In der dynamischen Welt der Unternehmensführung ist es unerlässlich, Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz sicherzustellen. Die Prozessanalyse spielt dabei eine zentrale Rolle und ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe systematisch zu verstehen, zu bewerten und zu verbessern. Was unter dem Begriff zu verstehen ist, welche Prozessanalyse-Methoden es gibt und wie das Vorgehen ist, erklären wir in diesem Blogartikel. Dabei zeigen wir auf, wie Prozessanalyse nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Grundlage für nachhaltigen Erfolg legen kann.
Was ist eine Prozessanalyse?
Prozessanalyse Definition
Die Prozessanalyse ist eine systematische Herangehensweise zur Bewertung, Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie umfasst die Identifizierung, Dokumentation und Bewertung von bestehenden Prozessen, um Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren und geeignete Lösungen zu entwickeln. Die Prozessanalyse dient dazu, die Effizienz, Effektivität und Qualität von Prozessen zu steigern und somit zur Steigerung der Unternehmensleistung beizutragen.
Die Definition beinhaltet oft die Aufschlüsselung von einzelnen Schritten in einem Prozess, die Identifikation von Engpässen, die Analyse von Zeit- und Ressourcenverbrauch sowie die Bewertung von Prozesskennzahlen (KPIs). Durch diese ganzheitliche Betrachtung erhalten Unternehmen Einblicke, die es ihnen ermöglichen, gezielte Optimierungen vorzunehmen und ihre Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Prozessanalyse nicht nur auf Effizienz abzielt, sondern auch auf die Anpassung von Abläufen an sich ändernde Anforderungen und die Schaffung einer Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen. Insgesamt dient sie als strategisches Instrument, um die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und die Unternehmensziele effektiver zu erreichen.
Ziele der Prozessanalyse
Durch die Prozessanalyse sollen vorhandene Probleme in Prozessen erkannt, verstanden und letztlich Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden. Somit wird die Grundlage für die laufende Prozessoptimierung sowie einem gut funktionierenden Prozessmanagement gelegt.
Das übergeordnete Ziel der Prozessanalyse ist es, die Effizienz und Effektivität von Prozessen zu steigern. Durch diese Analyse können Unternehmen folgende spezifische Ziele erreichen:
- Erhöhte Effizienz: Durch die Identifizierung und Optimierung von Prozessabläufen kann die Arbeitsgeschwindigkeit gesteigert werden, was zu einer schnelleren und reibungsloseren Erledigung von Aufgaben führt.
- Senkung der Kosten: Durch die Eliminierung unnötiger Schritte und die Optimierung bestehender Prozesse können Kosten gespart werden, da weniger Ressourcen und weniger Zeit für die Ausführung von Prozessen benötigt werden.
- Zeitaufwand reduzieren: Prozessanalysen decken Zeitfresser auf und ermöglichen es, diese zu eliminieren oder zu optimieren, sodass Aufgaben schneller abgeschlossen werden können.
- Verbesserung der Kundenbeziehungen: Effizientere Prozesse führen zu schnelleren Reaktionszeiten und einer besseren Servicequalität, was die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden steigert.
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Durch effizientere Arbeitsabläufe und die Reduzierung von Frustquellen können Unternehmen eine positivere Arbeitsumgebung schaffen, was zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.
- Transparenz im Unternehmen steigern: Eine Prozessanalyse hilft, Arbeitsabläufe nachvollziehbar und transparent zu gestalten, was das Verständnis und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert.
- Erhöhung der Prozesstransparenz: Durch die detaillierte Analyse und Dokumentation der Abläufe wird eine größere Klarheit über jeden Schritt im Prozess erreicht.
- Reduzierung der Ausfallzeiten von Mitarbeiter:innen: Indem Prozesse optimiert werden, können Arbeitsbelastungen besser verteilt und Stress reduziert werden, was wiederum zu weniger krankheitsbedingten Ausfällen führt.
Insgesamt ermöglicht die Prozessanalyse also eine umfassende Optimierung des Geschäftsbetriebs, die sich in vielfältigen Bereichen positiv auswirkt.
Prozessanalyse Vorgehen – Schritte der Prozessanalyse
Um eine detaillierte Analyse der Geschäftsprozesse eines Unternehmens ermöglichen zu können, umfasst ein das Vorgehen bei einer Prozessanalyse normalerweise mehrere Schritte. Je nach Unternehmen und Art der Prozesse kann sie sich jedoch unterscheiden, ein allgemeingültiges Schema gibt es nicht. Dennoch ist es Sinnvoll, nach einer bestimmten Struktur vorzugehen, die an das Unternehmen und die Zielsetzung angepasst wird:
1. Ziele definieren
Der erste Schritt einer Prozessanalyse sollte die Definition der Ziele sein bzw. welche Vorgaben erreicht werden sollen.
2. Analysebedarf prüfen
Die Prozessmanagerin oder der Prozessmanager stellen den Analysebedarf fest. Das heißt, es wird untersucht, ob konkreter Verbesserungsbedarf bzw. Verbesserungspotential vorhanden ist.
3. Verbesserungsidee prüfen
Im dritten Schritt bewertet der Prozessmanager oder die Prozessmanagerin, ob die vorgeschlagene Idee tatsächlich das Potenzial hat, die gewünschten Verbesserungen zu erzielen.
4. Analyseauftrag definieren
In dieser Phase definiert man die Zielsetzungen, wählt die entsprechenden Methoden aus und bestimmt, wie vorgegangen wird. Weiterhin identifiziert man die spezifischen Prozesse, die verändert werden müssen, um die festgelegten Ziele zu erreichen.
5. Geeignete Prozessschritte identifizieren
Gemeinsam mit den Prozessbeteiligten wird der Handlungsbedarf konkretisiert. Dabei wird geklärt, welche Prozessschritte angepasst werden müssen, um das gewünschte Ziel zu erreichen.
6. Aufwand und Nutzen bewerten
Vor der Implementierung sollte ein Kosten-Nutzen-Vergleich stattfinden. Obwohl Anpassungen an einem oder mehreren Prozessen potenziell die Zielerreichung verbessern können, verursachen sie auch Kosten. Sollten diese Kosten den erwarteten Nutzen überschreiten, ist zu überlegen, ob die Änderungen tatsächlich sinnvoll sind.
7. Priorisierung erstellen
An dieser Stelle ist bekannt, welche Prozesse optimiert werden müssen und dass die Maßnahmen hilfreich sind. In diesem Schritt wird festgelegt, in welcher Reihenfolge die Maßnahmen umgesetzt werden. Manchmal entfalten bestimmte Änderungen ihre maximale Effektivität erst nach der Umsetzung anderer, was eine Anpassung der Prioritäten erforderlich machen kann.
8. Dokumentation
Der letzte, aber ebenso bedeutende Schritt ist die Dokumentation der Änderungen. Somit ist es der Prozessmanagerin oder dem Prozessmanager immer möglich, auf einer aktuellen Basis zu arbeiten und weitere mögliche Anpassungen effizient vorzunehmen. Diese Schritt wird oft vernachlässigt, was jedoch dazu führt, dass eine effiziente Optimierung der Prozesse zukünftig kaum möglich ist.
Prozessanalyse Methoden
Es gibt eine große Anzahl an Prozessanalyse Methoden und Tools, welche je nach den Zielen und Anforderungen der Analyse eingesetzt werden können. Bei bedarf können sie auch miteinander kombiniert werden. Zu den gängigsten Prozessanalyse Methoden zählen die folgenden:
- Die SWOT-Analyse ist eine Methode zur Analyse der Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) eines Unternehmens oder Prozesses. Sie kann dabei helfen, Schwachstellen in Prozessen zu identifizieren, die zu Optimierungsmöglichkeiten führen können.
- Das Prozess-Portfolio-Diagramm ist eine Methode zur Kategorisierung von Prozessen nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen. Es kann dabei helfen, Prioritäten für die Prozessoptimierung zu setzen.
- Das Ishikawa-Diagramm ist eine Methode zur Ursachen-Wirkungsanalyse. Es kann dabei helfen, die Ursachen für Probleme in Prozessen zu identifizieren.
- Die Zeitanalyse ist eine Methode zur Messung der Laufzeit von Prozessen. Sie kann dabei helfen, unnötige Verzögerungen in Prozessen zu identifizieren.
- Kaizen ist eine japanische Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung. Sie kann dabei helfen, Prozesse kontinuierlich zu verbessern, ohne dass große Veränderungen erforderlich sind.
- Die Muda-Methode ist eine Methode zur Identifizierung von Verschwendung in Prozessen. Muda ist ein japanischer Begriff für Verschwendung. Sie kann dabei helfen, die Effizienz von Prozessen zu steigern.
- Six Sigma ist ein Qualitätsmanagementsystem, das sich auf die Reduzierung von Fehlern und Abweichungen konzentriert. Es kann dabei helfen, Prozesse zu optimieren und die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu verbessern.
Fazit zur Prozessanalyse
Die Prozessanalyse ist ein bedeutendes Instrument in der Unternehmensführung. Sie dient dazu, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale in Geschäftsprozessen zu identifizieren und anzugehen. Durch den Einsatz gezielter Methoden und eine strukturierte Vorgehensweise ermöglicht sie es Unternehmen, ihre Abläufe effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden zu steigern und letztlich ihre Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmensleistung nachhaltig zu verbessern.
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Häufige Fragen zur Prozessanalyse
Wie macht man eine Prozessanalyse?
Für eine erfolgreiche Prozessanalyse ist ein systematisches Vorgehen entscheidend, um optimale Resultate zu erzielen. Die grundlegenden Schritte einer Prozessanalyse sind: Ziele definieren, Analysebedarf prüfen, Verbesserungsidee prüfen, Analyseauftrag definieren, Prozessschritte identifizieren, Aufwand und Nutzen bewerten, Priorisieren und Dokumentieren.
Welche Prozessanalyse Methoden gibt es?
Es gibt verschiedene Methoden zur Prozessanalyse. Dazu zählen unter anderem die SWOT-Analyse, die Zeitanalyse, das Ishikawa-Diagramm, Kaizen, die Muda-Methode und Six Sigma.
Wie funktioniert eine Prozessanalyse?
Prozessanalyse beruht auf einem systematischen Ansatz, der die Diskrepanzen zwischen dem aktuellen Zustand (IST) und dem gewünschten Zustand (SOLL) identifiziert, um Verbesserungsmaßnahmen für die Prozessoptimierung abzuleiten. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität im Unternehmen zu steigern.