Viele Verträge werden als PDF verschickt – aber wie kann man ein PDF unterschreiben und das auch noch rechtsgültig? Genau genommen hat man zwei Möglichkeiten: den analogen (falschen) Weg, oder den digitalen (richtigen) Weg. Schauen wir uns beide Wege, ein PDF zu unterschreiben, genauer an.
Ein PDF unterschreiben: der analoge (falsche) Weg
Sicherlich ist der Großteil unserer Leser:innen bereits den analogen (falschen) Weg gegangen, oder verirrt sich tatsächlich auch heute noch auf diesem Irrweg. Bestreiter:innen dieses Weges drucken das ihnen zugesandte PDF aus und unterschreiben es mit einem Kugelschreiber, bevor sie das unterschriebene Dokument wieder einscannen und das neu erzeugte, unterschriebene PDF zurücksenden bzw. dieses in die digitale Aktenablage schieben. Das eingescannte PDF ist allerdings leider nur eine Kopie und bietet keine Sicherheit im Sinne der Nachweispflicht. Das Original muss also wieder analog archiviert werden. Dieser Weg, ein PDF zu unterschreiben frisst nicht nur viel Zeit, sondern auch ein beachtliches Budget und schadet zudem auch noch immens unserer Umwelt. Bitte nicht nachmachen! Besser Druckkosten sparen.
Ein PDF unterschreiben: der digitale (richtige) Weg
Pioniere des digitalen Wandels gehen diesen Weg mit stolzer Brust und inspirieren Kollegen:innen auf ihrer Reise durch den Arbeitsalltag. Sie gehen den einzig richtigen Weg und unterschreiben ein PDF mit einer digitalen Unterschrift binnen Sekunden, ohne auch nur ein einziges Blatt Papier zu verschwenden, geschweige denn einen Tropfen Tinte zu vergießen. Nach dem Erhalt eines PDFs öffnen sie das Dokument mit einer digitalen Signatursoftware und unterschreiben das PDF online in Echtzeit, wodurch es mit einem Signaturzertifikat und einem Zeitstempel versehen und somit als rechtsgültig unterschrieben gilt. Ein PDF digital zu unterschreiben ist keine Zauberei, sondern der moderne Standard sowohl für Privatleute als auch für Unternehmungen aller Art.
Einsteiger-Guide: Die digitale Unterschrift für sichere Geschäftsdokumente
Video: PDF unterschreiben – so geht’s rechtssicher und digital
Wann ist die Unterschrift auf einem PDF rechtsgültig?
Bleibt die Frage, wann eine digitale Unterschrift auf einem PDF rechtsgültig ist. Das hängt ganz davon ab, was genau unterzeichnet wird. Handelt es sich um eine formfreie Vereinbarung, welche keine strengen gesetzlichen Vorschriften unterliegt? Dann genügt grundsätzlich die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) für das PDF.
Handelt es sich allerdings um ein Dokument, welches zwingend die legitimierte Identität der unterzeichnenden Person voraussetzt, so sollte ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt werden, welche die Schriftform auf Papier ganzheitlich ersetzt. So kann man jedes PDF digital unterschreiben und sicher sein, dass die getätigte digitale Unterschrift vor Gericht anerkannt wird.
Achtung: wer wichtige Dokumente (z.B. Jahresabschlüsse) als PDF digital unterschreiben möchte, sollte dies zwingend mit einer eSignatur tun, welche die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet, da das Dokument andernfalls im Zweifelsfall vor Gericht als nicht unterschrieben gilt.
d.velop sign bietet diese Signaturart standardmäßig an und ist als cloudbasierte eSignatur überall und zu jederzeit über den Computer, das Tablet oder das Smartphone nutzbar.
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Dieser Artikel enthält Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Signaturen in Ihrem Unternehmen, ist jedoch keine verbindliche Rechtsberatung. Zudem kann sich die Gesetzgebung ändern. Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.