Prozessmanagement-Tool: Routineaufgaben ohne IT-Skills digitalisieren

Veröffentlicht 07.12.2023

Mark Kesselmann Product Marketing Manager d.velop

Beitragsbild Blogartikel Prozessmanagement-Tool

In der heutigen Ära der digitalen Transformation sind Unternehmen mehr denn je auf ihre IT-Abteilungen angewiesen. Diese Teams stehen vor der Herausforderung, komplexe Anforderungen mit einem Prozessmanagement-Tool zu bewältigen, von der Verwaltung der IT-Infrastruktur bis hin zur Unterstützung der täglichen Geschäftsabläufe. Doch die ständig wachsende Arbeitslast kann zu Engpässen führen und die Effizienz massiv beeinträchtigen. In diesem Blogartikel erklären wir dir, wie Unternehmen mit einem Prozessmanagement-Tool ihre IT-Abteilung nachhaltig entlasten und ihre gesamte Belegschaft an der digitalen Transformation beteiligen können.

Prozessmanagement-Tool: IT-Abteilungen müssen entlastet werden

Der IT-Fachkräftemangel bleibt eine der zentralen Herausforderungen für Unternehmen verschiedener Branchen. Dieser Engpass resultiert aus der wachsenden Digitalisierung sämtlicher Wirtschaftsbereiche sowie dem rapiden technologischen Fortschritt, der eine steigende Nachfrage nach qualifizierten IT-Experten hervorruft. Infolgedessen sind viele Firmen mit Schwierigkeiten konfrontiert, offene IT-Stellen angemessen zu besetzen, was wiederum zu Engpässen in der Entwicklung, Wartung und Sicherheit von IT-Infrastrukturen führt. Die Entlastung der IT-Abteilung in Unternehmen, z. B. mit einem Prozessmanagement-Tool, ist von grundlegender Bedeutung, um diesem Problem zu begegnen.
Was viele Verantwortliche nicht betrachten: welche enormen Potenziale in der bestehenden Belegschaft bisher nicht genutzt werden. Statt sämtliche IT-Themen ausschließlich von der IT-Abteilung zu steuern, werden vermehrt Ansätze etabliert, um sämtliche Mitarbeiter:innen an der digitalen Transformation zu beteiligen. An diesem Punkt kommt das d.velop process studio ins Spiel.

Infografik zur Dezentralisierung der Digitalisierung durch ein Prozessmanagement-Tool

Der Einsteiger-Guide: So funktioniert die Einführung digitaler Prozesse in jeder Organisation!

Dank Prozessmanagement-Tool können sich alle Mitarbeiter:innen an der digitalen Transformation beteiligen

Ein Prozessmanagement-Tool ermöglicht Unternehmen, manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Routineaufgaben wie Dokumentenprozesse, Updates oder die Zuweisung von Ressourcen können von allen Mitarbeiter:innen auch ohne grundlegende IT-Kenntnisse automatisiert werden, sodass sich das IT-Fachpersonal auf strategische Aufgaben und größere Projekte konzentrieren kann. Durch die Prozessautomatisierung wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern es werden auch menschliche Fehler minimiert, was wiederum die Gesamtleistung verbessert.

Das d.velop process studio als Prozessmanagement-Tool verbindet die zentralen Welten der digitalen Transformation: Prozessanalyse, Prozessimplementierung und Prozessmonitoring. Der Grundgedanke ist dabei, möglichst allen Mitarbeiter:innen des Unternehmens die Möglichkeit zu geben, die digitale Transformation aktiv mitzugestalten. Umgesetzt wird dies durch einen No-Code/Low-Code-Ansatz, kopierbare Vorlagen und eine breite Mediathek, die direkt frei genutzt werden kann und direkt zu Beginn Orientierung stiftet.

Die zentralen Funktionen des d.velop process studio als Prozessmanagement-Tool einfach erklärt:

Infografik mit Darstellung der Funktionen zum Prozessmanagement-Tool
  • Prozesse modellieren: Die transparente Visualisierung und Analyse von Prozessen in Form einer Prozessmodellierung ist ein wichtiger Baustein des Prozessmanagement-Tools. Es ermöglicht den Mitarbeitern, einen Ablauf von Grund auf zu verstehen, Schwachstellen oder Engpässe in den Abläufen zu identifizieren und schließlich zu beheben.
  • Formulare erstellen: Mithilfe des Formular-Designers können einzelne Prozessschritte zusätzlich mit Informationen angereichert und Ressourcen effizienter zugewiesen werden.
  • Neue Prozesse ohne IT-Skills implementieren: Mitarbeiter:innen können mit dem Prozessmanagement-Tool ihren neuen Prozess, z.B. für eine Routineaufgabe, direkt implementieren und verproben. So wird die IT-Abteilung nachhaltig entlastet.
  • Prozesse monitoren: Mit der Prozessüberwachung können Mitarbeiter:innen den aktuellen Status des Prozesses jederzeit abrufen und auf Erfolg überprüfen.

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Prozessmanagement-Tool: Das d.velop process studio löst deine „digitale Handbremse“

In einer Zeit, in der die Anforderungen an die IT-Abteilungen zunehmen, ist ein Prozessmanagement-Tool unverzichtbar geworden, um diese Teams zu entlasten. Die Automatisierung, Optimierung und Verbesserung des Arbeitsflusses, die ein Prozessmanagement-Tool bietet, tragen maßgeblich dazu bei, die Belastung zu mindern und ermöglichen es den IT-Abteilungen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen. Die Investition in ein leistungsfähiges Prozessmanagement-Tool, wie das d.velop process studio, zahlt sich somit nicht nur durch die Entlastung der IT-Abteilungen aus, sondern führt auch zu einer verbesserten Zusammenarbeit und letztlich zu einem wettbewerbsfähigeren Unternehmen in der heutigen digitalen Landschaft.

Am Ende geht es immer darum, aktiv voranzugehen und in der Praxis zu gestalten. Um dir neue Impulse mitzugeben, zeigt dir Prozessexperte Andre Thesker, wie du mit dem d.velop process studio ganz einfach einen Genehmigungsworklfow implementierst:

Weitere Anwendungsfälle eines Prozessmanagement-Tools im Webinar

Andre Thesker und Christina Elbert präsentieren dir weitere konkrete Anwendungsszenarien des d.velop process studios im Webinar:

Das Gold des 21. Jahrhunderts: Geschäftsprozesse – und wie man diese (auch ohne IT-Skills) implementiert