufriedenheit. Im Gegensatz dazu kann die Mitarbeiterzufriedenheit direkt mithilfe von Mitarbeiterbefragungen gemessen werden.

Wie bereits beschrieben, liegt der Schwerpunkt bei Mitarbeiterbefragungen auf der Ermittlung der Mitarbeiterzufriedenheit. Warum? Mittlerweile gelten neben Produkten und innovativen Ideen auch die Mitarbeitenden als treibende Kraft eines Unternehmens. Dementsprechend ist es unerlässlich, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Mitarbeitende ihr Potenzial optimal ausschöpfen können. Das beinhaltet auch, die Bedürfnisse und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen – und zwar mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen. An wen könnte man sich diesbezüglich besser wenden als an die Mitarbeitenden selbst?

Auswirkungen der Mitarbeiterzufriedenheit

Die Mitarbeiterzufriedenheit hat unmittelbare Auswirkungen auf das Engagement und das Arbeitsklima im gesamten Unternehmen. Daher ist ein zufriedenes und motiviertes Team nachweislich produktiver. Zufriedene Mitarbeitende tragen die Zufriedenheit außerdem an Außenstehende wie Interessenten, Kunden oder potentielle Kollegen:innen weiter. Eine direkte Abfrage der Zufriedenheit ergibt nicht nur aktuelle Ergebnisse, sondern darüber hinaus Ursachen des Stimmungsbildes. Durch offene Fragen können konkrete Änderungswünsche, Problemlagen oder positive Aspekte erfragt werden. Dieses Wissen kann von Unternehmen genutzt werden, um passende Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit zu evaluieren.

Mitarbeiterzufriedenheit messen

Mitarbeiterzufriedenheit ist ein komplexes Konstrukt. Verschiedene Faktoren wie die Beziehung zu Kollegen:innen, die Gestaltung des Arbeitsplatzes oder Aufstiegschancen spielen eine Rolle. Daher reicht die Frage nach der Zufriedenheit allein nicht aus, zumal davon auch keine geeigneten Gegenmaßnahmen abgeleitet werden können. Im Fragebogen sollte das Konstrukt der Mitarbeiterzufriedenheit in einzelne Teile zerlegt werden, um brauchbare Ergebnisse zu generieren.

Mitarbeiterengagement ermitteln

Neben der Mitarbeiterzufriedenheit spielt auch das Engagement eine wichtige Rolle. Hierfür gibt es bereits eine etablierte Methode zur Erfassung: der Employee Net Promoter Score. Dabei handelt es sich um ein Messinstrument, das abbildet, wie bereitwillig Mitarbeitende sind, den Arbeitgeber an Freunde oder Familie weiterzuempfehlen. Hierfür wird lediglich eine Frage genutzt: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Ihren Arbeitgeber einem Freund oder Familienmitglied empfehlen?“. Um die Frage zu beantworten, steht eine Skala von 0 bis 10 zur Verfügung – 0 steht für „sehr unwahrscheinlich“ und 10 für „sehr wahrscheinlich“. Auf Basis der Antworten können folgende drei Kategorien ermittelt werden:

• Promotoren (antworteten mit 9 oder 10): Loyal und begeistert
• Passive (antworteten mit 7 oder 8): Zufriedene Mitarbeitende, die begrenztes Engagement zeigen
• Detraktoren (antworteten mit 0 bis 6): Weniger zufrieden

Mitarbeitenden ermöglichen, eine aktive Rolle im Unternehmen zu spielen

Es geht aber nicht nur um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Mitarbeiterbefragungen können darüber hinaus auch als Entscheidungshilfen dienen. Denn wir wissen bereits von der Sesamstraße: „Wer nicht fragt, bleibt dumm“. Indem wir jedem Mitarbeitenden eine Stimme geben, können wir tiefere Einblicke in die Meinungen und Wünsche erlangen und diese im weiteren Vorgehen berücksichtigen. So lässt du deine Mitarbeitenden aktiv das Geschehen im Unternehmen mitgestalten – und das steigert wiederum die Motivation und die Leistungsbereitschaft.

Unternehmenserfolg fördern

Wenn du motivierte Arbeitskräfte hast, die bereit sind, Leistung zu erbringen, kannst du als zusätzliches „I-Tüpfelchen“ mit positiven Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg rechnen. Und wer will nicht die Mitarbeiterzufriedenheit und den langfristigen Erfolg des Unternehmens steigern?

Mitarbeiterbefragungen anhand von 8 Schritten erfolgreich durchführen

Ob kurze oder umfangreiche Mitarbeiterumfrage, es gibt in allen Fällen einige Faktoren, die zum Erfolg eines Befragungsprojekts beitragen. Damit valide Ergebnisse und eine fundierte Grundlage für zukünftige Entscheidungen erreicht werden, müssen im Vorhinein wichtige Schritte der Mitarbeiterbefragung bedacht werden.

Schritt 1: Zielsetzung festlegen

Direkt zu Beginn sollte festgehalten werden, was durch die Mitarbeiterbefragung erreicht werden soll – sei es zum Beispiel die Ermittlung der Mitarbeiterzufriedenheit, die Optimierung der Arbeitsbedingungen oder die Untersuchung des Arbeitsklimas. Die Mitarbeiterumfrage muss auf ein konkretes Kernthema ausgelegt werden.

Schritt 2: Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte:n einbeziehen

Es empfiehlt sich, Akteure mit einzubinden, die bei der Belegschaft Vertrauen und Akzeptanz erzeugen.

Schritt 3: Mitarbeitende umfangreich informieren

Indem die Belegschaft umfassend und transparent über das Befragungsprojekt und den Anlass sowie die Zielsetzung informiert wird, kann Vertrauen und Interesse gewonnen werden.

Schritt 4: Anonymität und freiwillige Teilnahme betonen

Die Anonymität muss zu jeder Zeit sichergestellt werden, sodass keine Rückschlüsse auf Teilnehmer:innen ermöglicht werden.

Schritt 5: Fragen verständlich ausdrücken

Komplexe Fachausdrücke sollten vermieden werden, um sicherzustellen, dass alle Fragen von dem Mitarbeitenden verstanden werden.

Schritt 6: Daten sorgfältig aufbereiten und auswerten

Mit der Zielsetzung im Hinterkopf sollten die Daten übersichtlich und anschaulich aufbereitet und ausgewertet werden.

Schritt 7: Ergebnisse an die Belegschaft kommunizieren

Mit der Auswertung allein ist es nicht getan. Die Ergebnisse sollten möglichst zeitnah an die Belegschaft kommuniziert werden – zum Beispiel im Rahmen von Teammeetings oder Intranet-Beiträgen. In diesem Schritt ist es wesentlich, über geplante Veränderungsmaßnahmen auf Basis der Ergebnisse zu informieren.

Schritt 8: Veränderungsmaßnahmen umsetzen

Die geplanten Maßnahmen sollen natürlich auch umgesetzt werden, bspw. indem Projektgruppen geformt werden. Die Kommunikation darf auch in diesem Schritt nicht zu kurz kommen: Informiere deine Mitarbeitenden regelmäßig über die Fortschritte der Maßnahmen.

Schritt 9: Erfolgskontrolle durchführen

Die Wirksamkeit der Maßnahmen kann nur durch regelmäßige Wiederholung von Mitarbeiterbefragungen erreicht werden. So lässt sich feststellen, ob die Veränderungsmaßnahmen den gewünschten Erfolg erzielen.

Dos & Don‘ts für deine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen bequem per App

Wie eingangs bereits erwähnt, ist die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen auf analogem Weg sehr aufwendig und mittlerweile nicht mehr zeitgemäß. Durch den stetigen Wandel der Arbeitswelt müssen digitale Lösungen her, mit denen Mitarbeiterumfragen einfach und schnell erstellt werden können. Mittlerweile stehen uns internetbasierte Tools für eine schnelle Erstellung des Fragebogens zur Verfügung.

Wir gehen aber noch einen Schritt weiter! Wie wäre es, wenn die Mitarbeiterbefragungen über das Tool abgebildet werden, mit dem alle Mitarbeitenden täglich kommunizieren? Und zwar mit einer Mitarbeiter-App. Die Erstellung einer Mitarbeiterumfrage verlangt nur wenige Klicks in der App und ist so – je nach Länge der Umfrage – in wenigen Minuten erstellt. Um alle Mitarbeitenden zu erreichen und zur Teilnahme anzuregen, wird die Mitarbeiterbefragung im News-Feed an alle – oder ggf. an definierte Nutzergruppen – ausgespielt. So werden nicht nur der Arbeitsaufwand, sondern auch die Kosten dank Mitarbeiterbefragung per App minimiert.

Mit einer Mitarbeiter-App können Umfragen in die Unternehmenskultur integriert werden und fester Bestandteil werden. Mitarbeiterbefragungen steigern nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch das Engagement der gesamten Belegschaft und führen zu einem langfristigen Unternehmenserfolg.