Die Erstellung des Monatsabschlusses ist ein entscheidender Prozess in der Buchhaltung eines Unternehmens. Hierbei müssen Unternehmen und Organisationen jeden Monat alle Belege des Vormonats sammeln und ihre Buchhaltung abschließen. Obwohl es auf den ersten Blick simpel erscheint, kann es Herausforderungen bei er Erstellung geben. Zudem kann diese immer wiederkehrende Aufgabe für die Buchhaltung bzw. Finanzabteilung eine deprimierende und besonders aufwendige Aufgabe sein. Mit dem richtigen Know-How und dem passenden Tool/Produkt kann der Monatsabschluss jedoch schneller, unkomplizierter und fehlerfreier erledigt werden.
Monatsabschluss Definition
Beim Monatsabschluss werden alle Transaktionen des Vormonats gebündelt in der Buchhaltung des Unternehmens oder Organisation erfasst und bearbeitet. Dieser Prozess ist gesetzlich vorgeschrieben und stellt sicher, dass Geschäftsführung, Vorstand und Entscheidungsträger stetig aktuelle Zahlen des Unternehmens erhalten.
Abhängig von der Größe des Unternehmens wird der Monatsabschluss entweder vom Geschäftsführer, der Finanzabteilung oder der Buchhaltung erstellt. Oft wird zur Unterstützung auch eine externe Buchhaltungsfirma oder ein Steuerberater herangezogen.
Wozu dient der Monatsabschluss und wer ist dazu verpflichtet?
Durch einen Monatsabschluss erhält das Unternehmen einen Überblick über die wichtigsten Finanzkennzahlen. Dieser Bericht enthält alle Informationen über Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Basierend auf diesen Informationen lassen sich zudem auch die monatlichen Gewinne oder Verluste berechnen.
Der Monatsabschluss ist zudem die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer und notwendig für die Erstellung der Zusammenfassenden Meldung. In weiterer Folge wird auch der Jahresabschluss und die Bilanz anhand der monatlichen Abschlüsse erstellt.
Jedes Unternehmen ist grundsätzlich dazu verpflichtet, über seine Ein- und Ausnahmen Buch zu führen. Der Umsatz und der Gewinn des Vorjahres entscheiden jedoch darüber, ob eine einfache Buchhaltung mit Einnahmen-Überschussrechnung genügt oder ob es notwendig ist, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Dann muss vom Unternehmen zusätzlich eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden.
Herausforderungen bei Erstellung des Monatsabschlusses
Derzeit wird noch viel manuell gemacht, was den ganzen Prozess leider eintönig, zeitaufwendig und ineffizient macht. Die Erstellung der monatlichen Buchhaltung bringt oft folgende Probleme mit sich, die häufig durch eine schlechte Organisation im Unternehmen entstehen:
Mühsame Zusammenarbeit im Team
Da meistens mehrere Personen am Monatsabschluss beteiligt sind, führt das oft zu zeitaufwändiger Kommunikation. Das kostet wiederum Nerven und Zeit.
Fehlende Transparenz des Prozesses
Durch die individuelle Art und Weise zur Erstellung eines Monatsabschlusses, gibt es meistens keine standardisierten Prozesse, worunter auch die Dokumentation leidet oder diese gar nicht stattfindet. Das führt dazu, dass die Erstellung des Monatsabschlusses intransparent, ineffizient und fehleranfällig wird.
Kein Zugang zu Echtzeitdaten
Ein weiteres Problem ist die Vollständigkeit der Daten. Manche Rechnungen sind beispielsweise noch nicht erfasst und häufig zu einem späteren Zeitpunkt eingereicht werden. Daher ist es durchaus üblich, dass der Monatsabschluss im Nachhinein nochmals korrigiert werden muss, was dann wieder Zeitaufwand und Zusatzkosten verursacht.
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Ineffektive Automatisierung
Auch wenn bereits Software zur automatisierten Erfassung von Belegen verwendet wird, wird das Potenzial der Tools oft nicht zur Gänze genutzt. Ein falsches Setup der Belegerfassung kann viele händische Korrekturen erfordern, die im Endeffekt alle Zeiteinsparungen durch Software wieder auffressen.
Wie wird ein Monatsabschluss erstellt?
Die Basis für jeden Monatsabschluss sind die Belege. Denn in der Buchhaltung gilt immer die Regel: „Keine Buchung ohne Beleg“. Im ersten Schritt werden alle Unterlagen auf Vollständigkeit kontrolliert, dann gesammelt und ordentlich geordnet. Im nächsten Schritt wird eine periodengerechte Abgrenzung der Geschäftsvorfälle vorgenommen. Bei doppelter Buchführung folgt die Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung bevor im vierten Schritt die abzuführende Umsatzsteuer berechnet wird. Im fünften und letzten Schritt wird die Monatsbilanz erstellt. Hierbei werden die Monatsumsätze aller Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen.
Monatsabschluss Checkliste: 5 Schritte für einen erfolgreichen Abschluss des Monats
1. Kontrolle der Vollständigkeit aller Unterlagen
Stell sicher, dass alle wichtigen Dokumente für den Monatsabschluss komplett vorhanden sind. Das beinhaltet Dinge wie Kontoauszüge, Rechnungen, Belege und andere finanzielle Aufzeichnungen. Achte darauf, dass alle nötigen Unterlagen da sind.
2. Periodengerechte Abgrenzung der Geschäftsvorfälle
Geh durch alle Geschäftsvorfälle des Monats und grenze sie klar ab. Das bedeutet, dass du Einnahmen und Ausgaben, die in diesem Monat angefallen sind, richtig zuordnest und verbuchst. Schau auch nach möglichen Rücklagen oder Abgrenzungen für noch offene Geschäftsvorfälle.
3. Gewinn-und-Verlust-Rechnung
Basierend auf den abgegrenzten Geschäftsvorfällen kann eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) erstellt werden.
4. Umsatzsteuer berechnen
Wenn dein Unternehmen steuerpflichtig ist, musst du die Umsatzsteuer für den Monat berechnen. Überprüf, ob alle Umsätze richtig erfasst wurden und ob die Umsatzsteuer entsprechend den geltenden Steuervorschriften berechnet wurde. Achte dabei auf mögliche Vorsteuerabzüge und Sonderregelungen.
5. Erstellung der Monatsbilanz
Nachdem die ersten 4 Schritte erledigt sind, kannst du die Monatsübersicht erstellen. Die Monatsübersicht zeigt den aktuellen Stand von Vermögenswerten, Schulden und Eigenkapital am Ende des Monats. Erfass alle wichtigen Positionen wie Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
Der Monatsabschluss ist kein nutzloser Bericht, er gibt einen detaillierten Einblick in die Finanzkennzahlen des Unternehmens und stellt für Entscheidungsträger ein wichtiges Instrument zur Planung und Steuerung im Unternehmen dar.
Monatsabschluss – So geht es besser!
Erste Schritte, um den Prozess des Monatsabschlusses in der Buchhaltung hinsichtlich Schnelligkeit, einfache Bedienung und Fehleranfälligkeit zu optimieren, wäre die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in Verbindung mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung. Dadurch wird der Prozess für den Monatsabschluss größtenteils digitalisiert, automatisiert und somit schneller und kostengünstiger. Alle weiteren relevanten Dokumente der Buchhaltung, neben Rechnungen natürlich, können in so einem DMS abgelegt und bearbeitet werden. Zudem können auch Drittsysteme nahtlos integriert werden und bilden so eine zentrale Drehscheibe für alle relevanten Informationen in einem Unternehmen.
Ein DMS vereinfacht den Monatsabschluss und macht es möglich, alle Daten jederzeit an einem Ort zu haben. Das ist nicht nur praktisch, sondern schafft auch volle Transparenz. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass manuelle Eingaben fast vollständig durch das AI automatisiert erledigt werden. Das spart eine Menge Zeit und verhindert menschliche Fehler.
Der Einsatz solcher Produkte bringt bei der Erstellung des Monatsabschlusses also fast nur Vorteile und wird in Zukunft eine immer größere Rolle spielen.
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Fragen und Antworten zum Monatsabschluss und zur Monatsabschluss Checkliste
Der Monatsabschluss ist wichtig, da er Unternehmen dabei hilft, ihre finanzielle Gesundheit zu überwachen, Genauigkeit in der Buchführung sicherzustellen, potenzielle Fehler aufzudecken und die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen zu schaffen. Er dient auch der Erfüllung gesetzlicher und steuerlicher Anforderungen.
Überprüfung der offenen Rechnungen und Verbindlichkeiten. Berechnung des Gewinns oder Verlusts für den Monat. Erstellung von Finanzberichten wie Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz. Vorbereitung auf die Zahlung von Steuern und anderen Verpflichtungen.
Die Verwendung einer Monatsabschluss Checkliste bietet mehrere Vorteile, darunter eine bessere Kontrolle über die finanzielle Situation des Unternehmens, Früherkennung von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, verbesserte Entscheidungsfindung auf der Grundlage genauer Finanzdaten sowie die Erfüllung gesetzlicher und steuerlicher Anforderungen.