Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten: Darauf kommt es an!

Was alles hinter Mitarbeiterkommunikation steckt und warum sie in Krisenzeiten, geprägt durch Krieg, Klima und Wirtschaft umso wichtiger ist, erfährst du in diesem Artikel. Wir geben dir konkrete Lösungswege an die Hand, die dir helfen, die vielseitigen Herausforderungen einer reibungslosen Mitarbeiterkommunikation zu bewältigen.

Besondere Situationen erfordern besondere Maßnahmen für die Mitarbeiterkommunikation

Gerade in einer durch vielseitige Krisen geprägten Zeit brauchen Organisationen eine funktionierende interne Kommunikationsstrategie, die Vertrauen schafft, das Miteinander stärkt und für alle zugänglich ist. Vieles passiert heute remote und online, statt vor Ort und offline. Der Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, aber auch der Mitarbeitenden untereinander darf nicht unter räumlicher Trennung leiden und sollte vor allem nicht an Bedeutung verlieren. Denn: Gleichberechtigung und Wertschätzung sind Werte, die heute immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Interne Kommunikation: mündlich, schriftlich oder digital?

Interne Kommunikation kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

• Formell im Intranet, dem Firmennewsletter oder per E-Mail
• Informell auf Teamevents, in der Frühstücks- oder Mittagspause
• Mündlich in Meetings, bei Telefonaten oder Veranstaltungen
• Schriftlich in Anleitungen, am Schwarzen Brett oder im Meeting-Protokoll
• Digital per Newsletter, im Intranet/Blog, in der Mitarbeiter-App per E-Mail/Chat oder in Videokonferenzen

Ziele der Mitarbeiterkommunikation

Ein Ziel sollte daher sein, dass Informationen aller Art ohne Verluste weitergegeben werden können, auch wenn Mitarbeitende beispielsweise im Home-Office arbeiten, während andere zusammen im Konferenzraum sitzen. Laut der Trendmonitor-Studie der School for Communication and Management (SCM) mit 284 Teilnehmer*innen im Jahr 2022 steht das Informieren der Mitarbeitenden und Fördern des Wissenstransfers innerhalb des Unternehmens an erster Stelle (85,9%).

Um die Wertschätzung und die gleichen Karrieremöglichkeiten für jeden einzelnen Mitarbeitenden zu gewährleisten, sollte bei der Informationstiefe immer auf eine gleiche Basis geachtet werden – egal ob Pc-Worker oder Non-PC Worker. Diese Basis ermöglicht gleichberechtigte Rahmenbedingungen und eine Beteiligung eines jeden Mitarbeitenden, was zudem die Mitarbeiterbindung erhöht. Auch die Optimierung organisatorischer Abläufe kann durch eine gute Mitarbeiterkommunikation erzielt werden. Wo Teamgefühl und positive Arbeitsatmosphäre herrschen, entsteht Motivation und eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen und seinen Werten. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Kommunikation gleichberechtigt von der Führungskraft bis zum Assistenten stattfinden kann. Denn ein persönlicher Austausch untereinander sorgt für eine positive Kultur, die in jedem Unternehmen etabliert werden sollte. Auch lässt sich die Arbeitsproduktivität nur dann wettbewerbsfähig gestalten, wenn Ziele, Prozesse und Ergebnisse transparent sind und jeder Mitarbeitende seinen eigenen Aufgabenbereich sowie den der Kolegen:innen kennt.

Wer kommuniziert eigentlich mit wem?

Da Mitarbeiterkommunikation über alle Ebenen des Unternehmens hinweg stattfindet, ist es wichtig, eine Struktur zu haben, die übersichtlich und für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Zu beachten ist, dass Kommunikation keineswegs einseitig möglich sein sollte, sondern jeder – egal welcher Position derjenige angehört – in der Lage ist, Inhalte zu sehen und auf diese reagieren zu können. Organigramme sind zwar eine Möglichkeit, Verbindungen zu verstehen und Ansprechpartner zu finden. Viel schöner ist es aber doch, zum Beispiel auch ein (Profil-) Bild der Personen vor Augen zu haben und außerhalb eines einfachen Chats oder E-Mail-Verkehrs mit seinen Kollegen:innen interagieren zu können.

Das Resultat „schlechter“ Mitarbeiterkommunikation

Mangelhafte Mitarbeiterkommunikation führt dazu, dass sich der ein oder andere ausgeschlossen oder nicht ernstgenommen fühlt. Das Wir- Gefühl geht verloren und die Mitarbeitenden werden unzufrieden. Gründe dafür können unter anderem falsch gewählte Kommunikationswege oder aber auch eine fehlende Kommunikationsstrategie sein. Die Folge ist, dass „aneinander vorbei“ kommuniziert wird und gemeinsame Ziele nicht mehr effizient verfolgt werden können. Gerade in unsicheren Zeiten wie diesen ist es umso wichtiger, seine Kolleginnen und Kollegen zu hören und auch selbst gehört zu werden.

Innovative Lösungswege, die weitergedacht sind

Über 40 verschiedene Kommunikationsinstrumente machen es heute möglich, auf vielfältige Themen zu reagieren, die vom Tagesgeschäft über Neuigkeiten zu neuen Kunden bis hin zu großen Veränderungen im Unternehmen reichen.

„Die Arbeit wird zunehmend dezentral organisiert, Flexibilität gewinnt an Bedeutung, das Homeoffice ist in aller Munde. Insbesondere für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen und einer Vielzahl von Beschäftigten ohne festen PC-Arbeitsplatz rückt die mobile Anbindung der internen Kommunikationskanäle in den Fokus.“

Trend- Studie der SCM (School for Communication and Management)

Nach wie vor werden jedoch die gängigen Kommunikationskanäle am häufigsten genutzt.

Was hierbei besonders ins Auge fällt, sind die Missverhältnisse zwischen Bedeutung und Nutzung bei der Mitarbeiter-App und Podcasts. Diese lassen einen wichtigen Zukunftstrend vermuten und zeigen, dass sich hier noch einiges verändern muss.

Um dem internen Kommunikationskonzept etwas auf die Sprünge zu helfen, dieses zu optimieren und für alle Mitarbeitenden einen Mehrwert daraus ziehen zu können, veranschaulichen wir dir im Folgenden die Vorteile digitaler Tools.

Hilfreiche Tools: So gelingt digitale Mitarbeiterkommunikation

Wir- Gefühl, Zugehörigkeit, positive Unternehmenskultur, Austausch auf Augenhöhe und vieles mehr sind Themen, die bei der internen Kommunikation heute nicht mehr wegzudenken sind. Wie diese anhand von digitalen Prozessoptimierungen bzw. Komfortprozessen smart und sicher realisiert werden können, erfährst du im folgenden Interview mit Max Haselhoff. 

Eine digitale Plattform als Bereicherung der Unternehmenskultur

Das klassische Intranet als zentrale Datenbank zur Informationsvermittlung ermöglicht lediglich eine Top-Down Kommunikation. Mitbestimmung und Interaktion sind jedoch wichtige Eigenschaften, um ein Gemeinschafts- und Zusammengehörigkeitsgefühl entstehen zu lassen sowie den Wissensaustausch zu fördern. Das Social Intranet ermöglicht es, den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Es ermöglicht eine Bottom-Up und Side-to-Side Kommunikation in Form von Chats, Gruppen oder Foren. Und: Neben der Vielzahl an Kommunikationskanälen beinhaltet ein Social Intranet auch Funktionen zur digitalen Kollaboration.

Mitarbeiterkommunikation umsetzen: So hilft eine Mitarbeiter-App bei vielseitigen Herausforderungen

Fangen wir bei der Reichweite der Kommunikation an. Wer hat welche Möglichkeiten, d.h. wer arbeitet zum Beispiel am PC und wer nicht? Wer nutzt welche Kommunikationswege und welche branchenabhängigen Spezifikationen sind zu beachten? Die heutigen Herausforderungen der internen Kommunikation sind vielseitig.

Wie gut aber, dass wir dir bereits etablierte und gut funktionierende Konzepte schon heute an die Hand geben können, die jeden Mitarbeitenden einbinden.

Self- Service Angebote als sinnvolle Ergänzung

Digitale Unterschriften, Chatfunktionen oder die Postbox – Die Ergänzungsmöglichkeiten der App sind vielseitig und können auf dein Unternehmen und dessen Wünsche angepasst werden. Dabei werden selbstverständlich auch die rechtlichen Aspekte, wie zum Beispiel das Thema Datenschutz beachtet. Unsere Lösungen sind DSGVO- konform und die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende verschlüsselt. Außerdem erstellt die App kein „Profiling“ der User:innen, sodass persönliche Daten vom Smartphone weder gesammelt noch ausgelesen werden. Wobei man früher noch den langen Weg über den Postversand von Gehaltsabrechnungen und Verträgen gewählt hat, kann man diese nun über die Postbox innerhalb weniger Minuten erhalten und hat somit wertvolle Zeit gespart.

Fazit: Mobile Mitarbeiterkommunikation ist die Zukunft

Wir haben in diesem Artikel die heutigen, vielseitigen Herausforderungen der internen Kommunikation beleuchtet. Gerade in Krisenzeiten wie diesen wird eine funktionierende Kommunikationsstrategie benötigt, um alle Mitarbeitenden gleichberechtigt und effizient erreichen zu können, egal von wo aus diese arbeiten und ohne, dass wichtige Informationen verloren gehen. Jeder/jede Einzelne sollte seinen Teil zur Kommunikation beitragen und alle nötigen Informationen ohne großen Aufwand erhalten können. Hierbei sollte der Fokus in Zukunft noch mehr auf die abteilungsübergreifende Kommunikation gelegt werden. Auch beispielsweise Non-Desk Worker sollten abgeholt und gut in Kommunikationskanäle integriert werden. Nur so entsteht ein Wir- Gefühl, das eine positive Unternehmenskultur mit sich zieht und gemeinsam Ziele erreichen lässt.

All diese Voraussetzungen vereint die Mitarbeiter-App der d.velop. Die d.velop Mitarbeiter-App schafft die Basis für eine unternehmensweite Plattform zur digitalen Vernetzung der gesamten Unternehmung. Intranet, News, Chats, Urlaubsanträge, digitale Kollaboration – alles per App!