Nicht nur bekennenden New-Work-Fans ist sie ein Begriff, sondern auch Personen aus mittlerweile jeder Abteilung – sei es HR, Beschaffung oder Legal – die Rede ist von der digitalen Signatur. Wie du eine digitale Signatur erstellen kannst und welche Vorteile das bietet, erfährst du in diesem Blogartikel.
Digitale Signatur erstellen klingt gut, aber warum sollte ich das tun?
Durch das Erstellen einer digitalen Signatur lassen sich digitale Dokumente und Transaktionen auf sichere und rechtlich bindende Weise signieren. Bei diesem digitalen Vorgang werden nicht nur erhebliche Kosten, sondern auch viel Zeit gespart und ganz nebenbei sogar noch die Umwelt geschont. Auch beseitigt man in seinem Alltag Medienbrüche, was schlichtweg für angenehmere Arbeitsprozesse und mehr Motivation sorgt.
Digitalisierung sorgt für mehr Freude an der Arbeit
Stellt man sich vor, dass sich Max Verstappen mit einem halbherzig zusammen getüftelten Rennwagen gegen die Besten der Besten durchsetzen sollte, vermag man anzunehmen, dass die Vitrine des Niederländers womöglich mehr Staub als Trophäen beinhalten würde.
So geht es auch Personen, die täglich beim großen Grand Prix von Dokumentistan im Rennen gegen die Zeit antreten und sich gegen vollausgestattete Digitalisierungs-Boliden durchsetzen müssen. Nur diejenigen, die entsprechend gut (digital) ausgestattet sind, haben eine Chance auf den Sieg gegen die tickende Uhr. Wer effizient arbeiten kann, erfährt nun mal auch mehr Freude an der Arbeit, da man am Ende eines Arbeitstages weitaus mehr geschafft hat, als durch ineffizientes und analoges Arbeiten. Wir Menschen lieben das Gefühl, das wir spüren, wenn wir etwas geschafft haben. Ein Maler, der seine Wand mit einem dünnen Pinsel streicht, wird nach Feierabend vermutlich weniger von diesem Gefühl spüren, als die Malerin, welche ihre Wand mit einer großen saugfähigen Farbrolle streicht.
Wie funktioniert das Erstellen einer digitalen Signatur eigentlich?
Die meisten digitalen Signatursoftwareprogramme verwenden ein kryptografisches Schlüsselpaar, um eine digitale Signatur zu erstellen. Das kryptografische Schlüsselpaar besteht aus einem privaten Schlüssel und einem öffentlichen Schlüssel. Der private Schlüssel wird nur vom Signaturersteller genutzt und dient dazu, die digitale Signatur zu erstellen. Der öffentliche Schlüssel wird an die Empfänger der signierten Dokumente weitergegeben, damit diese die Echtheit der Signatur überprüfen können.
Eine digitale Signatur erstellen – 6 einfache Schritte
Eine digitale Signatur zu erstellen, funktioniert mit der richtigen Software binnen weniger Augenblicke. d.velop sign wird täglich von tausenden Usern für das Erstellen digitaler Signaturen genutzt. Befolge einfach diese simplen Schritte, um deine Dokumente digital zu signieren:
- Buche dir im d.velop store ein zu deinen Ansprüchen passendes Signaturpaket von d.velop sign, oder starte vorerst mit der unverbindlichen Testversion.
- Wenn dein Account eingerichtet ist, kannst du deine Dokumente schon in d.velop sign zum digitalen Signieren hochladen.
- Wähle das präferierte Signaturlevel.
- Ziehe ein Signaturfeld auf die gewünschte Fläche auf.
- Bestätige deinen digitalen Signaturvorgang und schließe ihn damit ab.
- Fertig. Dein Dokument wurde soeben digital signiert.
Video – Wie kann ich eine digitale Signatur erstellen?
Auf YouTube zeigen wir, wie einfach man eine digitale Signatur erstellen kann.
Wie sicher ist es, eine digitale Signatur zu erstellen?
Eine digitale Signatur zu erstellen, ist ein sicherer, geschützter Vorgang. Vertrauensdiensteanbieter, die den rechtlichen Anforderungen des Vertrauensdienstegesetzes (VDG) entsprechen, stellen eine vertrauenswürdige Infrastruktur für digitale Signaturen bereit. Je nach dem für welches Signaturlevel man sich entscheidet, wird die digitale Signatur durch eine 2-Faktor-Authentifizierung geschützt und somit bestmögliche Sicherheit gewährt.
Was mache ich, wenn ich mein Dokument digital signiert habe?
Nachdem du deine digitale Signatur erstellt hast, stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Du kannst die unterschriebenen Dokumente aus d.velop sign herunterladen, sie archivieren oder andere Personen einladen, ebenfalls zu unterschreiben. Es ist ratsam, die Dokumente herunterzuladen und separat abzulegen oder mit d.velop documents zu archivieren, da sie aus Datenschutzgründen nach 365 Tagen automatisch gelöscht werden.
Jetzt, nachdem du diesen Artikel gelesen hast, bist du bestens vorbereitet, um selbstständig digitale Signaturen zu erstellen. Du kannst d.velop sign kostenlos testen und von den Vorteilen der digitalen Signatur profitieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass ein digital signiertes Dokument nicht ausgedruckt werden sollte, da dies den Zweck der Digitalisierung zunichte machen würde. Stattdessen empfiehlt es sich, nach erfolgreicher Erstellung der digitalen Signatur auf eine saubere Dokumentenarchivierung im gleichen Ökosystem zu setzen. Durch die Nutzung von d.velop documents, dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop, können die (signierten) Dokumente sicher und leicht auffindbar archiviert werden.
6 Schritte zur Einführung einer digitalen Signatur