[Interview] Christoph Schlütermann, hauptamtlicher Vorstand des DRK-Kreisverbandes Coesfeld, über die Nutzerakzeptanz der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Neue Software soll ein Unternehmen in die Lage versetzten, produktiver, einfacher und schneller zu arbeiten. Auch die Freude bei der Arbeit spielt eine Rolle, wenn zum Beispiel digitalisierte Schriftstücke im elektronischen Archiv mit wenigen Mausklicks gefunden werden, statt Aktenordner zu wälzen. Trotzdem stehen Mitarbeiter der neuen Software oft skeptisch oder gar negativ gegenüber.

Ein Schlüssel für eine erhöhte Nutzerakzeptanz im Hinblick auf Softwareprodukte ist die frühe Beteiligung von Mitarbeitern – am besten schon bei der Auswahl der Software. Das ist nicht nur eine Empfehlung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua) in Dortmund. Das ist auch eine Erkenntnis aus der Arbeitspraxis von Christoph Schlütermann, hauptamtlicher Vorstand des DRK-Kreisverbandes Coesfeld.

Der DRK-Kreisverband hat über 1000 Mitarbeiter und übernimmt mit seinen 14 Ortsvereinen soziale und medizinische Aufgaben westlich von Münster: Kindertageseinrichtungen, Rettungsdienste, Jugendhilfe und Soziale Dienste. Dazu gehören auch acht DRK-Rettungswachen im Kreis Coesfeld. Da die Arbeit mit Rechnungen auf Papier immer mehr Zeit verschlang, richtete der Kreisverband eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ein. Dazu gehörte auch ein revisionssicheres Archiv, welches sich um zusätzliche Funktionen, wie etwa der digitalen Akte, erweitern lässt. Seit Ende 2019 nutzt der Kreisverband nun schon die digitale Eingangsrechnung der d.velop AG. Um die Nutzerakzeptanz der Mitarbeiter für die neue Software zu fördern, hat Christoph Schlütermann ein einfaches Konzept: Mitarbeiter früh einbinden.

Herr Schlütermann: Wie haben Sie das Projekt „digitale Eingangsrechnung“ geplant?

Das haben wir recht klassisch gehandhabt: Roadmap mit Meilensteinen erstellen und die Roadmap Schritt für Schritt abarbeiten. Wir haben einen Zeitraum skizziert und Ziele vorgegeben sowie im Verlauf Zeiträume angepasst und natürlich auch improvisiert. Dabei ist es wichtig, den Horizont und das Ergebnis nicht aus den Augen zu verlieren. Natürlich gab es eine grobe Planung, eine feine Planung und ein Soll-Konzept. Doch bei der Planung darf man das Nachsteuern nicht vergessen.

Wie haben Sie die Akzeptanz der Anwender gewonnen?

Ein Tipp: Rechtzeitig die eigenen Mitarbeiter einbinden. Manche Mitarbeiter haben Angst vor Veränderungsprozessen, insbesondere langfristig Beschäftigte. Gerade, wenn Abläufe und Prozesse geändert werden sollen. Da entsteht Unruhe. Manche fragen sich vielleicht, ob sie den neuen Anforderungen gerecht werden. Doch letztendlich sollen die Mitarbeiter es ja hinterher leichter haben als vorher. Sie sollten das Gefühl haben, mitgenommen zu werden. Und: Es gilt, den Betriebsrat möglichst früh einzubinden.

Was war die wichtigste Lektion, die Sie während des Projektes gelernt haben?

Man muss ein Konzept haben. Ohne Konzept werden Sie kein Ziel erreichen. Und Sie brauchen einen starken Partner. Profis, die ihr Handwerk wirklich verstehen. Es gibt so viele Software-Bastler da draußen, und so viele Produkte, die dieses oder jenes können. Aber es gibt nicht viele, die das alles im Zusammenhang sehen. Wir sind ein sehr vielfältiger Verband und haben haupt- und ehrenamtliche Strukturen. Mit vielen Menschen, die zusammenarbeiten müssen. Die d.velop AG wusste, wie wir ticken. Die Zusammenarbeit war angenehm, vertrauenswürdig und familiär.

Vielen Dank das Interview Herr Schlütermann!

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