Leitfaden: Durch interne Kommunikation Nähe und Vertrauen aufbauen 

Die Coronakrise wirkt wie ein Katalysator auf die Digitalisierung von Prozessen in Organisationen. Und auch die interne Kommunikation ist davon betroffen. Es gibt nicht mehr „den einen Weg“, um Mitarbeiter:innen Informationen zukommen zu lassen, Feedback einzuholen oder Nähe und Vertrauen aufzubauen. Vielmehr müssen sich beispielsweise Führungskräfte Gedanken darüber machen, wie sie auch über digitale Kanäle Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder unterwegs richtig abholen. In diesem Artikel erfährst du, wie du deine interne Kommunikation in wenigen Schritten verbesserst.

Definition interne Kommunikation

In der Praxis übernimmt die interne Kommunikation viele Aufgaben im Unternehmen. Als eine Disziplin des Kommunikationsmanagements orientiert sich die interne Kommunikation direkt an der Unternehmensstrategie und den Unternehmenswerten. Die interne Kommunikation unterstützt den Aufbau sowie die Pflege von Beziehungen zu unterschiedlichen Anspruchsgruppen im Unternehmen. Damit trägt Sie zum Informationsfluss im Unternehmen, zur Mitarbeiterbindung sowie zur Motivation der Belegschaft bei.

Das Ziel der internen Kommunikation ist es, organisatorische Abläufe zu optimieren und mit Hilfe unterschiedlicher Kanäle und entsprechenden Botschaften auf die Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele einzuzahlen. Eine gut funktionierende interne Kommunikation fungiert als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeiter:innen. Sie ist es, die den Austausch von Informationen, das gegenseitige Zuhören und die Transparenz sowie den Dialog unterschiedlicher Stakeholder im Unternehmen sicherstellt und fördert.

Interne Kommunikation verbessern – So geht’s!

Wer intern regelmäßig kommuniziert erkennt schnell, dass sich unsere Kommunikationsgewohnheiten mit dem Einzug von digitalen Kanälen wie Smartphones und Apps nachhaltig gewandelt haben. Im Digitalen ist das Nähe-Distanz-Verhältnis schwieriger zu bewältigen, da wir uns physisch weniger oft begegnen und es somit auch schwieriger ist, Vertrauen aufzubauen.

Nun zur Ausgangsfrage: Wie verbessert man denn die interne Kommunikation im Unternehmen? Und wie erreicht man heutzutage Mitarbeitende mit den richtigen Botschaften über die relevanten Kanäle?

Analyse der Ausgangssituation: Gibt es eine Kommunikationsstrategie?

Im ersten Schritt sollte die Kommunikationsstrategie im Unternehmen genau unter die Lupe genommen werden – sofern Sie bereits eine haben. Hierbei können folgende Fragestellungen helfen, den Status Quo der internen Kommunikation zu analysieren:

  1. Welche Kommunikationskanäle werden von Mitarbeiter:innen derzeit genutzt?
  2. Wie kommunizieren die Vorgesetzten mit den Arbeitnehmenden und umgekehrt?
  3. Könnten die Kommunikationswege verkürzt und optimiert werden?
  4. Sind entsprechende Kommunikationstools zeitgemäß und für alle Generationen im Unternehmen nutzbar?
  5. Ist der Zugang zu relevanten Informationen transparent und zentral erreichbar?

Ausgangspunkt für mögliche Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation sind also stets aktuelle Herausforderungen und Prozesse, die sich meistens optimieren lassen.

In 5 Schritten zur Kommunikationsstrategie im Unternehmen

  1. Schritt 1: Zielgruppe kennen – Welche Bedürfnisse haben die unterschiedlichen Anspruchsgruppen im Unternehmen und was ist ihnen wichtig?
  2. Schritt 2: Ziele definieren – Was ist das Hauptziel der internen Kommunikation?
  3. Schritt 3: Kernbotschaften entwickeln – Was sind die wichtigsten Botschaften? Was ist spezifisch für einzelne Personengruppen?
  4. Schritt 4: Kanäle identifizieren – Welche Kanäle werden zur internen Kommunikation genutzt und wie können diese optimal eingesetzt werden?
  5. Schritt 5: Ressourcen schaffen – Wer plant und setzt die kommunikativen Maßnahmen um?

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Erste praktische Tipps zur Gestaltung der (digitalen) internen Kommunikation

Tipp 1: Erst die Botschaft, dann der Kanal

An wen richtet sich die Botschaft? Diese Frage sollte stets klar beantwortet werden. Denn die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen sind sehr unterschiedlich.

Ein Beispiel: Ein:e Lagerarbeiter:in ist darauf angewiesen Rückfragen zu Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz stellen zu können. Hier sind beispielsweise Hygiene-Informationen und Notfall-Kontakte wichtig. Der Kanal kann beispielsweise das Intranet oder die eigene Mitarbeiter-App sein, um die Kommunikation auch mobil zu ermöglichen. Die Inhalte werden dann im Team erarbeitet und entsprechend an die richtigen Stakeholder im Unternehmen versendet.

Tipp 2:  Auch digitale Mitteilungen müssen persönlich gestaltet sein

Generell sollten Führungskräfte die virtuelle interne Kommunikation authentisch, pragmatisch und persönlich gestalten. Ein Beispiel sind regelmäßige Updates über Trends und Entwicklungen im Unternehmen über Video-Botschaften, das eigene Intranet oder E-Mails.

Tipp 3: Kamera an!

Wer digitale Nähe aufbauen möchte, sollte zudem stets ein Bild von sich vermitteln und die Kamera bei Meetings einschalten. Weitere Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation gibt es in unserem Leitfaden zum Thema „Interne Kommunikation ganz einfach per App“. Nicht nur Führungskräfte und die verschiedensten Abteilungen profitieren von der internen Kommunikation, sondern auch jede:r einzelne Mitarbeiter:in.

Tipp 4: Feedback als Teil der internen Unternehmenskommunikation einsetzen

Und auch Feedback in Form von Lob und Anerkennung sollte in der internen Kommunikation von Führungskräften berücksichtigt werden. Genutzt werden können GIFs, Kommentare, Smileys oder Like-Buttons, um Interaktion und Kommunikation zu kombinieren. Eine sichere Chat-Lösung muss einfach zu bedienen sein und sollte der gesamten Belegschaft zugänglich gemacht werden.Leitfaden Interne Kommunikation

Vorteile der internen Kommunikation für Führungskräfte

Führungskräfte können sich die Strahlkraft guter Kommunikation zu Nutze machen und so Routinen ins Leben rufen, die beispielsweise das soziale Miteinander innerhalb von Abteilungen und Teams fördern. Interne Kommunikation ist ein wichtiges Werkzeug, um Regeln schnell, transparent und begründet zu kommunizieren und somit Orientierung und Zusammenhalt in herausfordernden Zeiten zu vermitteln. Die Art und Weise, wie innerhalb einer Organisation kommuniziert wird, sagt häufig viel über die Kultur und die Ausrichtung eines Unternehmens aus. Dementsprechend sollten die Chancen einer gut durchdachten internen Kommunikation vor allem von Führungskräften wahrgenommen werden.

Vorteile für Führungskräfte, die durch interne Kommunikation entstehen können, sind beispielsweise:

  • Vermittlung von Werten
  • Vertrauen schaffen
  • Nahbarkeit zwischen Mitarbeiter:innen und Management schaffen
  • Zusammenhalt im Unternehmen stärken
  • Dialog fördern
  • Innovationen und Ideen fördern
  • Transparente Prozesse etablieren
  • Feedback-Möglichkeiten geben

Gerade innerhalb von digitalen und virtuellen Kommunikationsstrukturen ist es für Führungskräfte unerlässlich alle Mitarbeiter:innen zu erreichen und diese regelmäßig in Kommunikationsprozesse einzubeziehen, um so digitale Nähe zu schaffen.

Fazit: Mobile Kommunikation per App wird immer wichtiger

Durch den Einsatz von Technologie und mit Hilfe entsprechender Lösungen wie einer Mitarbeiter-App kann wertvolles Wissen schnell und über mobile Endgeräte abteilungsübergreifend verteilt sowie von Mitarbeiter:innen bequem aufgenommen werden. Und auch externe Stakeholder wie Lieferanten oder Partner können leicht über beispielsweise einen Unternehmens-Chat in die Kommunikation eingebunden werden. Rechtegesteuert und individuell können so Informationen und vor allem auch Prozesse digital abgebildet werden.