10 Vorteile der digitalen Personalakte

Generation Y und Z übernehmen sukzessive den Arbeitsmarkt. Sie fordern ein neues Arbeiten, ein neues Arbeitsverständnis und revolutionieren an so mancher Stelle Prozesse und Denkweisen. Generation Y, geboren zwischen den späten 1980er und den frühen 1990er Jahren, sind übrigens die letzten Kinder, die den Zusammenhang zwischen Bleistiften und Hörspielkassetten verstehen. Und sie werden die Letzten sein, die Personalakten in Papierform akzeptieren, denn die Digitalisierung macht auch vor der Personalabteilung nicht halt. Personalakten in Papier sind die Hörspielkassetten von damals. Geliebt, geschätzt, von manchen Liebhabern noch verteidigt, aber inzwischen überholt. Wie auch Audios auf dem Smartphone heimlich, still und leise Walkman, Discman und MP3-Player verdrängt haben, übernimmt auch die digitale Personalakte langsam, aber sicher das Feld. Denn die Vorteile digitaler Personalakten sind einfach unumstritten. Zeit, einen Blick auf diese zu werfen:

10 Vorteile der digitalen Personalakte

1. Vorbildfunktion der Personalabteilung
2. Datenschutz und beschränkter Zugriff
3. Effizienzsteigerung durch Workflows
4. Suchzeit nach Unterlagen wird minimiert
5. Zeit für weitere Tasks im Personalwesen
6. Mitarbeit der Angestellten möglich
7. Imagegewinn
8. Revisionssichere Archivierung
9. Bessere Kosteneffizienz
10. Arbeiten, von wo man will.

1. Vorteil einer digitalen Personalakte: Die Vorbildfunktion

Mitarbeiter der Personalabteilung werden immer häufiger auch „People & Culture Manager“ genannt. Das kommt nicht von ungefähr: Die Personaler:innen sind auch für das Etablieren und Pflegen einer Firmenkultur zuständig. Um ein angenehmes Miteinander zu entwickeln, braucht es immer Vorreiter – und das sind die Personaler:innen selbst. Diese Vorbildfunktion weitet sich aus auf neue Prozesse und Systeme aus. Wer also eine digitale Personalakte etabliert, kann die Vorbild-Tätigkeit nutzen, um auch weitere digitale Aktentypen sukzessive im Unternehmen auszurollen. Dass das funktioniert und zur Firmenkultur gehört, „beweist“ quasi der Einsatz einer Personalakte im HR-Bereich.

2. Datenschutz auf neuem Level

Papierakten im Hängeregister eines verschließbaren Aktenschrankes entsprechen nicht wirklich den heutigen Ansprüchen an Datenschutz. Selbst wenn der Schrank konstant geschlossen ist – Akten werden genutzt und sobald diese offen auf dem Schreibtisch liegen, sind sie einsehbar für jedermann. Der Vorteil einer digitalen Personalakte liegt z.B. in einem detaillierten Berechtigungskonzept. Systemseitig kann eingestellt werden, wer Zugriff auf die Akten hat. Mit einer digitalen Personalakte gibt es auch keine unzähligen Kopien von Bewerbungsunterlagen und ähnlichem, die ggf. ungeschützt in Aktenablagen auf Schreibtischen lagern und den Datenschutz verletzen. Alle berechtigten Kollegen:innen haben Zugriff auf eine gemeinsame Datei.

3. Vorteil digitaler Personalakten: Effizienzsteigerung

Digitale Personalakten machen auch das Bewerber:innenmanagement effizienter, da durch Workflows Wege verkürzt werden. Standardisierte Prozesse beschleunigen sich wiederholende Tätigkeiten und entlasten die Personaler:innen. Damit wird wieder mehr Freiraum für andere Aufgaben geschaffen und zugleich macht man extern eine gute Figur – ein flotter Bewerbungsprozess, am besten noch transparent erläutert, stärkt das Image und Vertrauen. On top kann man mit einem digitalisiertem Vertragsmanagement und einer digitalen Signatur den kompletten Prozess in die Neuzeit heben. Das macht das Ganze noch schneller, macht Eindruck bei den neuen Kollegen:innen und entlastet die Umwelt, weil weniger gedruckt und von A nach B geschickt wird. Damit punktet man auch bei den jungen Talenten aus Generation X und Z extra.

4. Nicht mehr suchen, sondern finden!

Auf wessen Tisch steht der Aktenordner? Wo liegt der unterschriebene Arbeitsvertrag, der zurückgeschickt werden muss? Nach welchem System organisiert der erkrankte Mitarbeitende seine Ablage auf dem Schreibtisch? All das sind Fragen, die der Vergangenheit angehören. Ein Vorteil digitaler Personalakten ist die zentrale Ordnung im System. Es gibt keine verschiedenen Ausdrucke und Versionen mehr, da alles zentral abgelegt wird. Eine intelligente Suche erlaubt zudem, mittels einfacher Verschlagwortung die gesuchten Akten zügig zu finden. Das spart Zeit und entstresst.

5. Vorteile digitaler Personalakten sind auch die freiwerdende Zeit

Standardisierte Prozesse, verringerte Suchzeit – was macht man mit der gewonnenen Zeit? Am besten das, was der Personalabteilung am Herzen liegt: Personalentwicklung, Mitarbeiterbindung, sowie – findung. Ein großer Vorteil der digitalen Personalakte ist der Entwicklungsschub, den sie einem Unternehmen verschaffen kann, da die Personalabteilung einige strategische Themen umfassender bearbeiten oder fördern kann, da weniger Verwaltungsarbeit anfällt.

6. Die Mitarbeiter:innen können mitwirken

Dank ausgeklügelte Berechtigungskonzepte können Mitarbeitende bei der Pflege ihrer persönlichen Daten mitwirken. Ob sie direkten Zugriff auf ihr Personalstammblatt haben oder über einen Workflow eine Adressänderung nach Umzug mitteilen – die Einbindung der Mitarbeitenden führt zu einer erhöhten Datenqualität.

7. Der Imagegewinn ist vielleicht der zukunftsträchtigste Vorteil der digitalen Personalakte

„War of Talents“ – im Gegensatz zu Generation der Babyboomer müssen sich Gen X und Z nicht mehr zwingend mit allem zufriedengeben. Der Fachkräftemangel trägt dazu bei, dass immer mehr Unternehmen um die jungen Nachwuchskräfte buhlen. Wer aber heute nicht in Führungs- und Fachkräfte investiert, steht in Zukunft vielleicht mit unbesetzten Stellen und Personalmangel da. Auch wenn Themen wie Work-Life-Balance und sinnerfülltes Arbeiten wichtige Entscheidungskriterien für diese beiden Generationen geworden sind, wiegen auch ökologische Aspekte und modernes Arbeiten schwer. Eine digitale Personalakte ist ein Startpunkt für die Digitalisierung weiterer Unternehmensprozesse – das muss man nicht machen, aber eine gelungene Transformation begeistert aktuelle Mitarbeiter:innen und zukünftiges Personal gleichermaßen. Der Vorteil der digitalen Akte liegt zwar heute im Imagegewinn, aber morgen schon in der guten Aufstellung für die Zukunft. Hörspielkassetten versus Musik auf dem Smartphone und die endlosen Möglichkeiten durch Streaming-Dienste – der Wandel ist bereits da. Man muss ihn „nur noch“ mitgehen.

8. Revisionssichere Archivierung

Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte ist die nach GoBD vorgeschriebene revisionssichere Archivierung. Nutzt man ein getestetes System mit IDW PS 880 Prüfung, hat man schon die halbe Miete dafür erreicht. Die Vorteile revisionssicherer Archivierung und was das eigentlich heißt, haben wir bereits mehrfach auf dem d.velop blog erklärt. Wer tiefer in das Thema einsteigen möchte, wird im Artikel „Revisionssicherheit – was bedeutet das und wie archiviere ich revisionssicher?“ fündig. Sicher ist jedenfalls, dass eine digitale Personalakte diesen Ansprüchen genügt und damit einen Vorteil gegenüber Papierakten haben kann.

9. Der geldwerte Vorteil einer digitalen Personalakte

Papierakten kosten Geld – z.B. beim Ausdrucken und auch Lagerkosten müssen einberechnet werden. Natürlich ist auch die digitale Personalakte nicht umsonst, mit ihr zu arbeiten, kostet Strom und auch der Einführungsprozess muss beachtet werden. Dennoch kann es sich rentieren, sich von den Vorteilen digitaler Personalakten überzeugen zu lassen. Dann könnten auch die verschließbaren Aktenschränke aus der Personalabteilung verschwinden bzw. es müssen keine neuen mehr angeschafft werden. Ein digitales Archiv wächst einfach mit, ohne, dass Lagerfläche angemietet werden muss – im Verhältnis ist digitaler Speicher deutlich günstiger als Quadratmeterpreise für Lagerfläche.

10. Arbeiten, von wo man will

Zu guter Letzt genannt, aber sicher nicht der letzte Vorteil der digitalen Personalakte: Die digitale Personalakte gestattet das ortsunabhängige Arbeiten. Die Pandemie hat den Wandel, wie wir arbeiten wollen, verstärkt und besonders Gen Y und Gen Z genießen die daraus folgenden Möglichkeiten. Ob Homeoffice, Workation, Digital Nomad oder mobile Office – alles ist möglich, da die digitale Personalakte von jedem Standort aus verfügbar ist. Eine stabile Internetverbindung, oder die Option offline weiterzuarbeiten, vorausgesetzt.

Diese 10 Vorteile der digitalen Personalakte haben schon viele Unternehmen überzeugt, aber wie bei jedem Wandel gibt es Early Adopter, die früh durchstarten und bereit sind, etwas auszuprobieren und die sogenannte „Late Majority“. Nicht jeder ist gleich von der Hörspielkassette auf den Discman umgestiegen, doch früher oder später sind alle bei digitalen Musikdaten auf dem Handy angekommen. Die Diffusion solcher Werkzeuge erfolgt stetig und es gibt noch viel mehr, was sich im Bereich der Personalabteilung umsetzen kann, um die digitale Transformation voranzutreiben. Einige Themen haben wir dazu in diesem Whitepaper zusammengestellt: