Rechnungen müssen geprüft, genehmigt und freigegeben werden. Ein Prozess, den wohl jedes Unternehmen kennt. Bis hierhin nichts Neues. Doch warum ist es von entscheidender Bedeutung, die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren – insbesondere, wenn man SAP im Einsatz hat? Der heutige Blogartikel klärt auf: Erfahre, wie eine digitale SAP Rechnungsfreigabe nicht nur die Effizienz in deinem Unternehmen steigert und Kosten spart, sondern auch zu einer höheren Compliance und einer nachhaltigeren Arbeitsweise beiträgt. Viel Spaß!
Definition Rechnungsfreigabe in SAP
Die SAP Rechnungsfreigabe bezieht sich auf den Prozess, in dem Rechnungen innerhalb eines Unternehmens überprüft, genehmigt und zur Zahlung freigegeben werden, wobei die SAP-Software als Werkzeug für diesen Prozess verwendet wird.
SAP Rechnungsfreigabe: Ein Teilschritt eines großen Prozesses
Die Freigabe von Rechnungen in SAP lässt sich in eine Prozesskette in der Abteilung Finanzen & Controlling einordnen. Teile dieses Prozesses sind Rechnungseingang, Prüfung und Validierung, Freigabeworkflow, Freigabe und Zahlung.
- Rechnungseingang: Die Lieferanten senden Rechnungen über verschiedene Kanäle an das Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren.
- Prüfung und Validierung: Die Rechnungen werden in das SAP-System eingegeben, wo sie auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. Dies kann automatisiert oder manuell durch Mitarbeiter erfolgen.
- Freigabeworkflow: Nach der Prüfung müssen die Rechnungen von den entsprechenden Verantwortlichen freigegeben werden, bevor sie zur Zahlung weitergeleitet werden können. Hier können vordefinierte Regeln und Hierarchien festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die Genehmigung erteilen.
- Freigabe: Die genehmigten Rechnungen werden im SAP-System markiert und zur Zahlung freigegeben.
- Zahlung: Nach der Freigabe werden die Rechnungen bezahlt.
Insbesondere die Schritte 3. Und 4. nehmen wir etwas genauer unter die Lupe.
Erstellung von Workflow-Regeln für eine automatisierte Rechnungsfreigabe in SAP
Starten wir mit Erstellung von definierten Workflow-Regeln und Hierarchien. Zur Veranschaulichung gehen wir Schritt für Schritt einmal einen möglichen Ablauf durch:
- Genehmigungsanforderung zuweisen: Zunächst müssen die spezifischen Regeln für die Rechnungsfreigabe festgelegt werden. Es wird festgelegt, wer die Genehmigungsanforderung erhalten soll – basierend auf verschiedenen Kriterien wie Rechnungsbetrag, Kostenstelle, Lieferant oder andere benutzerdefinierte Faktoren.
- Konfiguration im SAP-System: Die festgelegten Regeln müssen im dann SAP-System konfiguriert werden. Dies kann in den Einstellungen für die Rechnungsfreigabe oder für das Workflow-Management erfolgen.
- Benutzerrollen im Genehmigungsprozess festlegen: Entsprechend den Workflow-Regeln müssen Benutzerrollen festgelegt werden. Das bedeutet, dass bestimmte Benutzer oder Gruppen bestimmte Aufgaben im Genehmigungsprozess übernehmen.
- Auslösekriterien & Schritte des Workflows definieren: Der Workflow wird ausgelöst, wenn eine neue Rechnung in das SAP-System eingegeben wird. Dies kann automatisch geschehen, wenn Rechnungsdaten importiert oder von anderen Systemen übertragen werden. Der Workflow besteht aus mehreren Schritten, die festlegen, was bei jeder Stufe des Genehmigungsprozesses zu tun ist. Dies könnte die automatische Überprüfung von Rechnungsdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit sein, gefolgt von der Weiterleitung an die entsprechenden Genehmigungsstellen.
- Aufsetzen automatischer Nachrichten: Bei Bedarf können Benachrichtigungen an Benutzer gesendet werden, um sie über ausstehende Aufgaben zu informieren. Es können auch Eskalationsregeln definiert werden, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
- Anlage von Berichten: Der Workflow-Status und der Genehmigungsverlauf werden im SAP-System erfasst. Dies ermöglicht es, den Fortschritt zu verfolgen und Berichte über den Rechnungsfreigabeprozess zu generieren.
- Zahlungsfreigabe & Integration in die Buchhaltung: Nach der erfolgreichen Genehmigung werden die genehmigten Rechnungen zur Zahlung freigegeben und in die Buchhaltung integriert.
Hinweis: Es ist wichtig zu beachten, dass die genaue Konfiguration und Integration von Workflow-Regeln in SAP von den spezifischen Anforderungen und den individuellen Einstellungen des Unternehmens abhängt. Daher kann es notwendig sein, die Unterstützung von SAP-Experten oder Beratern in Anspruch zu nehmen.
Von der Theorie zur Praxis: So läuft der Freigabeworkflow in vielen Unternehmen ab
Nachdem die Rechnung digital erfasst und auf vollständig sowie korrekte Daten geprüft wurde, startet der Freigabeworkflow auf Basis vordefinierter Regeln und Kriterien. (An alle Textskipper: Wie diese Regeln definiert werden, haben wir im Abschnitt zuvor erfahren.)
Ein korrekt definierter Freigabeworkflow legt fest, welcher Mitarbeitende die eingegangene Rechnung zu Zahlung genehmigt. Dabei werden die Genehmigungsanfragen automatisch an die entsprechenden Personen oder Abteilungen gesendet – wer welche Rechnungen erhält, wird in den meisten Unternehmen auf Basis des Rechnungsbetrags und/oder der Kostenstelle festgesetzt.
Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Alle Rechnungen von Lieferant Musterfrau ab Rechnungsbetrag 5.000 €, muss Herr Mustermann, Leiter des Einkaufs freigeben. Alles unter dem Betrag gibt Frau Beispiel frei. Sind diese beiden abwesend, gehen die Rechnungen automatisiert zur Freigabe an Frau Arbeitstier.
Die Benachrichtigungen enthalten Informationen über die Rechnung sowie einen Link oder eine Schnittstelle zur Genehmigung. Die autorisierten Personen können die Rechnung direkt aus der Benachrichtigung heraus genehmigen. Dies kann mit der d.velop Lösung in SAP beispielsweise über einen Webclient, aus der SAP GUI- oder SAP Fiori Oberfläche erfolgen.
Falls die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Frist genehmigt wird, kann das System automatisch Eskalationsbenachrichtigungen senden oder die Angelegenheit an die nächste Ebene der Autorisierung weiterleiten. Nach erfolgreicher Genehmigung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben und in das Finanzsystem übertragen.
Zum Abschluss ein Plädoyer für die Digitalisierung der SAP Rechnungsfreigabe
Im Gesamtprozess der Rechnungsverarbeitung in SAP ist die Freigabe einer Rechnung ein essenzieller Schritt. Zugleich ist dieser Schritt jedoch anfällig für Verzögerungen. Manchmal sind Zuständigkeiten oder Vertretungsregeln für die Freigabe der Rechnungen nicht klar für alle Mitarbeitenden definiert. So kommt es zu einem hohen Aufwand an Absprachen. Bei der manuellen Prüfung und Freigabe können Fehler passieren, welche zu weiterem Abstimmungsaufwand führen oder im schlimmsten Fall falsche Buchungen. Außerdem spielen externe sowie interne Compliance-Anforderungen bei der SAP Rechnungsfreigabe eine große Rolle. Diese können bei manueller Verarbeitung vergessen berücksichtigt zu werden. Nicht zuletzt spielt auch der Papieraufwand eine Rolle, welcher im manuellen Prozess bedeutend höher ist.
Zusammengefasst verbessert die digitale SAP Rechnungsfreigabe durch das Abschaffen von Medienbrüchen die Durchlaufzeiten, bietet Transparenz für alle Beteiligten, reduziert die Fehlerquote während Prüfung und Freigabe, durch vordefinierte Regeln werden die Compliance-Anforderungen eingehalten und der Papierverbrauch, sowie -kosten werden signifikant gesenkt.
Deep Dive: So profitieren Sie von einem nativ integrierten SAP Rechnungsworkflow!
Exkurs: der SAP Rechnungsworkflow im Video
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