Digitale Personalakte DATEV – Vorteile, Funktion und Vorbildfunktion für das Unternehmen

Technologien sind unser ständiger Wegbegleiter im Alltag. So ergreifen immer mehr Unternehmen die Initiative zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Besonders im Bereich des HR-Managements werden diese zu einer Schlüsselfunktion, welche die Transformation im Unternehmen aktiv begleitet. Die digitale Personalakte DATEV bietet Unternehmen an dieser Stelle eine bestmögliche Lösung. Warum? Das erfährst Du in folgendem Artikel.

Warum ist Digitalisierung im HR-Management wichtig?

Das HR-Management nimmt die zentrale Rolle des Koordinators und Vermittlers im Unternehmen ein und ist dementsprechend veranlasst, sich als Vorbildfunktion im Unternehmen den digitalen Lösungen anzunehmen. Von dem HR-Management wird erwartet, dass es die Transformation im Unternehmen aktiv begleitet. Das gilt für HR-interne Prozesse ebenso wie für jegliche andere Abläufe im Unternehmen. HR-Mitarbeiter:innen, als Bezugs- und Vertrauenspersonen, kommt hier die Aufgabe der Vermittlung entgegen.

Das kann aber nicht funktionieren, wenn die internen Prozesse der HR – von den Bewerbungsunterlagen und den Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung – noch gar nicht digitalisiert sind. Viele administrative Tätigkeiten erschweren das tägliche Arbeiten der HR. Von der Personalplanung über Recruiting bis zum regelmäßigen Reporting. Hier fällt ein enormes Sammeln und Koordinieren von Daten an – zeitraubende Aufgaben und Pflichten. Besonders einige Personalthemen sind durch die Pandemie wieder aufgegriffen worden. Neue Arbeitsmodelle, wie Home-Office haben eine neue Dimension erreicht.

Durch den Generationswechsel in vielen Unternehmen und durch moderne Führung haben HR-Abteilungen einen großen Stellenwert bekommen. Die junge Generation setzt auf Weiterbildung und Innovation und HR-Verantwortliche wollen diesen Ansprüchen gerecht werden.

Die Personalabteilung ist also ganz vorne mit dabei, somit sind sie an erster Stelle, wenn es um Digitalisierung geht. Genau hier setzt die digitale Personalakte DATEV an.

Wie genau sieht eine digitale Personalakte DATEV aus?

Das Prinzip der digitalen Personalakte für DATEV ist ganz einfach, denn digitalisierte Personalakten funktionieren im Kern nicht anders als klassische Papierpersonalakten. Mit der digitalen Personalakte DATEV können Belege und Personalprozesse inklusive Fristenmanagement aus einem HR-System strukturiert und digital organisiert sowie rechtssicher archiviert werden.

Wie funktioniert der Datenimport aus DATEV?

Zum einen können bereits vorhandene digitale Dokumente und Stammdaten ganz einfach aus der HR-Software (wie etwa DATEV) übernommen und zu organisierten Akten zusammengestellt werden. Diese können durch einen automatisierten Import aus zum Beispiel Lodas für DATEV oder einer anderen Software hinzugefügt werden.

Zum anderen können Personaldokumente schnell und einfach per Drag’n‘ Drop in die digitale Personalakte DATEV hochgeladen oder automatisch mit Hilfe des übersichtlichen Aktendeckels abgelegt werden. Für periodisch anfallende Dokumente, beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bietet eine integrierte App eine automatische Archivierung in der entsprechenden Akte – so wird das Einpflegen neuer Personaldokumente zum Klacks!

Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte DATEV?

„Uns hilft die digitale Personalakte in der Geschwindigkeit der Bearbeitung von Vorgängen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und unsere Mitarbeiter haben nur eine kurze Einweisung benötigt, um sich im System gut zurechtzufinden. Alles in allem sind wir sehr gut zufrieden. Die Zusammenarbeit mit der ecm:one funktioniert sehr gut! Die Einführung hat nur wenige Tage in Anspruch genommen.“  

Kundenrezension d.velop Store, 27. Januar 2022

1. Platz- und Zeitersparnis

Mit der digitalen Personalakte für DATEV kann eine Menge Platz eingespart werden. So werden zum Beispiel langfristig weniger Büroflächen benötigt. Meterlange Aktenschränke mit sämtlichen Daten aller Mitarbeitenden und die unendliche Suche nach Dokumenten war gestern. Die elektronische Personalakte, die nahtlos in DATEV integriert werden kann, bietet eine spürbare Entlastung durch automatische Abläufe, einen leichten Zugriff und Transparenz für alle HR-Verantwortlichen. Unnötige Laufwege durch die Verwaltung, um Unterlagen einzusammeln, werden durch schlanke digitalisierte HR-Prozesse abgelöst.

2. Standortunabhängiger Zugriff

Aus dem Auto oder Home-Office ganz bequem und einfach von überall mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop auf Personaldokumente zugreifen, die zentral und rechtssicher in einer digitalen Akte abgelegt sind. Durch den rechtegesteuerten Zugriff auf Personaldaten können auch Fachverantwortliche schnell und einfach auf Unterlagen zugreifen, die zum Beispiel im Rahmen von Personalgesprächen benötigt werden.

3. Langfristige Einsparung von Kosten

Immer noch investieren viele deutsche Unternehmen einen hohen Betrag in Papier, Büroartikel und Schreibwaren. Die digitale Personalakte DATEV spart nicht nur langfristig Kosten ein, sondern leistet damit auch einen Beitrag zum Klimaschutz.

4. Schutz von personenbezogenen Daten

Das HR-Management arbeitet mit sehr sensiblen Daten, die einen besonderen Schutz benötigen. Laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten (sensible Daten) geschützt werden. Durch eine Verschlüsselung und umfangreiche Berechtigungsstruktur kann die elektronische Personalakte für DATEV diesen Schutz gewährleisten. Zudem erfolgt die Archivierung der Dokumente nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

5. Personaldokumente mit einem Klick ablegen

Einzelne Dokumente und Unterlagen wie zum Beispiel AU-Bescheinigungen können einfach per Drag’n’Drop in die entsprechende Kategorie der elektronischen Akte hinzugefügt werden.

6. Alles im Blick

Die digitale Personalakte DATEV bietet durch den Aktendeckel und übersichtliche Grafiken einen vollständigen Überblick über Stammdaten, sodass die Vollständigkeitskontrolle sowie das Fristenmanagement vereinfacht werden.

Trotz der vielen Vorteile haben viele Unternehmen den Absprung noch nicht gewagt. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Ob aus unbegründeter Angst vor unkontrollierten Datenzugriff oder doch aus zu viel Respekt vor dem anfänglichen Aufwand der Dokumentendigitalisierung. Keine Sorge, die Umstellung kann viel leichter sein als anfänglich gedacht: mit der digitalen Personalakte für DATEV von der ecm:one GmbH.

Wie läuft der Prozess ab?

Eine Umstellung zur digitalen Personalakte DATEV muss selbstverständlich auch geplant werden. Nach dem Datenimport aus DATEV erfolgt die Gestaltung eines unternehmensspezifischen Aktendeckels. Die vorkonfigurierten Akten und Belegkategorien, in Form des Best-Practice-Aktenplans, ermöglichen einen einfachen Einstieg und lassen sich ebenfalls individuell auf jede Unternehmensform anpassen:

• Amtliche Dokumente
• AU-Bescheinigungen
• Bewerbungsunterlagen
• Entgeltunterlagen
• Laufende Verträge
• Lohnsteuerbescheinigungen
• Sozialversicherungsunterlagen
• Urlaubsanträge

Im Rahmen dessen können Berechtigungen vergeben und eine Dokumentenablage eingerichtet werden. Anschließend kann mit der elektronischen Personalakte gearbeitet werden, in dem schnell und einfach per Drag’n’Drop Dokumente hinzugefügt und automatisiert abgelegt werden können.