Die Vielfalt von Content-Management-Systemen (CMS) und somit auch Daten nimmt stetig zu. Mit dem Ausbau der Digitalisierung stehen Unternehmen und Organisationen vor neuen Herausforderungen wie fragmentierten oder inkompatiblen IT-Systemlandschaften . Doch was ist darunter genau zu verstehen? Das bedeutet, dass der nahtlose Datenaustausch zwischen verschiedenen Content-Management-Systemen häufig nicht möglich ist – es entstehen sogenannte „Content-Silos“. Die Mitarbeitenden haben keinen zentralen Zugriff auf benötigte Informationen, welche in unterschiedlichen Systemen abliegen. Der CMIS-Standard (Content Management Interoperability Services) wurde entwickelt, um genau diese Probleme zu lösen und eine einheitliche Schnittstellen-Technologie für den systemübergreifenden Austausch zu schaffen. Im folgenden Blogartikel geht es um die Definition von CMIS, die Entwicklungszwecke, Funktionalitäten sowie Anwendungsgebiete.
Definition CMIS
CMIS steht für Content Management Interoperability Services. Dies beschreibt einen offenen, herstellerunabhängigen Standard als Schnittstelle für die Anbindung unterschiedlicher Content-Management-Systeme. CMIS hat den Anspruch, eine gemeinsame Sprache zu definieren, die unterschiedliche CMS-Systeme implementieren können.
Ziel, Zweck und Entwicklungshintergrund von CMIS
Unternehmen und Organisationen arbeiten häufig mit verschiedenen Software-Systemen, wie CMS, ECM, DMS, Scanning-Software etc. Dabei kommt es zu Herausforderungen bei der Migration sowie Archivierung von Inhalten, da jedes System seine eigene individuelle Schnittstelle hat. Konkret gesagt ist der lückenlose Austausch von Daten zwischen den Content-Repositories im CMS-System und dem ERP- und/oder DMS (Dokumentenmanagement-System) kompliziert, sodass je nach Organisationsgröße eine Vielzahl an „Content-Silos“ entsteht. Der Entwicklungshintergrund der CMIS-Schnittstelle ist, diese fehlende Kompatibilität zu überwinden, denn der CMIS-Standard als definiertes Framework ermöglicht Zugriffe, das Teilen und Ändern von Dokumenten und Daten zwischen verschiedenen DMS oder ERP-Systemen. Eine solche Schnittstelle funktioniert im Grunde wie eine Brücke: Sie verbindet zwei unterschiedliche Programme miteinander, sodass diese Daten und Dokumente reibungslos austauschen können.
In der Vergangenheit erfolgte ein Datenaustausch über einfache Mechanismen wie XML-, CSV- oder TXT-Dateien, direkte Zugriffe auf Datenbanken, oder Skripte, die bestimmte Prozesse automatisiert haben. Derartige Lösungen waren oft individuell angepasst und technisch, was zu einem hohen Wartungsaufwand führte. Der Bedarf nach einer einheitlichen Schnittstelle, die es ermöglicht, nahtlos mit verschiedenen Systemen zu kommunizieren, wurde von führenden Technologieunternehmen erkannt und verfolgt. Eine Gruppe aus Unternehmen wie IBM, Microsoft, Oracle, SAP initiierten gemeinsam die Entwicklung des CMIS-Standards – einer herstellerunabhängigen, offenen Schnittstelle, die es ermöglicht, plattformübergreifend auf Dokumente und Daten zuzugreifen und diese verwalten zu können. Ziel war es, eine gemeinsame Sprache für Content-Management-Systeme zu schaffen, die Interoperabilität fördert und individuelle, wartungsintensive Schnittstellenlösungen ablöst.
Funktionsweise von CMIS
Die Architektur von CMIS basiert auf etablierten Web-Protokollen wie HTTPS und definiert damit eine sogenannte „Abstraktionsschicht“ für Content-Management-Systeme und Repositories. Diese Schicht ermöglicht den Zugriff auf Daten und Dokumente unabhängig vom eingesetzten System – vergleichbar mit einem Adapter für proprietäre Lösungen. CMIS nutzt moderne API-Technologien wie SOAP und REST als Grundlage, wodurch eine flexible und zukunftssichere Integration in bestehende IT-Architekturen möglich ist. Der CMIS-Standard definiert vier Grundtypen von Objekten für die Zwischen- und Zugriffsschicht, um Datenzugriff und Dokumentenbeziehungen zu organisieren.
Vier Objekt-Basis-Typen:
- Dokumente
- Ordner
- Beziehungen
- Richtlinien
Objekte können miteinander verknüpft und versioniert werden. Auch die bidirektionale Kommunikation, etwa das Abrufen, Bearbeiten und Löschen von Objekten, ist möglich. Weitere Funktionen wie die Aktenerstellung inklusive Metadaten lassen sich technisch problemlos umsetzen, wobei die konkrete Ausgestaltung je nach Softwarehersteller variieren kann.
Die Idee hinter CMIS adressiert die heterogene CMS-Landschaft in Unternehmen und Organisationen. Sie bietet eine gemeinsame Sprache für unterschiedlichen Systeme, die in den verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen zum Einsatz kommen .
Anwendungsgebiete von CMIS
CMIS findet in vielfältigen Anwendungsszenarien Verwendung – sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Dienst:
- Systemübergreifendes Content-Management
CMIS kann für die nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Content-Management-Systemen genutzt werden. Ganz unabhängig, in welchem CMS die Inhalte gespeichert sind, können Mitarbeitende über verschiedene Plattformen hinweg auf die gewünschten Inhalte zugreifen. - Integration von Anwendungen oder in Fachverfahren
Ob ERP, CRM oder spezielle Fachanwendungen: CMIS erlaubt die Einbindung von DMS-Funktionen direkt in das führende System. Die Inhalte werden in Echtzeit übertragen und können weiterhin dort bearbeitet werden. - Entwicklung individueller Lösungen oder benutzerdefinierter Anwendungen
Entwickler und Entwicklerinnen können CMIS nutzen, um maßgeschneiderte Anwendungen zu erstellen, die Inhalte plattformübergreifend und unabhängig vom CMS verwalten. - Archivierung und Compliance
Besonders im Zusammenspiel mit SAP oder bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben bietet CMIS eine verlässliche Grundlage für eine revisionssichere Archivierung.
CMIS für die Archivierung mit SAP
Für SAP-Anwendende ist die Arbeit mit externen Content-Servern zum Zwecke der Dokumentenablage und -archivierung sehr üblich. Im Hinblick auf Compliance und dem Umgang mit großen Datenvolumen hat diese Vorgehensweise große Vorteile.
SAP-Anwender und Anwenderinnen nutzen etwa die ArchiveLink-Schnittstelle für einen Datenaustausch mit externen Content-Servern. Dabei handelt es sich um einen fest in den SAP Web Application Server integrierten Service. Im Rahmen der SAP S/4HANA Public Cloud hat SAP die ArchiveLink-Schnittstelle im Zusammenhang mit Harmonized Document Management aufgegeben. Die Archivierung im Zusammenhang mit der S/4HANA Public Cloud bietet also im Rahmen der Archivierung keine weitere Alternative, mit Ausnahme von CMIS.
💻 Archivierung in der SAP S/4HANA Public Cloud
CMIS-Standard für die Integration von Fachverfahren
In der öffentlichen Verwaltung spielt die Integration von Fachverfahren in DMS-Lösungen eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation. Der CMIS-Standard bietet eine leistungsstarke und standardisierte Schnittstelle, die den Austausch von Dokumenten und Metadaten zwischen Fachverfahren und DMS ermöglicht – unabhängig vom Hersteller.
Der Databund, ein Verband von IT-Dienstleistern für den Public Sector, hat den internationalen CMIS-Standard aufgegriffen und daraus den praxisorientierten Standard DokuFIS entwickelt. Dieser wurde in die DIN SPEC 32791 überführt und legt verbindliche Funktionen für die kommunale Integration fest. Kommunen profitieren dadurch von klaren Anforderungen bei Ausschreibungen und einer vereinfachten Umsetzung.
Mithilfe eines CMIS-Connectors ist die nahtlose Verknüpfung des DMS von d.velop lückenlos in der Cloud möglich. Anwendende aus Fachbereichen wie zum Beispiel dem Einwohnermeldewesen, dem Sozial- oder Gesundheitsamt profitieren somit von einem sicheren Kommunikationskanal und benutzerfreundlicheren Bedienung.
Vorteile von CMIS
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die standardisierte CMIS-Schnittstelle viele Vorteile mit sich bringt. Im Vordergrund steht die Interoperabilität, denn als offener Standard bietet die CMIS-Schnittstelle den Austausch von Daten über verschiedene Systeme hinweg. Mitarbeiter:innen können die gewünschten Daten systemunabhängig aufrufen und verwalten. Daraus folgt ein weiterer entscheidender Vorteil, denn durch das unabhängige Aufrufen von Inhalten aus verschiedenen Systemen (CMS, ECM, ERP, DMS) wird die Effizienz des gesamten Unternehmens gesteigert.
Insbesondere in der heutigen Zeit bewegen sich DMS- und ECM-Systeme immer stärker in Richtung EIM (Enterprise Information Management). Gleichzeitig wandeln sich viele Hersteller zu Plattformanbietern. In diesem Umfeld bietet CMIS einen allgemein definierten Standard. Dadurch lassen sich sämtliche Services, Dienste und Systeme über einen gemeinsamen Nenner – CMIS – verbinden und vernetzen.