Belegtransfer leicht gemacht: Steuerunterlagen digital an DATEV übergeben

Veröffentlicht 10.01.2022
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Maike Lampe

Maike Lampe Online Marketing Managerin d.velop

Betriebe kennen folgendes Prozedere nur zu gut: Alle Belege kopieren, in den Pendelordner einsortieren und an den Steuerberater übergeben. Dazu gilt es noch das Kassenbuch zu führen, Überweisungsträger auszufüllen und Rechnungen über Word oder Excel zu schreiben. Und auch Steuerkanzleien kommen zum Monatsende an ihre Grenzen. Zahlreiche Mandanten bringen ihre Papier-Rechnungsbelege vorbei und wollen sie so schnell wie möglich bearbeitet und zurückhaben. Ein lästiges Unterfangen! Das geht auch einfacher. Und wir zeigen wie: Mit dem digitalen Belegtransfer stellen Mandanten ihren Steuerberatern alle Steuerunterlagen über DATEV schnell und revisionssicher zur Verfügung. Welche Möglichkeiten DATEV bietet und worauf es zu achten gilt, verraten wir in diesem Beitrag.

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen & DATEV Unternehmen online (DUO) 

Nun stellt sich jedes Unternehmen dieselbe Frage: Welche Steuer-Software passt zu mir? Zwei Produkte stehen hier klar im Fokus: DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online (DUO).

… oder doch beides? 

Was ist DATEV Kanzlei-Rechnungswesen?

Die Software Kanzlei-Rechnungswesen ist eine prozessorientierte Lösung, mit der alle Tätigkeiten rund um die Finanzbuchhaltung bis hin zum Jahresabschluss abgewickelt werden. Ob Belege buchen, Rechnungen schreiben oder Steuerunterlagen revisionssicher archivieren. Datenübernahmen aus anderen Systemen erfolgen mittels Standardschnittstelle problemlos. Und auch die Datenübermittlung an Finanzverwaltungen, statistische Ämter oder den elektronischen Bundesanzeiger ist inkludiert.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online (DUO) ist eine internetbasierte Plattform für den Austausch von Belegen und Daten in der Buchführung und Lohnabrechnung via Cloud-Service. Mandanten digitalisieren Rechnungen und Dokumente, bearbeiten diese in DUO, übergeben sie an ihren Steuerberater und legen die Belege anschließend revisionssicher ab. Kaufmännische Geschäftsprozesse wie die Überprüfung von Kontoauszügen oder die Freigabe von Belegen erfolgen automatisiert.

Der „alte Hase“ unter den Steuer-Softwares

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ist eine bewährte Software, die bei Unternehmen und Steuerberatern bereits viele Jahre im Einsatz ist. Der Vorteil: Dank der hinzubuchbaren Schnittstelle DATEV connect können Lösungen wie ein Dokumentenmanagement-System mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung integriert werden. Zudem ist die Erstellung von Buchungssätzen durch den Eingangsrechnungsprozess garantiert, da alle Belegdaten direkt zur Verfügung stehen. So auch zum Beispiel mit d.velop documents und d.velop invoices. Dass die DATEV-Stammdaten des Mandanten wie Kreditoren, Debitoren, Sachkonten oder Steuerschlüssel für den Rechnungsprozess bereitstehen, dafür sorgt die Schnittstelle LD connect für DATEV Rechnungswesen. Außerdem übermittelt sie vollständige Buchungsvorschläge an Ihr DATEV und verlinkt auf das im DMS-Archiv abgelegte Rechnungsdokument. Manuelles Datenhandling zwischen den Systemen gehört damit der Vergangenheit an.

Der Newcomer für den digitalen Belegtransfer

DATEV Unternehmen Online schafft individuelle Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen dem Mandanten und der steuerberatenden Kanzlei. Neben der digitalen Belegübergabe beinhaltet DUO ein revisionssicheres Belegarchiv, eine Online-Banking-Funktion mit Abruf der Kontoumsätze, ein GoBD-konformes Kassenbuch inklusive Kassenzählprotokoll, einen mobilen Controllingreport sowie die Möglichkeit Rechnungen zu schreiben und freizugeben. Der schnelle Belegtransfer an DATEV Unternehmen Online läuft über die Schnittstelle LD connect für DATEV Unternehmen Online. Ein Manko hat die neue Plattform allerdings: Die DATEV-Stammdaten, wie bei Kanzlei Rechnungswesen, werden nicht automatisch ausgelesen. Aber auch hier gibt es eine Lösung; Mit der DATEV-Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 können strukturierte Belegdaten und die zugehörigen Belegbilder komfortabel nach DUO übertragen werden.

Einfache digitale Belegübergabe zu DATEV Unternehmen Online (DUO)

Kombinieren statt Eliminieren

Warum sich für eine Software entscheiden, wenn man von beiden Anwendungen profitieren kann? Zukünftig können Unternehmen im On-premise-Bereich beispielsweise Kanzlei Rechnungswesen mit DATEV connect verbinden, um Stammdaten auszulesen. Die so erhaltenen Buchungsinformationen und Belegbilder können einfach an den Cloud-Service in DUO weitergegeben werden – automatisiert und schnell. Stay tuned!

Vorteile für Unternehmen und Steuerberater

Mit beiden DATEV-Anbindungen verabschieden sich Unternehmen als auch Steuerberater von unnötigen Papierbergen. Und das Beste: Prozesse werden schlanker, schneller und effizienter.

Zeitgewinn

  • Manuelle Prozesse, und auch der Import und Export von Dateien oder Stammdaten entfallen.
  • Fahrtwege in die Steuerkanzlei sind nicht mehr notwendig, da die Originalbelege im Unternehmen bleiben und belegersetzend gescannt werden.
  • Aufwendiges Suchen nach Belegen erübrigt sich durch das digitale Archiv.

Sichere Prozesse

  • d.velop documents ermöglicht eine revisionssichere Aufbewahrung der Steuerunterlagen.
  • Die DATEV-Softwares schützen vor fremden Zugriff.
  • Kassenbücher sind GoBD-konform.

Korrekte Angaben

  • Fehleranfälligkeiten verringern sich, da Daten nicht mehr manuell eingetippt oder versehentlich falsche Listen ins System importiert werden.

Fokussierung auf Kerngeschäft

  • Steuerangelegenheiten sind lästig und aufwendig. Mit der digitalen Belegübergabe sparen sich Betriebe Zeit und Geld.
  • Steuerberater haben mehr Zeit für eine Beratung ihrer Mandanten und das Wachstum der Kanzlei.

Du möchtest der Zettelwirtschaft in deinem Unternehmen ein Ende bereiten? Deine Steuerkanzlei möchte sich digitaler aufstellen? Dann nichts wie los! Wir begleiten dich auf dem Weg zum digitalen Belegtransfer an DATEV.

Triff d.velop live vor Ort auf der Steuerberater Expo in München am 5. Juli 2022. Wir freuen uns auf Dich!