Eine digitale Unterschrift in Word einfügen – so geht’s einfach und rechtssicher!

Jeder kennt diese Situation im Büroalltag: Man erstellt ein Dokument oder einen Vertrag mithilfe von Microsoft Word. Im nächsten Schritt soll dieses Dokument unterschrieben werden. Aber anstatt das Dokument auszudrucken und es traditionell mit dem Kugelschreiber zu signieren, kann man auch eine digitale Unterschrift in Word einfügen. Aber reicht es, einfach eine eingescannte Unterschrift einzusetzen? Wie sieht es mit der Rechtssicherheit bei diesem Vorgehen aus?

Diese zwei Probleme gilt es zu beheben

Problem 1: Rechtliche Anforderungen

Viele Dokumente, Verträge und Rechtsgeschäfte unterliegen der sog. Schriftformerfordernis (§ 126 BGB). Die Schriftform kann nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gewahrt werden (§ 126a I BGB). Das Problem: ein eingescanntes Unterschriftenbild entspricht lediglich einer einfachen elektronischen Signatur (EES). Damit wird es dem Schriftformerfordernis nicht gerecht und der jeweilige Vertrag könnte aufgrund des Formmangels unwirksam sein.

Problem 2: Integritätsschutz des Dokuments

Das zweite Problem bei der eingescannten Unterschrift liegt in dem fehlenden Integritätsschutz des Dokuments. Konkret bedeutet dies, dass du keine Informationen darüber besitzt, zu wem die Unterschrift tatsächlich gehört und wann das Dokument genau unterschrieben wurde. Darüber hinaus weißt du nicht, ob noch nachträgliche Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.

Durch ein Signaturzertifikat sind für Unternehmen die wichtigsten Informationen zu einer Unterschrift transparent einsehbar.

Katharina Marx, Signaturexpertin bei d.velop

So solltest du vorgehen, wenn du eine digitale Unterschrift in Word einfügen willst

Um Dokumente und Verträge digital und rechtssicher zu unterschreiben, solltest du auf eine E-Signatur-Software setzen. Mithilfe der E-Signatur kannst du mit wenigen Klicks eine digitale Unterschrift in Word einfügen – mit jedem Signaturlevel (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert). Darüber hinaus wird die Integrität des Dokuments durch ein Signaturzertifikat geschützt. Mithilfe des Zertifikats kannst du eine digitale Signatur prüfen:

• Wer hat das Dokument unterschrieben? 
• Wann wurde das Dokument unterschrieben? 
• Mit welchem Signaturlevel wurde das Dokument unterschrieben? 
• Gab es nachträgliche Änderungen am Dokument? 

• Ist die digitale Signatur LTV-fähig?  

Somit erreichst du direkt zwei positive Aspekte: Du sparst Papier- und Druckkosten und gewährleistest die notwendige Rechtssicherheit.

Video: Digitale Unterschrift in Word einfügen