Die Digitalisierung in sozialen Einrichtungen ist oft eine Gratwanderung zwischen technischer Machbarkeit, gewachsenen Strukturen und menschlichem Miteinander. Auf dem d.velop SUMMIT gab Jürgen Hase, Leiter der IT beim Juvandia Diakonieverbund, einen praxisnahen Einblick in die digitale Transformation der Personalverwaltung eines großen sozialen Trägers.
Ausgangslage: Vielfalt, Verantwortung, Veränderungsdruck
Der Juvandia Diakonieverbund betreut an acht Standorten bundesweit etwa 7.500 Jugendliche. Mit rund 2.000 Mitarbeitenden in verschiedensten Funktionen, von Pädagog:innen bis Verwaltung – entstehen komplexe Anforderungen an die Personalverwaltung. Über Jahre gewachsene Strukturen, dezentrale Prozesse und unterschiedliche IT-Infrastrukturen machten eine ganzheitliche Digitalisierung zur Herausforderung.
Dabei war von Anfang an klar: Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck, nämlich den Jugendlichen eine bessere Zukunft zu ermöglichen.
Vom „gewachsenen Chaos“ zur strukturierten Plattformstrategie
Hase beschreibt die Organisation vor dem Projektstart mit einem augenzwinkernden Bild: Viele Treppenhäuser, viele Wege, viele Ziele aber keine gemeinsame Richtung. Jeder Standort arbeitete anders. Digitale Personalverwaltung bedeutete bisher vor allem individuelle Lösungen, Excel-Makros und Papierakten. Die Zielsetzung: Harmonisierung, Standardisierung und Zentralisierung, ohne den Kontakt zur Basis zu verlieren.
Ein zentrales Servicecenter (VSC) wurde zum Dreh- und Angelpunkt: Hier laufen nun IT, Personal, Einkauf und Finanzmanagement zusammen, mit dem klaren Ziel, Synergien zu schaffen und eine skalierbare Infrastruktur für die Zukunft aufzubauen.
Technologie trifft Praxis: Die Einführung der digitalen Personalakte
Herzstück der neuen Personalverwaltung ist die digitale Personalakte von d.velop. Der Startpunkt war pragmatisch: bestehende analoge Akten wurden digitalisiert, neue Prozesse systematisch aufgebaut. Bei 2.000 Mitarbeitenden in der Kernstruktur und einer hohen Fluktuation durch Zeitarbeitskräfte (rund 500 Wechsel jährlich) musste eine Lösung her, die robust, sicher und gleichzeitig flexibel ist.
„Wir bauen keine alten Prozesse 1:1 digital nach“, betont Hase. „Wir bauen neue, bessere Prozesse – effektiver, skalierbarer, sicherer.“
Plattform statt Insellösungen: Warum Juvandia auf d.velop setzt
Anstelle vieler Einzellösungen entschied sich Juvandia bewusst für eine Plattformstrategie: Vertragsmanagement, Rechnungsworkflows und Personalprozesse sollen künftig alle auf der gleichen technologischen Basis abgebildet werden. Das reduziert Supportaufwand, steigert die Effizienz und fördert die strategische Weiterentwicklung.
Neben der d.velop Plattform kommen Systeme wie Diamant für das Rechnungswesen, KidiCap für die Personalverrechnung und Vivendi für die Fachanwendungen zum Einsatz, alles über Schnittstellen intelligent vernetzt.
💻 Digital statt verstaubt – die digitale Personalakte
Herausforderungen: Technik ist das eine – der Mensch das andere
Eine der größten Hürden war nicht technischer Natur, sondern organisatorisch und menschlich: Mitarbeitende müssen mitgenommen werden. Nicht alle haben dieselbe digitale Affinität. Die Sorge vor Arbeitsplatzverlust durch Zentralisierung war spürbar – völlig unbegründet, wie Hase betont: „Wir wachsen. Es wird nicht abgebaut, aber Aufgaben verändern sich.“
Kommunikation auf Augenhöhe, Schulungen vor Ort und die enge Einbindung von Betriebsrat und Mitarbeitervertretung waren entscheidend. „Frühzeitig informieren und konsequent transparent bleiben“, lautet seine Devise.
Der Schlüssel: Partnerschaftlich, pragmatisch, partizipativ
Was den Erfolg des Projekts ausmacht? Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit d.velop, der Aufbau einer klaren Plattformstrategie und die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten – von der Geschäftsleitung bis zu den Standortmitarbeitenden. „Eine Partnerschaft ist keine, wenn nur ein Partner schafft“, fasst Hase zusammen.
Fazit: Schritt für Schritt zur digitalen Personalverwaltung
Heute ist der Juvandia Diakonieverbund auf dem besten Weg, alle Personalprozesse digital abzubilden – strukturiert, sicher und menschenzentriert. Die digitale Personalakte ist dabei nur der Anfang. Weitere Schritte wie digitaler Einkauf, Vertragsmanagement und Klientenakten stehen bereits auf dem Plan.
Oder, wie Jürgen Hase es formuliert: „Wir sind die Schnecke auf dem Skateboard. Aber wir werden schneller – und das mit System.“