Elektronische Signatur im Unternehmen: In 5 Schritten von der Idee zur Umsetzung

Veröffentlicht 21.02.2022
Geschätzte Lesezeit 7 Min.
Flora Möllmann

Flora Möllmann Werkstudentin Customer Relations d.velop

Frau, die auf dem Handy eine elektronische Signatur tätigt.

Vielen Unternehmen und Organisationen ist bekannt, dass sie auf digitale Lösungen in Zukunft nicht verzichten können und wollen. Nur wie führt man diese Lösungen konkret im Unternehmen ein? Wir klären auf – am Beispiel der Einführung einer elektronischen Signatur im Unternehmen. Im Konkreten geht es um die Verwendung der eSignature-Software d.velop sign zur effizienten und sicheren Unterzeichnung von Dokumenten verwendet.

Definition elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist ein rechtlicher bzw. ein juristischer Begriff. Darunter versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, die den Unterzeichner identifizieren. Zweckmäßig gleicht sie der eigenhändigen Unterschrift auf Papier. Die rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Signatur wurden unter der eIDAS-Verordnung zusammengefasst. Dort sind folgende Formen der elektronischen Signaturen definiert: die elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.

Schritt 1 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Planen und vorbereiten

Bevor sich ein Unternehmen für die Verwendung der elektronsichen Signatur von d.velop sign entscheidet, sollten es sich über die alternativen Lösungsmöglichkeiten auf dem Markt informieren und sich mit ihnen vertraut machen. Es gilt sich die Frage zu stellen: „Warum genau ist die elektronische Signatur d.velop sign am überzeugendsten?“

Wenn beispielsweise angedacht ist, den NDA-Arbeitsablauf, um eine elektronische Signatur zu erweitern, sollten man auf einige Fragen vorbereitet sein:

  • Warum genau die elektronische Signatur d.velop sign und nicht eine andere?
  • Wie ist die Preisstruktur?
  • Gibt es eine Zufriedenheitsgarantie oder eine Testphase?
  • Wie lässt sich die elektronische Signatur an unsere Bedürfnisse anpassen?

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Lösung auf die spezifischen Anforderungen der Benutzer etc. abgestimmt ist. Bei der elektronischen Signatur bedeutet dies Folgendes: Endbenutzer (z. B. die Personalabteilung) wollen sicher sein, dass die Lösung ihre Anforderungen effizient und effektiv erfüllt.

Um einen Antrag auf neue Technologien vorzubereiten und die Genehmigung der IT-Abteilung zu erhalten, sollten man sich mit ein paar grundlegenden Begriffen vertraut machen.

  • Ein RFP (Request for Proposal) ist ein Dokument, in dem alle Anforderungen und Bedürfnisse dargelegt werden, die im Laufe eines Projekts auftauchen werden. Viele größere, organisierte IT-Teams – und auch Führungsteams – werden sich eine RFP ansehen wollen, um eine bessere Vorstellung von den Zielen und dem Zeitplan der geplanten Technologieimplementierung zu bekommen.
  • Ein Sicherheitsfragebogen ist eine Liste von Fragen zur Sicherheit der vorgeschlagenen Lösung. IT-Teams verwenden diese Fragebögen ständig, um Informationen über eine Technologie zu sammeln, damit sie sich ein Bild davon machen können, wie sicher sie ist, wie gut sie sich in das eigene aktuelle technisches System einfügt, welche Auswirkungen sie auf die Geschäftsziele hat und vieles mehr.

Der Sicherheitsfragebogen kann je nach Größe des Unternehmens sehr komplex werden. Angenommen man betreibt ein mittelgroßes Unternehmen, so sollten folgende Punkte in Ihrem Fragebogen enthalten sein:

  • Name des Anbieters
  • Sicherheitskontakt des Anbieters
  • Welche internen Teams werden diese Lösung nutzen?
  • Welche der Systeme werden mit dieser Lösung integriert?
  • Links zu den Datenschutzseiten oder -dokumenten des Anbieters
  • Links zu den Sicherheitsseiten oder -dokumenten des Anbieters
  • Auf welche Arten von Kundendaten wird dieses System Zugriff haben?
  • Auf welche Arten von Unternehmensdaten wird das System Zugriff haben?
  • Wird die Lösung Zugriff auf Produktionsdaten haben?
  • Wie sieht der Zeitplan für das Projekt aus?

Andere Besonderheiten in Bezug auf die betreffende Lösung (wenn z. B. eine elektronische Signatur vorgeschlagen wird, sollte man bereit sein, spezifische Angaben zu Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit, Datenschutz und anderen Details zu machen).

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Schritt 2 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Einholung der Zustimmung von Interessenvertretern

Nachdem gezeigt wurde, dass die elektronische Signatur d.velop sign sowohl die allgemeinen als auch die spezifischen Anforderungen erfüllt, gibt es einige weitere hilfreiche Taktiken, um die Akzeptanz bei den internen Interessensgruppen zu erhöhen.

Es kann zu Problemen und Widerständen bei der Umsetzung der Idee im eigenen Unternehmen kommen. Davon sollte man sich nicht verunsichern lassen und sich um eine klare Kommunikation bemühen, sodass die Probleme und Skepsis gegenüber dem neuen Projekt behoben werden. Darüber hinaus können soziale Beweise, wie beispielsweise

  • Detaillierte Fallstudien
  • Bewertungen von anderen Organisationen in der eigenen Branche
  • Großartige Erfolgsstatistiken helfen, Mitarbeiter:innen von der Projektidee zu überzeugen. Des Weiteren sollte ein Zeitplan erstellt und das Team darüber aufgeklärt werden, dass das gesamte Projekt mit einem bestimmten Zeitaufwand verbunden ist. Nachdem alle Vorbereitungen getroffen wurden, sollten eine zusammenfassende Präsentation über das Projekt erstellt werden.

Dabei empfehlen wir die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

  • Was ist die Zusammenfassung des Projekts?
  • Warum ist es an der Zeit, die elektronische Signatur d.velop sign einzusetzen?
  • Warum ist diese Signatur am besten geeignet, um die Abläufe innerhalb und zwischen den Teams zu verbessern?
  • Was sind die größten Herausforderungen? Welche Lösungen werden geschaffen, um sie zu überwinden? (Nenne Hindernisse und Lösungen, die bereits erkannt wurden.)
  • Was sind die geschäftlichen Vorteile der elektronischen Signatur von d.velop sign?
  • Wie sieht der Zeitplan aus und wer wird die Implementierung leiten?

Schritt 3 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Die Einführung

Wenn es grünes Licht gibt und die elektronische Signatur im Unternehmen eingeführt werden soll, empfehlen wir folgende Schritte, um durchzustarten:

  1. Konzentriere dich auf die Details und ernenne eine:n Hauptverantwortliche:n des Projekts.
  2. Stelle sicher, dass vor Beginn des Projekts, ein Teammitglied ausgewählt wurde, welches sich für das Projekt einsetzt und für die Verwaltung zuständig ist.
  3. Die hauptverantwortliche Person sollte für den Zeitplan, Mitarbeiterschulungen, etc. verantwortlich sein

Das gesamte Team sollte so früh wie möglich mit einbezogen werden und über den Arbeitsablauf aufgeklärt werden. Am besten wird die elektronische Signatur dem Team präsentiert. Die Demonstration der elektronischen Signatur könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Bereite ein zu unterzeichnendes Formular vor.
  2. Lade das Dokument hoch und füge die Unterzeichner:innen hinzu.
  3. Formatiere das Formular und trage deine Informationen ein.
  4. Unterschreibe deine Geheimhaltungsvereinbarung online oder sende sie zur Unterschrift.
  5. Zeige, dass du jederzeit auf das Formular zugreifen kannst.

Schritt 4 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Die Verbreitung im Team

In Schritt 4 geben wir Tipps, wie man die neue elektronische Signatur im Unternehmen zum Einsatz bringt.
Es sollte nicht direkt am ersten Tag eine allumfassende Schulung geben. Stattdessen sollte man grundlegende Aufgaben oder Funktionen festlegen, die die Kollegen:innen beherrschen müssen. Dies fördert erste Erfolge, die die Arbeitsmoral steigern. Manche Menschen lernen, indem sie etwas tun, andere hören sich gerne einen Vortrag an. Biete Ressourcen für beides an, anstatt die Art der Schulung vorzugeben. Die Kollegen:innen sollten von selbst merken, wie hilfreich die elektronische Signatur in ihrem Berufsalltag ist.

Jede:r einzelne sollte sich willkommen fühlen, ihre:seine Meinung zu dieser neuen Lösung zu äußern. Das Feedback sollte gesammelt werden und klar aufgezeigt werden, dass keine Unannehmlichkeiten, Verwirrungen oder Widerstände unbehandelt bleiben.

Schritt 5 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Überwachung von Ergebnissen und Chancen

Um herauszufinden, ob die elektronische Signatur im Unternehmen optimal genutzt wird, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Messwerte zu erheben und zu analysieren. Die Informationen können hilfreich für die Argumentation neuer Technologien sein.
Zuvor sollte der Person bewusst sein, was für sie Erfolg bedeutet, um herauszufinden, ob der Einsatz der elektronsichen Signatur erfolgreich war. Dazu ist es hilfreich, die Veränderungen und die Schulungen im Zusammenhang mit der Einführung der elektronischen Signatur zu betrachten. Beispielsweise sollte die Anzahl der Schulungsteilnehmer oder Ressourcen, die für die Entwicklung eines vollständigen Schulungsprogramms bereitgestellt werden, betrachtet werden. Darüber hinaus gibt es verschiedene Aspekte, welche Hinweise geben, dass die elektronische Signatur unternehmensweit eingeführt wurde. Einige Hinweise könnten sein:

  • Auftretende Verwendung in unerwarteten Situationen
  • Integration in bestehende Prozesse
  • Einbindung in das Intranet des Unternehmens
  • Neue Abteilungen interessieren sich für die elektronische Signatur

Ein positiver ROI ist zwar nicht unbedingt das A und O des Erfolgs, aber eine gute Kapitalrendite zeigt, dass die Entscheidung, eine neue Technologie einzuführen, richtig war. Sobald ein positiver ROI ermittelt wurde, ist es wichtig, diesen Erfolg Geschäftsführern, Interessensgruppen und Mitarbeitenden zu kommunizieren. Dies kann über verschiedene Kommunikationskanäle mitgeteilt werden: So eignen sich beispielsweise unternehmensweiten Meetings, Intraneteinträge und regelmäßige Status-Updates per Mail.

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